Ti 10 nasvetov bodo zaposleni ceni vaše sestanke
Ljudje so zainteresirani, toda najučinkovitejša srečanja so pozorna z vprašanji in odgovori, ki spodbujajo razmišljanje, avdio-vizualnimi vsebinami in udeležbo. Ti nasveti vam prinašajo uspeh.
- Začnite sestanke, predstavitve in vadbe z ledenikom ali ogrevanjem. Na velikem sestanku ali na kratkem sestanku je ledenik lahko eno samo vprašanje, ki ljudem omogoča razmišljanje in pogovor s svojim sosedom. Na primer, postavite vprašanje, zaradi katerega ljudje dvignejo roke. Dolžina ledu je odvisna od dolžine sestanka, zato načrtujte pametno.
- Razširite svoje predstavitvene metode. Če se vsak govornik pogovarja z občinstvom, v predavalnem formatu kmalu kličejo tudi zainteresirane glave. Prosite ljudi, naj govorijo v majhnih skupinah.
Uporabite avdiovizualne materiale, kot so videoposnetki, diapozitivi in PowerPoint predstavitve in slike. Če govorite o novem postopku slikanja, pokažite svojim zaposlenim pred in po barvanih delih. Preko pozitivnih anket o strankah in komentarjev. - Povabite gostujoče govorce za sodelovanje občinstva in navdušenje. Vaše stranke imajo veliko povedati vaši delavci o njihovih potrebah in zahtevah glede kakovosti. Ena od organizacij odjemalcev, ki sodeluje z neprofitnimi, dobrodelnimi združenji, je gostujoča govornica organizacij, ki prejemajo donacije. Zvočniki organizacij, ki jih vaši zaposleni finančno podpirajo, so dinamit.
- Spodbudite vprašanja za dialog. Vprašajte ljudi, naj zapišejo vprašanja pred sestankom in med sestankom. Dovolite čas za vprašanja, usmerjena k vsakemu zvočniku, kot greste.
Če ne morete takoj in pravilno odgovoriti na vprašanje, povejte ljudem, s katerimi se boste vrnili z njimi, ko boste imeli pravilen odgovor. Če vprašanja presežejo čas, načrtujte sestanek na temo.
- Pogosto spregledana, vendar ključna, uspešna srečanja taktika je, da vsakega govornika zahteva, naj glasno ponovi vsa vprašanja, ki jih on ali ona vpraša. Oseba, ki je postavila vprašanje, ve, da je govornik razumel vprašanje. Drugi ljudje, ki se udeležujejo sestanka, lahko slišijo in spoznajo tudi vprašanje, ne samo domnevati - morda nepravilno - od odgovora govornika.
- Postavite cilje za redno srečanje. Ne morete predstaviti vseh vidikov poslovanja podjetja na enournem srečanju. Zato se odločite za pomembna, pravočasna vprašanja in preživite čas srečanja z njimi. Upoštevajte tudi interese večine udeležencev.
Ne pozabite, da imate druge načine za posredovanje informacij o podjetju, ki vključujejo programe, kot so Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype za podjetja, Flowdock, e-pošta in IM. Sporočanje strateških informacij o podjetju ni potrebno na sestanku. - Sestavite program skrbno. Ugotovite potrebe in interese večine udeležencev. Začnite z dobrimi novicami, ki bodo udeležence počutile dobro.
Vsak mesec upoštevajte vrstni red govornikov na dnevnem redu. Ne želite, da se ljudje dolgočasijo po enakosti. Porazdeli potrebne predmete na dnevnem redu, tako da ljudje ne nastavijo konca sestanka ali mislijo, da so zadnji elementi manj pomembni. - Članek v Wall Street Journalu, pred nekaj leti, je izjavil, da bi ameriški menedžerji prihranili 80% časa, ko bi odpadli na sestankih, če bi naredili dve stvari pravilno. Prvi je vedno imel načrt. Drugi se je začel pravočasno in pravočasno . Dodal bom, da morate vsakemu zvočniku dovoliti toliko časa, kolikor je potrebno za pokrivanje svoje teme. Zadrži jih do roka - lepo.
- Organizirajte fizično okolje, tako da bodo ljudje pozorni na vsebino srečanja. Nihče ne bi smel sedeti za ali na stran vaših zvočnikov. Prepričajte se, da so vsi udeleženci na voljo sedeži, in če je potrebno zapisovanje, je tudi površina za pisanje. Prepričajte se, da so vidni in da ljudje slišijo. Morda boste morali uporabiti mikrofon. Lahko si ogledate rekvizite ali vzorce po sobi.
- Nikoli ne podcenjujte moči hrane na sestanku. Hrana sprošča vzdušje, pomaga ljudem, da se počutijo udobno, pomagajo ljudem ohraniti pozitivne ravni energije in gradijo družabno ekipo. Zagotovite, da boste zadovoljili različne potrebe vaše skupine s hrano, ki jo služite. Na primer, ponudite sadje in jogurt poleg krofov. Ponudite vegetarijanske in kosher hot-dogove z rednimi frankami.
Kaj potrebujete za uspešno srečanje:
- Stojalo ali miza zvočnikov
- Mikrofon
- Dnevni red
- Vizualni pripomočki