Datoteka osebja zaposlenih je na splošno shranjena v zaklenjeni požarni protipožarni omari na zaklenjeni lokaciji, ki je dostopna osebju človeških virov.
Zaupnost podatkov o zaposlenih v osebni datoteki je izredno pomembna.
Od vseh arhivov zaposlenih v podjetju je najpogosteje dostopna osebna datoteka zaposlenega, ki jo delodajalec, nadzornik ali kadrovsko osebje obvešča vsak dan.
Premisleki o vsebini datoteke osebja zaposlenih
Temeljna načela in vprašanja, ki jih je treba upoštevati pri vložitvi katerega koli dokumenta v datoteko osebja zaposlenih, so te.
- Ali bo delodajalec potreboval določen dokument, ki bi upravičil odločitve, če bi bil toženec tožen? Ali bi delodajalec potreboval dokument na sodišču?
- Ali zaposleni ve in razume, da bo dokument vložen v svoji osebni datoteki? V večini primerov morajo delodajalci zaposliti podpisati dokument, ne da bi pomenili soglasje z vsebino dokumenta, ampak potrditi, da se zavedajo in da so prebrali dokument.
- Nobenih presenečenj, mnenj ali osebnih opomb o zaposlenem ne sme biti nikoli dano v datoteko osebja zaposlenih. Samo dejstva, brez špekulativnih misli, spadajo v datoteko osebja zaposlenih.
Vsebina datoteke osebja zaposlenih
Sledijo priporočila o dokumentaciji, ki jo mora delodajalec hraniti v datoteki osebja zaposlenih.
Zaposlitvena zgodovina
- Prošnja za delo
- Nadaljuj
- Nadaljujte spremno pismo
- Preverjanje izobraževanja
- Verifikacija zaposlitve
- Zavrnilno pismo
- Opis delovnega mesta
- Zapisi o analizi delovnih mest
- Pismo ponudb za delo ali pogodba o zaposlitvi
- Agencija za zaposlovanje ali agencija za začasno zaposlovanje, če se uporablja
- Kontaktne informacije za nujne primere
- Potrditveni obrazec za potrdilo o zaposlitvi, ki prikazuje potrdilo o prejemu priročnika za zaposlene
- Kontrolni seznam iz nove usmerjenosti zaposlenih, ki prikazuje teme in koga
- Vsi dogovori o premestitvi in dokumentacija
- Vsaka pogodba, pisni sporazum, potrdilo o prejemu ali potrdilo med zaposlenim in delodajalcem (na primer nekonkurenčni sporazum , pogodba o zaposlitvi ali sporazum, ki se nanaša na avtomobil, ki ga nudi družba), na primer
- Življenjske uradne oblike zaposlitve, vključno z: zahtevami za prenos , promocijo , notranjo prijavo za delo in podobno
- Kakršna koli druga dokumentacija, povezana z zaposlitvijo
Razvoj in izboljšanje uspešnosti zaposlenih
- Kopije vseh ocen uspešnosti ali načrtov za razvoj zaposlenih
- Samoocenjevanje zaposlenih
- Zapisi s katerega koli uradnega svetovanja
- Opombe glede prisotnosti ali dopustnosti
- Dokumentacija o načrtu za izboljšanje učinkovitosti
- Disciplinska poročila o ukrepih
- Predstavljeno priznanje zaposlenih, kot so potrdila, črke za priznanje in podobno
- Formalni predlogi in priporočila zaposlenih, odzivi organizacije
- Evidenca o usposabljanju
- Zahteve za usposabljanje
- Ocene usposobljenosti
- Izobraževalni razred ali obvestila ali razporedi sej
- Podpisane ocene potreb
- Poročila o stroških usposabljanja
- Pritožbe strank ali sodelavcev
Zapisi o zaprtju zaposlitve
- Pismo o odstopu zaposlenih
- Izhod iz dokumentacije intervjuja
- Obvestilo Cobra
- Kontrolni seznam za zaključek zaposlitve
- Končno obračunavanje vseh vidikov zaposlitve zaposlenega, kot so končna plača , plačilo za dopust, vračilo premoženja podjetja in tako naprej.
Na voljo so dodatni dokumenti, povezani s kadrovskimi datotekami.