Uporabite olajšave za srečanja, bolj produktivna
Glavna vloga posrednika je dodati vrednost skupini, ki se načrtuje ali sestane, tako da skupino ohranja na delovnem mestu in se giblje skupaj v isti smeri.
Posrednik zagotavlja tudi, da vsak član skupine sodeluje na sestanku.
Pospeševanje skupine
Olajšanje skupin ali skupin zagotavljajo notranji zaposleni ali zunanji svetovalci, ki so usposobljeni za:
- Predstavljanje vsebine in informacij,
- Oblikovanje in oblikovanje procesa, ki skupini pomaga doseči svoje cilje,
- Zagotavljanje primerne strukture za srečanje , usposabljanje, sestanek team building ali drugi delovni dogodek, tako da se poslanstvo skupine opravi na seji,
- Spodbujanje deljene odgovornosti za izid sestanka in
- Od udeležencev se odziva na odgovore na vprašanja in rešitve težav.
Posamezne olajšave
Ko posamezniki sodelujejo v procesu, je običajno zato, ker se med dvema ali več zaposlenimi srečujejo v konfliktu , nesoglasju, morajo biti postavljeni skupni cilji ali pa je treba razkriti projekt, proces ali izkušnje. Usposobljeni facilitator lahko zagotovi strukturo, vsebino in postopek, ki ga potrebujejo posamezni zaposleni, da dosežejo vzajemno zadovoljivo rešitev za njihova vprašanja.
Značilnosti posameznikov, ki zagotavljajo olajšave
Olajševanje je učna veščina, ki najbolj naravno prihaja do posameznikov, ki dokažejo naslednje značilnosti:
- Močne vodstvene sposobnosti skupine,
- Poglobljeno poznavanje skupinskih procesov in struktur,
- Poznavanje skupinske in medosebne dinamike ter razumevanje verbalnega in neverbalnega komuniciranja ,
- Sposobnost ustvarjalnega predstavljanja vsebin usposabljanja in team buildinga na način, ki spodbuja udeležbo udeležencev sej,
- Empatija za ljudi in njihove situacije,
- Zmogljive slušne in komunikacijske spretnosti ter
- Sposobnost strukturiranja skupinskih posegov in dogodkov, da se dosežejo želeni rezultati za skupino.
Pod vodstvom usposobljenega posrednika, sestankov, skupinskega sestanka in razredov usposabljanja lahko brez vodje dosežemo rezultate. To je zato, ker udeleženci v skupini pogosto nimajo veščin, dovoljenj in podpore, potrebnih za učinkovito olajšanje lastnih delovnih procesov.
Izogibanje konkuriranim pogovorom na srečanjih
Pogosto je težko imeti učinkovite delovne odnose z ljudmi na delovnem mestu. To je priročno pri poenostavitvi. Učinkovito olajševanje skupin na sestankih upravlja interakcija težkih ljudi, ki imajo tekmovalne pogovore.
Čezmejni pogovori med dvema ali več člani sestanka izgubljajo čas, zavirajo napredovanje skupine in omejujejo prispevke posameznikov v skupino kot celoto. Poleg tega se tekmovalni pogovori v več manjših skupinah, tudi kadar so na tekmi, članom ekipe odvzamejo vpoglede, o katerih razpravljajo člani ekipe.
To na koncu privede do omejenih idej, nastalih na sestankih.
Ne glede na to, ali ste vodja srečanja, upravitelj ali član skupine, lahko z naslednjimi idejami združite skupino, če člani skupine hkrati držijo več kot eno razpravo.
Upravljanje konkurenčnih pogovorov
- Uporabite neverbalno komunikacijo: za trenutek vztrajno pogledajte na udeležencih. Dvignite obrve, medtem ko gledate ali navijte udeležence. Ustavite osebo, ki ima besedo minuto, medtem ko se drugi udeleženci ponovno pridružijo skupini. Ne bojte se tega - to je del vodstvenega ali vodstvenega dela vodje za nadzor sestankov.
- Postavite vprašanje: pokličite enega od članov skupine, ki sodelujejo v konkurenčnem pogovoru. S kratkim povzetkom razprave, ki se dogaja na sestanku kot celoti, prosite za svoje mnenje. Vprašajte ga, ali naj delijo svoje ideje z ostalimi ljudmi na sestanku .
Recite: "Verjamem, da bi nas vsi zanimali tvoje misli o tem vprašanju, Kerry." To je lahko nekoliko neprijetno za vas, vendar služi dvema namenom: stranski pogovor prinese v glavni pogovor in vsakomur omogoča vedeti, da vedenje ni dovoljeno.
- Verbalno posreduj: neposredno člani skupine, ki sodelujejo v konkurenčnem pogovoru, ponovno zaprosite za pogovor o skupini, ne da bi uporabljali sarkazam ali jezo. Recite: "Bojim se, da nimamo dobre ideje, ko vsi govorijo hkrati. Vem, da ne morem slediti vsem tem mislim." Na splošno je bolje uporabiti to taktiko kot drugi ali tretji poskus, da se potegnejo ljudi. To je neposredno in zelo učinkovito, vendar lahko osramoti člane ekipe.
- Vzpostavite skupinski signal: signal skupine opomni udeležence, da hkrati držijo eno razpravo. Signal, ki deluje učinkovito, naredi neverbalen časovni znak, ki mu sledi držanje enega kazalca, ki označuje eno srečanje. Če obstaja dober odnos med člani ekipe, je lahko tudi šala učinkovito orodje. Poskusite nekaj takega: "Hej, John in Jane, nehajte poskušati načrtovati svoj prevzem na svetu in se vrniti na sestanek."
Končna beseda o tekmovalnih pogovorih na srečanjih
Ljudje preživijo dober del svojega delovnega tedna na poslovnih srečanjih. To je vaša odgovornost kot vodja ali vodja srečanja, da zagotovite, da zaposleni dobro izkoristijo svoj čas. Učinkovito upravljanje sestankov ohranja svoj čas in nadzoruje stranske pogovore, s katerimi lahko zagotovite, da sestanek ostane na tekočem in zagotavlja kakovostno delo.