Tukaj je, kaj morate vedeti o vsebini osebnih datotek
- Delodajalec želi, da so natančni podatki priročni in organizirani, ko potrebujete dostop do informacij iz katerega koli razloga. Spremembe kontaktov v sili, naslova zaposlenih, spremljanja ocen uspešnosti , disciplinskih pisem , priznanja zaposlenih in gradiva za prijavo zaposlitve so primeri vrst informacij, ki jih želi delodajalec hitro dostopati.
- Delodajalec mora obdržati dokumentacijo o osebnih vprašanjih, kot so izbira zaposlenega, uspešnost, delovna zgodovina, utemeljitev odškodnine in aplikacije za notranjo promocijo , da se navede le nekaj.
Zahtevek EEOC , tožba ali celo potreba po utemeljitvi pomanjkanja dvigovanja ali napredovanja zaposlenega zahtevajo, da je delodajalec zbral in obdržal to vrsto dokumentacije o zaposlitvi. - Nekatere podatke o zaposlenosti morajo zvezne ali državne vlade delodajalcem hraniti. Organiziranje podatkov o zaposlenih v kadrovski datoteki je smiselno za dostop in pravno skladnost ter pripravljenost.
Vrste kadrovskih datotek
Delodajalec na splošno vzdržuje več vrst osebnih datotek, za poslovno uporabo, za zaupnost zaposlenih, za varovanje zdravja in za zakonsko usklajenost. Nisem seznanjen z nobenim zakonom, ki pravi, koliko datotek mora delati delodajalec.
Vendar obstaja veliko zakonov in najboljše prakse za zaupnost zaposlenih, ki urejajo vsebino osebnih datotek in imajo dostop do teh informacij.
To so kadrovske datoteke, ki jih večina delodajalcev v ZDA vzdržuje. (Svetovni zakoni in prakse se lahko razlikujejo.)
- Datoteka osebja : To je glavna datoteka zaposlenega, ki vsebuje zgodovino delovnega razmerja.
- File Payroll : želite voditi ločeno datoteko za vsa vprašanja v zvezi s plačami in plačami.
- Zdravstvena datoteka zaposlenega : Zakon o prenosljivosti in odgovornosti zveznih zdravstvenih zavarovanj iz leta 1996 (HIPAA) zahteva, da delodajalci zaščitijo zdravstveno kartoteke zaposlenih kot zaupne.
- Obrazci za zaposlene I-9 : Za vse zaposlene (ne na zaposlenega) obrazce I-9 morate vzdrževati ločeno datoteko, saj ne želite, da so vladni uslužbenci, ki so pooblaščeni za preverjanje teh obrazcev v različnih okoliščinah, glavne, zaupne datoteke osebja zaposlenih.
Dostop osebja do osebja
Zaposleni imajo dovoljenje za dostop do osebja osebja zaposlenih pod vodstvom in nadzorom kadrovskih kadrov. Zapisi o osebju zaposlenih se štejejo za lastništvo delodajalca, ki je odgovoren za njihovo vzdrževanje in zaščito.
Vzorec pravilnika o osebju
Sledi pravilnik o vzorčni kadrovski politiki za uporabo v vašem podjetju. Razpravlja o različnih datotekah, ki so priporočene in kdo bi moral imeti dostop do vsake datoteke.
Sample Policy
Za vsakega zaposlenega ima družba tri datoteke zaposlenih.
Osebna datoteka se vzdržuje za vsakega zaposlenega (Ime vašega podjetja). Te osebne datoteke vsebujejo zaupne dokumente in jih upravljajo in vzdržujejo osebje Kadrovskih virov.
Dostop do te datoteke je omejen na kadrovske kadre in predpostavlja, da upravitelj vsakega zaposlenega vodi svojo lastno datoteko z dokumenti, pomembnimi za delovno uspešnost zaposlenega.
Tipični dokumenti v kadrovski datoteki vključujejo prijavo za zaposlitev, obrazec za stike v sili v družini, dokumentirano zgodovino disciplinskega delovanja, povzetek, priročnik za zaposlene in delodajalec pri pripravi podpisa listov, trenutnih osebnih podatkov in delovnih mest.
Vse osebne datoteke ne vsebujejo istih dokumentov, vendar ima vsaka osebna datoteka nekaj dokumentov, ki so enaki.
Ohranjene so tudi datoteke za plače ; datoteke s plačilnimi listi vsebujejo zgodovino delovnih mest zaposlenega, oddelkov, sprememb nadomestil in tako naprej. Dostop do datoteke iz plačnega lista je omejen na ustrezno računovodsko in kadrovsko osebje.
Ohranjena je tudi zdravstvena datoteka zaposlenega . Vsebina medicinske datoteke ni na voljo nikomur, razen osebam, ki so določeni za kadrovske zadeve, in zaposlenemu, katerega zapise se hranijo v datoteki. V imenu vašega podjetja) zdravstvene datoteke prejmejo najvišjo stopnjo varnega shranjevanja in zaupnosti.
Zaposleni si lahko ogleda svojo osebno datoteko tako, da ob običajnem delovnem času kontaktira osebje kadrovske službe . Noben uslužbenec ne sme spremeniti ali odstraniti nobenega dokumenta iz svoje osebne datoteke, ki ga je treba pregledati v prisotnosti osebe s kadrovsko službo.
Tudi znani kot datoteke zaposlenih, evidenca zaposlenih, človeške vire, dokumentacijo
Izjava o omejitvi odgovornosti - Prosimo, upoštevajte:
Susan Heathfield si po najboljših močeh prizadeva ponuditi natančne, razumne, etične človeške vire za upravljanje s človeškimi viri, delodajalce in svetovanje na delovnem mestu na tej spletni strani in povezati s tega spletnega mesta, vendar ni odvetnik in vsebina na spletnem mestu, medtem ko verodostojen, ni zagotovljen za točnost in zakonitost in se ne sme razlagati kot pravni nasvet.
Spletna stran ima svetovno občinstvo in zakoni in predpisi o zaposlovanju se razlikujejo od države do države in države v državo, zato spletno mesto ne more biti dokončno za vse na vašem delovnem mestu. Kadar ste v dvomih, vedno poiščite pravnega svetovalca ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili pravilno pravno interpretacijo in odločitve. Informacije na tej spletni strani so samo za usmerjanje, ideje in pomoč.