Nasveti za poznavanje kdaj, zakaj, kako in kaj je treba dokumentirati pri uspešnosti zaposlenih
Dokumentacija je bistvenega pomena za vodje in kadrovsko osebje, ker se morate resno potruditi, da beležite vse dogodke v zgodovini zaposlitve vaših zaposlenih - tako pozitivnih kot negativnih incidentov uspešnosti.
Zato menedžerji in kadrovsko osebje želijo skrbno dokumentirati vsa dogajanja.
Zakaj dokument?
- Dokumentacija zagotavlja dokaze, da so bili zaposleni pravočasno in jedrnato razpravljali o vprašanjih glede učinkovitosti .
- Dokumentacija ponuja zgodovino izboljšanja zaposlenega ali neuspešno izboljšanje učinkovitosti sčasoma. To je kronološki in natančen opis ukrepov zaposlenega, ravnateljevih dejanj in dogodkov, ki se zgodijo.
- Dokumentacija zagotavlja dokaze, ki podpirajo odločitve uprave, da sprejmejo neugodne ukrepe, kot je disciplina ali prenehanje zaposlitve.
- Dokumentacija dokazuje, da zaposleni zasluži na voljo napredovanje ali priložnost nad drugimi zaposlenimi, ki so prav tako upravičeni.
- Dokumentacija zagotavlja dokaze za utemeljitev povečanja plač , zmanjšuje ali zakaj delavec ni prejel povišanja.
- V primeru tožbe popolna in temeljita dokumentacija ščiti interese delodajalca. Dokumentacija lahko podpira ukrepe vodstva pri ukinitvi neuspešnega zaposlenega . Prav tako lahko dokaže, da je bil delavec odpovedan iz razlogov, ki so zakoniti in ne kot drugi , kot je nezakonita diskriminacija .
Kaj dokumentirati
Vodje morajo dokumentirati uspešnost zaposlenih, tako pozitivne prispevke kot neuspešne uspešnosti. Natančno morajo dokumentirati, kaj je storil in rekel zaposleni, in kaj je upravitelj storil in odgovoril v odgovoru na sestanku ali pogovoru.
Dokumentirati morate vse sporazume med pogovorom, določenimi cilji , zahtevanimi in pričakovanimi izboljšavami ter časovnico za izboljšave.
Dokumentacija mora vsebovati tudi zaveze, ki jih upravitelj pomaga zaposlenim.
Kako dokumentirati
Dokumentacijo je treba zapisati med sestankom ali pogovorom z zaposlenim ali takoj po njej. V nobenem trenutku ne smete zamuditi pogovora na dan, ko je dejansko prišlo. Čakanje, dokler pozneje vpliva na kakovost dokumentacije, ker temelji na pomnilniku.
Ena izmed najslabših napak, ki jo vodijo upravitelji, je verjeti, da lahko rekonstruira zgodovino svetovalcev za zaposlene po potrebi. Nobenega kadrovskega osebja, ki ima izkušnje z dostojno, pravočasno dokumentacijo, nikoli ne prežema rekonstruiran zapis. Vodje, ki rekonstruirajo iz spomina, prinašajo nepotrebno in nesprejemljivo tveganje za svoje podjetje, ker zgodovinska zgodovina ne bo zadržala morebitne tožbe.
Vaša dokumentacija potrebujete za profesionalno, urejeno in organizirano. Zapišite dokumentacijo, kot če govorite o zgodovini tretji osebi. Nikoli ne veste, kdo bo lahko vašo dokumentacijo prebral en dan, zato se prepričajte, da odraža vašo profesionalnost. (Hrbtna posoda iz koktejle, ovojnica ali lepljiva opomba se ne šteje za strokovno dokumentacijo.)
Vaša dokumentacija bi morala biti namenjena novemu upravitelju zaposlenega, če zaposleni pridobi novo službo ali v svoji organizaciji.
Za svoj spomin in za obveščanje novega direktorja zaposlenega morate navesti ime in naslov zaposlenega, vaše ime in naslov ter celoten datum vsakega dokumenta.
Napišite dokumentacijo, ki je dejanska, poštena, pravna, objektivna, popolna in dosledna. Izogibajte se mnenja (Mike je neuničljivo, Alice je len, Tom je lagal zame), imenovanje, uredništvo (John je kreten, Mark ima problem z odnosom) in označevanje (Mary je neodgovorna. igralec.).
Izogibajte se tudi poskušanju razlagati vedenje zaposlenega. (Marsha se ne sme všeč ta naloga. Zdi se, da je Paula v glavi.) Zmanjšajte uporabo deskriptivnih besed, kot so pridevniki in nagovori (počasi, lahkotno, nesrečno, mudri, nesramni). Navedite specifično vedenje in ukrepe zaposlenega, ne pa vaše mnenje ali razlago.
V dokumentaciji je potreben natančen zapis pogovora. Držite se dejstev in napišite samo tisto, kar ste povedali in kaj je dejal delavec. Prepričajte se, da je vaša dokumentacija nedvoumna in da je dejstvo jasno. (V morebitnem pravnem položaju napake v kateremkoli dokumentiranem dogodku povzročijo, da je vsa dokumentacija sumljiva.)
Na koncu dokumentirajte vse sporazume, zaveze, roke, potrebne izboljšave, točke za prijavo in druge podrobnosti, ki bi se lahko zdrsnile iz pomnilnika. Prepričajte se, da ste določili datum in čas za roke in datume, da se ne bo zgodilo nesporazum.
Poznajte svojo dokumentacijsko politiko oddelka za kadrovske zadeve, ki vam bo povedala, katere dokumentacije je treba umestiti v kadrovsko datoteko zaposlenega. Vsako dokumentacijo o disciplinskih ukrepih je zagotovo treba vključiti.
Kje shraniti dokumentacijo zaposlenih
Ker je dokumentacija o zaposlenih zaupna in zasebna zaposlenemu, morate paziti, da katera koli dokumentacija ostane zaupna upravitelju, visokemu predstavniku in potencialnemu zaposlenemu naslednjemu upravitelju. Zato ni priporočljivo dajanje dokumentacije na skupni raćunalniški pogon. Ročno napisana dokumentacija in natisnjena dokumentacija upravitelja se najbolje hranijo v zaklenjenem pomnilniku.
Če upoštevate te smernice, ko v HR zaprosite za pomoč pri discipliniranju, prenehanju ali prenosu zaposlitve na delo z boljšim potencialom , vam bo HR pomagal rešiti težavo ali izboljšati situacijo. Ko vam HR pove, da dokumentirate, dokumentirate, dokumentirate ali vam ne morejo pomagati, boste imeli vse vaše baze pokrito.
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.