Delodajalec ima dobre razloge za ohranitev več osebnih datotek - nekaj pravnih in nekaj za namene zaposlovanja najboljše prakse.
Dokumentacija je potrebna, da ima delodajalec natančen pregled zgodovine zaposlitve zaposlenega. Dokumentacija podpira odločitve delodajalca in lahko delodajalca ščiti pravilno v tujini.
Vsebina kadrovske datoteke zagotavlja zgodovinski pregled pomembnih dogajanj med kariero zaposlenega. Podpiramo odločitve, ki se nanašajo na zaposlenega in njegovo kariero. Predstavljajo delodajalčevo utemeljitev za najem, napredovanje, prenos, nagrajevanje in priznanje ter odločitve o streljanju.
Različne smernice so povezane z različnimi tipi datotek osebja
Ker je priporočenih več vrst osebnih datotek, so za vsako vrsto kadrovske datoteke povezana različna pravila in smernice.
- Vsaka vrsta osebne datoteke ima drug razlog za obstoječe in različne vsebine, ki temeljijo na tem razlogu.
- Vsaka vrsta osebne datoteke je shranjena drugače.
- Dostop do kadrovske datoteke je omejen na nekatere zaposlene v večini organizacij. Različne vrste osebnih datotek imajo različne smernice za dostop.
- Dostop osebja do osebne datoteke je dovoljen, vendar je večina delodajalcev nastavila smernice za dostop do zaposlene s politiko dostopa do osebnih datotek v priročniku za zaposlene . (Različne države in jurisdikcije imajo različna pravila, zato ostanite ažurni za vašo lokacijo.)
Večina organizacij ne dovoljuje upravitelju zaposlitve dostop do celotne kadrovske datoteke. Pričakujejo, da bodo vodstveni delavci vodili ustrezno dokumentacijo v svoji datoteki zaposlenega, ki ni uradna dosje.
- Oddelek za človeške vire ima v lasti in je odgovoren za dosjeje zaposlenih.
Priporočene osebne datoteke
Tu so priporočene vrste osebnih datotek in kaj morate vedeti o delu z njimi.
Datoteka osebja zaposlenih
To je glavna kadrovska datoteka, ki jo vzdržuje delodajalec za vsakega zaposlenega. Kadrovska datoteka hrani zgodovino zaposlitve vsakega zaposlenega. To je tisto, kar morate vedeti o datoteki osebja zaposlenih.
Medicinska datoteka
Zdravstvena datoteka zaposlenega ima resne zakonske omejitve, ki jih mora delodajalec poznati in upoštevati. Tukaj je tisto, kar morate vedeti o zaupnosti in vsebini medicinske datoteke zaposlenega.
File Payroll
Dostop zaposlenih zaposlenim v plačilni listini je manj omejujoč kot dostop do medicinske ali kadrovske datoteke. Datoteka s plačljivimi podatki vsebuje podatke o plačah, izbiri ugodnosti , spremembah plačil, okužbah in drugi pravni dokumentaciji, ki vpliva na plačo delavca. Različne računovodske in kadrovske službe dostopajo do informacij v plačilni datoteki.
Datoteka I-9 za zaposlene
Zaradi pravic dostopa različnih vladnih agencij sledite najboljšim praksam, tako da vzdržujete ločeno datoteko za obrazce I-9 zaposlenih . Več o shranjevanju obrazcev I-9.
Pregled osebnih datotek
Želite le hitre in osnovne podrobnosti o osebah zaposlenih ? Preverite tukaj za pregled datotek osebja zaposlenih.
Politika dostopa do osebnih datotek za zaposlene
Želite vsakemu zaposlenemu omogočiti, da ve, kaj je v njegovi osebni datoteki , vendar morate nadzorovati celovitost, popolnost in temeljitost datoteke. Ohranjanje zaupnosti zaposlenih in delodajalca ter omejenega dostopa je zagotovljeno s politiko dostopa do osebnih datotek.
Kaj ne smete vključiti v kadrovsko datoteko zaposlenih
Iščete smernice o vsebini, ki jih nikoli ne smete vključiti v datoteko osebja zaposlenih? Tukaj so moja najboljša priporočila o vsebini, ki jo želite vzdrževati bodisi na ločeni, neformalni lokaciji ali sploh ne obdržati. Zadržanje nepotrebne in čisto utemeljene dokumentacije vam lahko škoduje.
Dokumentacija
Ali veste, kakšna je dokumentacija ? Beseda, dokumentacija, se pogosto pridelujejo v svetu zaposlovanja in človeških virov. Ampak, smisel dokumentacije in zakaj bi morda želeli dokumentirati določene zaposlitvene dogodke, je tukaj podrobno opisano.
> Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da predložene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so zgolj informativne narave.