Vprašajte to pomoč, učinkovitost razstav in graditi poročilo
Učinkovito komuniciranje zahteva, da vse komponente komunikacije delujejo popolnoma za "skupni pomen", ki je moja najljubša definicija komunikacije. To je še posebej pomembno, kadar se vprašanja postavljajo in odgovarjajo.
Komponente v komunikaciji
Komunikacija je sestavljena iz petih komponent in šestega, kar je celotno okolje na delovnem mestu, v katerem poteka komunikacija. Komponente komuniciranja so:
- Posameznik, ki pošilja sporočilo. Pošiljatelj mora jasno in dovolj podrobno predstaviti sporočilo, tako da sprejemnik deli s pošiljateljem.
- Kontekst sporočila. Kontekst je, kako sporočilo pošilja pošiljatelj sporočila. Kontekst vključuje neverbalno komunikacijo , kot so geste, telesni jezik, izrazi obraza in elementi, kot je ton glasu. Večina konteksta sporočila je na voljo samo, če sprejemnik lahko vidi in sliši pošiljatelja sporočila. Emotike za e-pošto in pomenke, na primer, so slaba zamenjava, saj jih pošiljatelj oblikuje brez vnosa iz sprejemnika.
Še en del konteksta je čustva, ki so vključena v komunikacijski krog. Ali je pošiljatelj jezen? Ali je prejemnik ravnodušen glede vsebine sporočila ali prezira pošiljatelja? Normalna čustva človeka vplivajo na to, ali je sporočilo uspešno dano v skupno rabo.
- Oseba, ki prejme sporočilo. Sprejemnik mora pozorno in intenzivno poslušati , postavljati vprašanja za jasnost in parafrazirati, da ugotovi, ali sprejemnik deli s pošiljateljem. Če sprejemnik zaupa pošiljatelju, se povečajo možnosti za učinkovito komunikacijo.
- Način dostave, ki ga izberete. Način dostave je treba izbrati na podlagi najprimernejšega medija, da bi lahko prenesli pomen sporočila. Ker so komunikacijske metode tako raznolike od zore računalnikov in mobilnih naprav, so odločitve o načinu dostave postale bolj zapletene. Način dostave mora ustrezati komunikacijskim potrebam pošiljatelja in prejemnika.
Komunikacijske metode vključujejo verbalno komunikacijo, neposredna sporočila (IM), e-pošto, črke, znake, plakate, videoposnetke, posnetke zaslona, telefoni, opombe, obrazce, pisne dokumente in drugo. Te metode se bodo še naprej širile, pričakovanja zaposlenih za takojšnje komuniciranje o vsem, kar je povezano z njihovim delom, bodo še naprej rasle.
Posredovanje osebnih sporočil se je povečalo zlasti zaradi organizacijskih informacij, ki bi lahko zahtevale spremembe, omogočile prepoznavanje zaposlenih ali omogočile vprašanja na kraju samem. Osebna komunikacija je tudi prednostna, ker imajo zaposleni dostop do komponente, konteksta.
- Vsebina sporočila. Vsebina sporočila mora biti jasna in predstavljena ter opisana dovolj podrobno, da bi lahko pridobila razumevanje od sprejemnika. Če vsebina sporočila resonira in poveže na nekem nivoju z že uveljavljenimi prepričanji o sprejemniku, je najbolj učinkovita.
Kako povpraševanje po dobrih vprašanjih izboljša komunikacijo
James O. Pyle in Maryann Karinch dodata naslednje za pomoč pri učinkoviti komunikaciji.
Od človeških virov do storitev za stranke, slaba vprašanja onesnažujejo skoraj vsako delovno mesto. Slaba vprašanja pogosto spodbujajo nepopolne ali zavajajoče odgovore in lahko spodkopavajo odnose. Po drugi strani pa so dobra vprašanja dragoceno orodje za učinkovitost, sposobnost in vzpostavljanje povezav.
Obstaja šest vrst dobrih vprašanj: neposredne, kontrole, ponovitve, vztrajnosti, povzetka in nesporazuma. Na kratko jih opišite:
- Neposredno: Postavljate preprosto vprašanje z osnovnim vprašanjem.
- Nadzor: na to že poznate, ko ga vprašate. To je način, kako ugotoviti, ali je oseba lažna, neinformirana in / ali ni pozorna.
- Ponovite: Postavljate dve različni vprašanji, ki se nanašajo na iste podatke.
- Stalno: na isto vprašanje postavite isto vprašanje na različne načine, da raziščete vse vidike želenih informacij.
- Povzetek: Postavljate vprašanje, ki je viru omogočeno, da ponovno preuči odgovor.
- Neupoštevno: ne nanaša se na vsebino, ki jo želite poznati, vendar je ena oseba, o kateri verjetno ne bo lagala; služi namenu, da vidimo, kakšna resnica je "videti" in da se oseba odpre za vas. Prav tako se lahko poveže s kontekstom izmenjave vprašanj.
Podrobnosti o 6 vrstah dobrih vprašanj
Neposredna
Neposredna vprašanja so najboljša: ena vprašljiva, en glagol in en samostalnik ali zaimek.
- Kdo si ti?
- Kaj se je zgodilo na zabavi?
- Kdaj ste prispeli v pisarno?
- Kje so avtomobilski ključi?
- Zakaj ste zapustili srečanje zgodaj?
- Koliko ste plačali za iPad?
Nadzor
Kdaj ste rekli: "Namerno ne bom postavil neposrednega vprašanja?" Ko preverite resničnost ali natančnost odgovora, potem uporabite kontrolno vprašanje in poiščite konsistentnost.
Kontrolna vprašanja so namerna vprašanja, za katera poznate odgovor, zato ne gre za odkritje informacij. Gre za odkritje vedenja, vzorcev govora in stopnje resničnosti ali natančnosti. Morda je to nekaj, o čemer ste že govorili z osebo.
Če veste, da je nekdo v svoji ekipi za človeške vire odtujen zaposlenemu, ker je delavec poslal e-poštno sporočilo, da bi se pritožil o osebi, bi lahko zastavili nadzorno vprašanje, na primer: "Kako je danes opravil pregled uspešnosti s Pamelo?" Informacije; samo želite izvedeti, kako vaš HR oseba odgovori na vprašanje.
Ponovi
Želite priti na iste informacije na dva različna načina. Na primer, če ste vprašali: »Koliko ljudi je na prodajnih silah?« Se lahko oseba, s katero govoriš, odzvala: »Na terenu je 22.« Ko se pogovarjate z njim o nečem drugačnem - področja, na katerih ima družba na primer oporo, lahko vprašate: "Koliko prodajnih regij imaš?"
Lahko se odzove, "22", kar je način potrjevanja števila zaposlenih na prodajnih silah. To ni absolutni test, ampak daje vrednost in verodostojnost tistemu, kar je rekel prej. So dve različni vprašanji, ki navzkrižno preverjajo predložene informacije.
Pri uporabi ponavljajočih se vprašanj lahko odkrijete tudi razlike. Če vaš vir v tem primeru odgovarja, da obstaja 28 prodajnih regij, bi si želeli nekaj pojasnila. Morda obstaja povsem dober razlog - prodajna sila običajno dopolnjuje 28, vendar je v zadnjem času toliko prometa, da je šest kratkih - vendar je odziv vzrok dvoma o dejstvu, da obstaja neusklajenost med številom osebja in števila prodajnih območij. Ta neusklajenost mora povzročiti nadaljnje zaslišanje za rešitev te težave.
Obstojno
V kateri koli izmenjavi, v kateri je mogoče dati več kot en odgovor na vprašanje, uporabite vztrajno spraševanje, da dobite popoln odgovor. Kot ponavljajoča se vprašanja so trajna vprašanja koristna tudi, če sumite, da oseba ni resnična.
"Kje ste odšli na počitnice v Kaliforniji?" Bi lahko odgovorili na "Disneyland". Čeprav je možno, da je Disneyland edini kraj, je logično slediti temu vprašanju: "Kje drugje?"
Če se izognete temu ponavljajočemu vprašanju in se odpravite na vprašanja o Disneylandu, boste zamudili priložnost, da dobite popolno sliko potovanja svojega prijatelja v Kaliforniji, razen če se ta informacija zgodi, ko pride do nekega drugega časa.
Povzetek
Povzetek vprašanj ni v zvezi z določanjem verodostojnosti, kot je ponovitev vira, kar je rekla, zato ima priložnost razmišljati: "Ali sem dejansko rekel, kaj naj rečem?"
Prodate avtomobile vseh vrst, od dvokrilnih hatchbacks do luksuznih modelov polne velikosti. Mladi par pride v razstavni prostor in prosi za test vožnje enega od luksuznih modelov.
»Kaj boš uporabljal avto večino časa?« Vprašate.
"Potovanje naprej in nazaj na delo. Delamo v isti stavbi, "pravi.
"Za kaj boš uporabljal avto?"
"Izleti ob vikendih, da bi videl moje starše. Takšne stvari. «Pause in dodaja:» Živijo sto kilometrov stran. «
"Zakaj mislite, da je luksuzni avto najboljša izbira?"
Izmenjava pogleda. Pravi: "Všeč nam je bolje kot drugi."
»Kakšna je tvoja najljubša barva,« vprašate, gledate naravnost v njo.
"Rdeča."
"Dovolite mi, da vidim, ali sem dobil to pravico. Slišim, da pravite, da želite v razkošnem razredu rdeči polni velikosti. Kako dobro se ta opis ujema s tem, kar želite?" (Vašo zbirno vprašanje ste uokvirili z ustreznimi informacijami v tem primeru.)
Zamenjajo drug pogled. Rekel je: "Menimo, da bi bila lahko bolj umirjena barva boljša."
"Kaj pa luksuzni model, zaradi česar misliš, da je najboljši za vas?" (Ponovno, to je način, kako povzeti in preveriti, kaj ste slišali. Želite izvedeti, ali so tako všeč s pogledom na drage avto, da ne želijo nič drugega razmišljati, ali če je bil prvi odgovor prikrito dejstvo.)
"Moj oče pravi, da je to najvarnejši avto na cesti."
Odgovor na vprašanje o povzetku vam pove, da ga lahko v resnici všeč, ne pa tudi zaradi tega, kako izgleda. Bral ste med vrsticami. Šele začenjajo v njihovem življenju skupaj. Njen oče je verjetno jih poslal v koncesijo, da bi kupil "najvarnejši avto na cesti", ki mu jih bo pomagal kupiti. Odločili ste se, da nadaljujete s prodajo, saj veste, da vam bo zahtevek za plačilo in posojilo verjetno dal ostalo zgodbo.
Nekateri ljudje morda ne bodo zadovoljni z vprašanjem o povzetku, kot so tisti, vključeni v to prodajno srečanje, ker ne želijo videti preprostega ali negotovega. Če postavite vprašanje točno na enak način, kot ste ga prvič vprašali, potem lahko imajo veljaven zaključek.
Prav tako ne želite dvakrat zapored enakega vprašanja postavljati, tudi če spremenite fraziranje. S tem, ko med prvič postavljate nekaj razdalje med prvim vprašanjem in drugim in malo preoblikujete vprašanje, preprosto naletite na nekoga, ki se resnično zanima, kaj ima druga oseba.
Neprimeren
Morda boste ugotovili, da je oseba, ki odgovarja na vaša vprašanja, poudarjena; Nesporno vprašanje bi lahko ublažilo napetost. Ali pa morda potrebujete čas, da razmišljate ali se sklicujete na svoje beležke, tako da uporabite vprašanje samo za nakup prostora in časa.
V spraševanju o vprašanjih, kot so: "Kateri projekt ste se v preteklosti izognili?" In "Kako ste poskušali odpraviti težavo?", Lahko kandidatu za delo preprosto čutite, kot da je sredi zasliševanja bojnega polja .
Kandidat bi lahko rekel: »Poskušal sem se lotiti problema, ko sem se zbral v oddelku o skupnem cilju - način, kako pridem do mojega sina, da se osredotočim na zadetek žoge.«
Kandidatu lahko daste odmor, tako da vprašate: "Koliko časa ste trenirali malo ligo?", Preden se vrnete na razpravo o svojem vijaku in kako ga je poskušal popraviti.
Nazadnje, tukaj sta dva načina za uničenje vprašanj, ki se začnejo z vsemi potrebnimi komponentami in na koncu ne dosegajo dobrega .
- Dodajanje preveč kvalifikatorjev ali drugih besed in besednih zvez, ki odvrnejo od vprašanja. Na primer: "Kaj ste imeli za zajtrk na večerji, kjer so okrasne blazine s pivnicami razpokane in prekrite s trakom?"
- Prav tako je pogosto ne čakati na odgovor. Sprašujete: "Kateri je vaš najljubši obrok?" Oseba misli trenutek in ne takoj odziva. Ti zviješ v "Pečenka"? Tišina je učinkovito orodje za preizkušanje.
Ne izgubite odkritja, informacij, vodnikov zaradi odpiranja usta, ko morate odpreti ušesa. Zapomnite si pravilo "dve ušesi, eno uho", da čim bolj izprašate.
Okolje in komunikacija
Zgornje komponente komunikacije spodbujajo skupni pomen, kadar delujejo skupaj, da učinkovito sporočajo sporočilo. Delovno okolje, v katerem potekajo te komponente, vpliva tudi na komunikacijo in ali je komunikacija sprejeta.
Ko postavljate veljavna vprašanja, gradite odnos in navdahnite zaupanje. Vprašanja predstavljajo še en del temeljev za komunikacijo na delovnem mestu, ki ima pomen
V delovnem okolju, ki poudarja odprto komunikacijo, vključenost zaposlenih in skupne cilje , komunikacije pogostejše in učinkovitejše. Toda pričakovanje pomembne komunikacije določa najvišjo stopnjo na teh najboljših delovnih mestih. Torej, tudi v visoki moralni delavci, ki se osredotočajo na delovno okolje , se zaposleni pritožujejo, da ne vedo, kaj se dogaja.
Komunikacija je zaradi vseh komponent in celotnega okolja posameznega delovnega mesta še vedno izzivna. Starostna vprašanja o tem, kdo mora vedeti, kaj in kdaj jih potrebujejo, da bi vedeli, nikoli ni v celoti odgovoril zgolj na zadovoljstvo vsakogar.
Pritožbe zaposlenih o preveč informacijah, nezadostnih podatkih in celo preobremenjenosti informacij, bodo še naprej resonirati na delovnih mestih. Nikoli ne boste rešili težave s komunikacijo, vendar z zavezo in premišljenjostjo lahko povečate učinkovitost vaše medosebne komunikacije in komunikacije na delovnem mestu .
Večja povezava z učinkovito komunikacijo na delovnem mestu