Kaj naj (in ne bi smelo) postaviti v kadrovsko datoteko zaposlenih
V drugih je dostop omejen na osebje HR in zaposleni lahko zahtevajo dostop do svojih evidenc. Odvetniki lahko tudi vsebujejo vsebino evidenc osebja za tožbe in pritožbe Komisije za enake možnosti zaposlovanja (EEOC) .
Nekdanji zaposleni lahko zahteva tudi kopijo svojih osebnih evidenc.
Pri vseh teh potencialnih uporabah in potencialnih gledalcih v vaši kadrovski evidenci mora delodajalec poskrbeti za nepristransko, dejansko dokumentacijo o zaposlitveni zgodovini zaposlenih v osebnih evidencah. Zato te splošne smernice uporabite za dokumentacijo, ki jo shranite v evidenci osebja vaše organizacije.
Splošne smernice za vsebino datoteke osebja zaposlenih
- Informacije v kadrovskih evidencah morajo biti dejanske. Mnenje osebja nadzornika ali osebja; naključne opombe; opravljanje; neutemeljene govorice; vprašanja, poročila ali tattletale obtožbe drugih zaposlenih, ki so neraziskane; očitkov, ki niso bili opravljeni, preiskani in zaključeni; in vse druge ne-dejstvene informacije, komentarje ali opombe je treba izključiti iz osebne datoteke zaposlenega.
Eden od najslabših primerov žaljivih komentarjev, ki jih je vodja kadrovske službe našel v osebnem zapisu, je bil, Eden je izjavil: "Morda je preveč maščobno, da se po stopnicah navzgor in navzdol po potrebi." Predstavljajte si zaposlenca, odvetnika in celo bodoče zaposlene in nadzornike, ki berejo pripombe, kot so te.
V drugi družbi je upravitelj ugotovil neutemeljene opombe, da so menedžerji in drugi zaposleni v datoteko zaposlenega, kot so: "Mary je jezna, ker ni dobila povišanja. Uspešno je upočasnila svoje delo, da bi prišla celo do svojega upravitelja." Oglejte si težavo?
- Zapise o osebju morajo biti skrbno dodeljene njihovim ustreznim lokacijam datotek. Določite protokol o osebnih evidencah vašega podjetja, ki temelji na državnih in zveznih zakonih , zakonih o zaposlovanju, kot sta Zakon o prenosljivosti zdravstvenega zavarovanja in odgovornosti iz leta 1996 (HIPAA) in najboljše prakse delodajalcev.
Nato držite protokola. Ne želite najti naključnih zdravniških izgovorov, ki so v kadrovsko datoteko zaprti, ko so v medicinski datoteki. Niti, ali želite obrazložitev in utemeljitev za promocijo zaposlenega v datoteki izplačane plače.
Prav tako ne želite, da bi bili zapisi o odločitvi o najemu, ki vključujejo preverjanje ozadja ali opombe iz pogovorov z nekdanjimi delodajalci v kadrovski datoteki.
- Nadzorniki, vodje in drugi zaposleni, ki postavijo dokumentacijo v kadrovske evidence, morajo biti usposobljeni za ustrezno pisanje dokumentacije. Če navedete opozorilo zaposlenega, da je bil delavec popolna napaka, vaši kadrovski dokumenti ne bodo osvojili nobenih nagrad, vendar pa so znali pisati podobne izjave neobučenim nadzornikom.
Še bolje, omejite dostop do datotek osebju HR osebja, ki je odgovoren za zapise in ve, kaj naj se in ne bi smelo postaviti v kadrovsko datoteko. - Izravnajte podatke, ki jih shranite v evidence osebja, tako da vključite pozitivni in negativni vidiki zaposlitvene zgodovine zaposlitve. Prepogosto, kadrovski zapisi poudarjajo vse negativne dogodke in zamujajo pozitivne sestavine.
- Prepoznajte razliko med osebnimi zapiski nadzornika o svojem poročevalskem osebju in uradnih evidencah osebja podjetja. Opombe nadzornika, ki se uporabljajo za izboljšanje uspešnosti , za spremljanje projektov in izpolnjevanja ciljev ter pravično določanje načrtov za dvig in uspešnost , na primer sodijo v zasebno datoteko nadzornika, ne pa v uradne kadrovske evidence podjetja.
Priznati je treba tudi potrebo po usposabljanju nadzornikov o tem, kako se opombe in vzdržujejo dokumentacije v svoji upravljalni datoteki. Za zasebne note veljajo ista merila za dejstva, ne mnenja in konkretne primere, ne pa tudi izsledki.
Nadzornikove zasebne opombe je mogoče predložiti v primeru tožbe, zato je priporočljiva tudi previdnost pri zasebnih notah. Praksa nadzornikov, ki hranijo kopije zapisov, ki obstajajo v uradni datoteki osebja zaposlenih v svoji upravljalni datoteki, ni priporočljiva.
- Najem dokumentacije in pojasnila za intervjuje predstavljata malo pomanjkanja. Najboljša praksa je vzdrževati ločeno datoteko za vsako zapolnjeno pozicijo, ki vključuje vso dokumentacijo, povezano z izpolnjevanjem tega položaja od objavljanja delovnih mest do referenčnih preverjanj. V tej datoteki spadajo podobe prosilcev, črki in prijave tožečih strank, razen da bi morali prijavo zaposlenega delavca prestaviti v datoteko osebja zaposlenega.
V tej datoteki so uradni kontrolni seznami in obrazci, ki si prizadevajo za nepristransko zastopanje kvalifikacij potencialnega zaposlenega in podpirajo vašo odločitev o najemanju najbolj kvalificiranega kandidata. Mnenja in opombe upravitelja, ki so bili sprejeti med postopkom najema , ne spadajo v to datoteko. Človeški viri lahko zbirajo te opombe za ohranitev popolne dokumentacije o odločitvi o zaposlitvi, vendar ne spadajo v osebne zapise.
- Dejanska dokumentacija o odločitvah o zaposlovanju , kot so promocija , prenos na stransko priložnost in povečanje plač, sodijo v evidenco osebja. Mnenja nadzornika ali kadrovske službe o zaposlenem ne. Uradna disciplinska dokumentacija , kot je pisno opozorilo, sodi tudi v osebni dosje zaposlenega.
Posebni primeri dokumentacije, ki ne smejo biti v evidenci osebja
Naslednje informacije ne smete vnesti v evidence osebja. Dokumentacija lahko zahteva ločeno datoteko, se lahko razvrsti kot nadzorno ali poslovno poročilo, ali delodajalec sploh ne sme biti v celoti.
- Vsi medicinski podatki spadajo v medicinsko datoteko .
- Podatki o plačah pripadajo v datoteki s plačilnimi listi .
- Dokumenti, ki vključujejo številčne številke socialnega zavarovanja ali informacije o zaščitenih klasifikacijah zaposlenega , kot so starost, raso, spol, nacionalno poreklo, invalidnost, zakonski stan, verska prepričanja in tako naprej, nikoli ne bi smeli hraniti v osebnih datotekah.
- Nadzorno dokumentacijo za vodenje dela zaposlenega, določanje ciljev, povratne informacije in tako naprej je treba vložiti v zasebni, nadzorni ali upravni lasti.
- Preiskovalna gradiva, vključno s pritožbo delavca, zaslišanjem priče, intervjujem delavca, ugotovitvami, priporočili odvetnikov in resolucijo ter spremljanjem, da se zagotovi nobena povračilna kazen , ne smejo prebiti v preiskovalni datoteki, ki je ločena od evidence osebja.
- Datoteke I-9, ki se nahajajo v datoteki I-9, se nahajajo v datoteki ali lokaciji I-9 , stran od evidenc osebja.
- Postavite preverjanje preteklosti, vključno s kriminalno zgodovino, kreditnimi poročili ipd. In rezultate testiranja drog v ločeni datoteki, ki jo nadzorniki, upravitelji in zaposleni ne morejo dostopati. SHRM priporoča bodisi to ločeno datoteko ali priporoča, da se te informacije lahko vloži tudi v zdravstveni datoteki zaposlenega.
- Zapise o enakih možnostih zaposlenih , kot so obrazci za samopregledovanje in vladna poročila, ne smejo biti shranjeni v kadrovski datoteki niti kjerkoli, kjer ima nadzornik dostop.
Če upoštevate te smernice, vaša organizacija učinkovito shrani dejansko, podporno zgodovino zaposlitve in kadrovske evidence na ustreznih lokacijah.
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.