Zdravstveni podatki zaposlenih se nikoli ne nahajajo v kadrovski datoteki zaposlenih
Ker medicinska datoteka vsebuje občutljive in zaupne podatke, mora ostati na varni, zaklenjeni, nedostopni lokaciji.
Omarica za datoteke, v kateri so nameščene medicinske datoteke zaposlenega, naj bi tudi zaklenila in osebje HR naj ima le ene ključe. Dostop do zdravstvenih datotek zaposlenega je omejen samo na osebje kadrovskih virov.
Zakon o prenosljivosti in odgovornosti za zdravstveno zavarovanje iz leta 1996 (HIPAA) od delodajalcev zahteva, da zaščitijo zdravstveno kartoteke zaposlenih kot zaupne; medicinske evidence je treba hraniti ločeno in poleg drugih poslovnih zapisov. Nikoli ne shranjujte zdravstvenih zapisov zaposlenih v splošni kadrovski datoteki zaposlenega.
Zaradi zaupnosti informacij morajo biti evidence izolirane od datotek, do katerih lahko dostopajo zaposleni, kot so nadzorniki ali upravitelji. (Pravzaprav je to tudi priporočljivo za kadrovske datoteke na splošno - samo dostop do osebja HR).
Vsebina medicinske datoteke zaposlenega
To so vrste predmetov, ki jih je treba varno shraniti v zdravstveni datoteki zaposlenega. Če ste v dvomih, storite napako pri varovanju zdravstvenih informacij vaših zaposlenih.
- Aplikacije in obrazci zdravstvenega zavarovanja
- Aplikacije in oblike življenjskega zavarovanja
- Imenovani podatki o upravičencu
- Vloge za kakršno koli drugo korist za zaposlene, ki lahko zahtevajo zdravstvene informacije, kot je zavarovanje vida
- Zahteve za plačane ali neplačane zdravstvene odsotnosti
- Poročila o družinskem zdravljenju in odhodu (FMLA) ter s tem povezane aplikacije in dokumentacijo
- Doktorski podpisani zdravniški dokumenti FMLA
- Dokumentacija o boleznih družinskega člana ali otroka, za katerega se prijavljate za čas FMLA, da zagotovite stalno nego
- Dokumentacija o dopustu z zdravniškim dopustom za zaposlene, ki ne izpolnjujejo pogojev za časovno omejeno delo FMLA
- Zdravniški pregledi, opombe, korespondenca in priporočila
- Zdravstveni izgovori za odsotnost ali dopustnost zdravnika
- Zdravstvene omejitve pri delu z dokumentacijo priporočenega zdravnika
- Poročila o nezgodah in poškodbah, vključno z dokumenti, ki jih zahteva OSHA
- Poročila delavcev o škodi ali bolezni
- Vsak drug obrazec ali dokument, ki vsebuje zasebne zdravstvene podatke o zaposlenem.
Če te datoteke hranite 100 odstotkov zaupnih, vam bodo zaupali vaši zaposleni in podprli duh in pomen zakona.
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.