Kako se delavci plačajo nazaj, ko porabijo denar za podjetja?
Potni stroški lahko vključujejo prenočišča, lete, zemeljski prevoz, nasvete za zvončnice, obroke in druge naključne stroške, ki bi jih delavec lahko doživel na cesti.
Drugi poslovni odhodki lahko vključujejo predmete, kot so sprejemanje strank ali bodočih zaposlenih na kosilo, nakup knjig ali drugih izobraževalnih gradiv, ki jih delodajalec pokriva ali vozi stroške za recikliranje lastnine podjetja.
Vrste izdatkov, ki jih bo organizacija povrnila, najdete v pravilih podjetja za poslovno potovanje, zabavo in splošne stroške povračila v priročniku za zaposlene . Seznanite se s politikami svojega podjetja, ker lahko vaš delodajalec pokriva stroške, ki so raznoliki, kot so kemično čiščenje in članstvo v telovadnici na daljših potovanjih.
Zabava strank na poslovnih potovanjih je še en povračljivi strošek, vendar poznate politiko svojega podjetja, tako da ne presegate omejitev porabe. Želite pokazati gostoljubnost in vljudnost, ne da bi presegli proračun vašega delodajalca za take izdatke.
Priljubljene so zdaj kreditne kartice podjetja, ki so zaupane ljudem, ki so zaposleni na višji stopnji, in drugim zaposlenim, ki morajo pogosto potovati za podjetja.
Namesto plačevanja stroškov z lastnim denarjem, zaposleni zaračunajo vse, razen naključij in nasvetov za kreditno kartico podjetja.
To je priročen pristop k povračilu stroškov zaposlenemu, ker račune za kreditne kartice dokumentirajo natančne stroške, ne da bi morali zaposleni prihraniti prejemke in izpolniti poročila o potnih stroških.
Izpolnjevanje poročila o povračilu stroškov
V primeru uporabe kreditne kartice in plačila gotovine, bodo zaposleni verjetno morali izpolniti poročilo o povračilu stroškov ob vrnitvi s potovanja. S kreditno kartico podjetja bodo morali pojasniti manj očitne stroške, ki se pojavijo na računu za kreditne kartice (veliko lažje kot izpolniti poročilo o stroških iz nič). Prav tako bodo družbi zaračunali dodatne dodatke, ki so jih plačali z lastnim denarjem ali kreditno kartico.
Ko zaposleni plača denar, bo moral ali pa bo moral navesti vsakega od stroškov, za katere se zahteva povračilo, občasno utemeljiti. Ti se pregledajo z računovodstvom, kot so izjave družbe za kreditne kartice. Neupravičeni strošek ali tisti, ki je izključen s politiko podjetja, se ne povrne, zato je treba vedeti, kakšna je politika vašega podjetja v zvezi s poslovnim potovanjem.
Večina podjetij določi datum, do katerega je treba vložiti poročila o povračilu stroškov, da se zagotovi povračilo zaposlenih in ustrezno računovodstvo. Zaposleni morajo skrbno ravnati po teh pravilih, saj nekatere organizacije ne povrnejo stroškov, ki so bili obrnjeni po roku. Poznajte pravila podjetja.
Druga metoda za plačilo stroškov službenih potovanj za zaposlene je z dnevnikom .
Nenavadno bralno vprašanje v zvezi s povračilom stroškov
Bralec je vprašal: "Naši zunanji prodajni predstavniki imajo velika ozemlja (več držav) in potujejo rutinsko, pogosto zahtevajo prenočitve. Na podlagi računovodske službe mi je prišlo do pozornosti, da je prodajalec na eni taki poti in zaračunala hotelski hišni pristojbini za kreditno kartico podjetja. Trdila je, da hotel ne bi ločil pristojbine in načrtovala povrnitev družbe.
"Jaz sem dumbfounded in iščejo predloge o tem, kako ravnati v tej situaciji. Moj HR instinkti mi rečejo, da napišem tega zaposlenega za zlorabo sredstev podjetja, vendar sem dobil odpor od vodstva prodaje, ki želijo, da bom naredil posebno hišne politike.
"Naša uporaba kreditne kartice podjetja jasno navaja:" Ta kartica se uporablja samo za stroške podjetja.
Osebna uporaba kartice lahko povzroči izgubo kartice ali prekinitev. Poleg tega bodo prodajni predstavniki odgovorni za nepooblaščene stroške. " Si že pisal o takšni temi v preteklosti? "
HR Response: Evo, kar morate upoštevati. Ali je zaposlenec pristopil k računovodstvu in razložil težavo, da hotel ni mogel ločiti stroškov za hišne živali? Ali pa jo je zajela skrben pregled njenih stroškov v računovodstvu?
Prvič, težko je verjeti, da hotel ni mogel ločiti od hišnih stroškov. Drugič, če hotel ni mogel ločiti stroškov za hišnega ljubljenčka, kako je vedela, kaj je treba plačati za računovodstvo?
Če je načrtovala plačilo stroškov za hišne živali le, če je bila ujeta in ni prostovoljno ponudila plačila, si glede na svojo politiko zasluži disciplinsko ukrepanje . To bi bilo tudi odvisno od tega, kako ste v preteklosti obravnavali podobne razmere. Ali so drugi zaposleni povrnili družbo za različne stroške in niso prejeli disciplinskih ukrepov?
Pogosto, ko pogledate situacijo, boste ugotovili, da obstaja politika na eni strani in kako je bila izvedena in uporabljena na drugi strani. Tega posameznika ne želite obravnavati drugače, kot so bili v preteklosti obravnavani drugi zaposleni.
Disciplinsko ukrepanje ni v redu, če so drugi delavci v preteklosti preprosto povrnili podobne stroške. Ne pozabite, da nisem odvetnik, zato je to samo mnenje kolega.
Priprava potovalne politike za hišne ljubljenčke ni priporočljiva, ker je to primer družbe, ki se posega v in posega v osebno življenje zaposlenega. Če zaposleni želijo plačati za svoje hišne ljubljenčke, da potujejo z njimi, to ni zaskrbljenost družbe.
Dokler hišni ljubljenec ne vpliva na stroške kraja bivanja ali njihove sposobnosti sodelovanja v poslovnem namenu potovanja, to ni dejavnost delodajalca. Zaposleni mora seveda plačati dodatne stroške, ki jih povzroči potujoči hišni ljubljenček.
Vaša potovalna politika je nekoliko zmedena in bi lahko uporabila okrepitev v delu o "odgovornem za nepooblaščene stroške", če je politika že navedla, da so dovoljeni samo stroški podjetja.
Več: 10 nasvetov za zmanjšanje stroškov poslovnih potovanj | Ali bi morali delavci deliti sobe?
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.