Vaš pripravek določa, ali boste dosegli svoje želene rezultate
V povezavi z zapisniki sej , dokumentacijo, ki jo udeleženci prejmejo po srečanju, je dnevni red načrta sestanka in poročanja o predhodnem sestanku.
Ko razvijete dnevni red sestanka, ki ni redno načrtovan, vam bodo pomagali naslednji koraki. Kasneje v tem članku boste videli predlogo dnevnega reda za redno načrtovano srečanje. Oba tipa srečanj imajo podobne točke dnevnega reda, vendar nista povsem enaka.
Razviti agendo srečanj
Najprej ugotovite, ali so potrebni drugi zaposleni, ki vam bodo pomagali načrtovati srečanje. Potem se odločite, kaj želite doseči s sestankom. Določite dosegljive cilje za srečanje . Cilji, ki jih določite, bodo določili okvir za učinkovit načrt srečanj . Prepričajte se, da v času vašega sestanka niste načrtovali več, kot je razumno dosegljivo.
Kot je dejal Stephen Covey v "Sedmih navadah visoko učinkovitih ljudi", "Začni s koncem v mislih." Namen vašega srečanja bo določil osredotočanje na sejo, dnevni red srečanja in udeležence srečanja.
Oblikovanje dnevnega reda načrtuje sestanek.
Začnete z glavnim ciljem ali namenom, ki ga poskušate doseči s sejo. Ko se odločite za svoj cilj, morate ugotoviti, ali potrebujete pomoč dodatnih zaposlenih, da načrtujete svoj dnevni red. Če je odgovor pritrdilen, jih vabite, da se vam pridružijo pri načrtovanju sestankov običajno po e-pošti ali besedilu, da ne ustvarite potrebe po dodatnem sestanku.
Odločitve, ki jih želite narediti, ko razvijate svojo srečanje
Po določitvi svojega splošnega cilja morate vi ali vaša ekipa sprejeti naslednje odločitve. Poleg namena ali cilja seje se vsaka od teh postavk prikaže na dnevnem redu seje.
- Potrebni udeleženci na dejanski seji,
- Elementi, ki potrebujejo razpravo ali ukrepanje, ki bo vodilo k doseganju cilja ali namena,
- Koliko časa, ki ga pričakujete, bo potrebno za razpravo o posameznem artiklu,
- Datum in čas sestanka,
- Primerna lokacija, ki bo za sestanek ugodno za vse udeležence,
- Predhodno delo za sestanek. To bo vključevalo vse branje, dokumentacijo , podatke, zapisnike o sestankih s predhodnega sestanka ali kateri koli drug pripravek, ki bo vaš dejanski sestanek uspešen. Ta pripravek je treba priložiti obvestilu o sestanku in dnevnem redu, ko jih distribuirate povabljenim udeležencem.
Poleg zgornjih elementov odločanja bi morali standardni dnevi dnevnega reda zasedanj vključevati:
- Pregledajte namen, agendo in pričakovane rezultate in izdelek.
- Preberite zapisnik predhodne seje.
- Pregled napredka udeležencev pri obveznostih in ukrepih, ki so bili sprejeti na prejšnji seji.
- Beležnica ali vodja mora pregledati zaveze, ki so jih udeleženci na tekočem zasedanju obravnavali kot zadnjo točko dnevnega reda.
Odločite se, kdo mora sodelovati pri izpolnjevanju sestankov
Ko ste se odločili, da je sestanek potreben za doseganje svojega cilja, morate razviti seznam udeležencev.
Vsak delavec ne more sodelovati ali bi moral sodelovati na vsakem sestanku, vabilo pravih udeležencev pa bo povečalo vašo verjetnost za uspeh.
Kako identificirati udeležence, ki so potrebni za izpolnitev vašega sestanka
Udeležence določite za enkratno ali kratko serijo sej ali za redno ali trajno srečanje, tako da si postavite vprašanja, kot so naslednja.
- Kdo mora imeti rešitev, ki jo razvija skupina?
- Kdo je lastnik postopka, o katerem skupina razpravlja?
- Kdo mora vedeti informacije, ki jih distribuirate?
- Kdo lahko zagotovi podatke in dejstva za usmerjanje odločanja?
- Kdo ima izkušnje ali strokovno znanje za skupinsko rabo?
- Kdo mora podpirati izvajanje vseh rešitev ali nalog?
- Kdo mora zagotoviti dovoljenje ali sredstva za doseganje rezultatov sestanka?
- Kdo bi lahko nasprotoval izvajanju kakršnih koli rešitev ali smeri?
Ali potrebujete agendo za redno redno srečanje?
Vsak sestanek ne potrebuje prilagojenega programa. Večina zaposlenih redno organizira sestanke za svoje oddelke ali delovne skupine. Imate tudi ekipe in projekte, v katerih sodelujete.
Tekoči projekt morda ne bo zahteval novega dnevnega reda za vsak sestanek, vendar bo vaša ekipa dobro služila s sprejetjem standardnega pristopa k vašem sestanku.
Redno načrtovani sestanek zaposlenih je razdeljen na tri segmente, za katere ima vsak standardne točke dnevnega reda: informativne postavke, elemente dejavnosti in načrtovanje naprej.
Sestavine dnevnega reda sestankov redno predvidenih sestankov
Informativni elementi
Zapišite vse točke dnevnega reda, ki so informativne za vsako srečanje. Na primer, vodja posodablja skupino o izidih višjega vodstva.
Akcijski elementi
Na dnevni red postavite vse elemente, za katere pričakujete, da jih bo skupina želela pregledati na vsakem rednem sestanku. Na primer uspešnost proračuna za časovno obdobje in določitev prihrankov stroškov in stalnih izboljšav, ki jih skupina načrtuje za dosego.
Naprej načrtovanje
Na dnevni red postavite vse elemente, ki jih želi skupina vnaprej načrtovati ali se pripraviti. Na primer, kratkoročne cilje za naslednji mesec ali potrebo po sodelovanju s sodelavci pri prihajajočih nalogah.
Če upoštevate te smernice, ko razvijate svoj dnevni red srečanja, povečate verjetnost, da bo vaš sestanek dosegel rezultate.
Sample Meeting Agenda za redno načrtovano srečanje
Uporabite ta vzorčni program za redno načrtovano srečanje, s čimer zagotovite, da vaš sestanek proizvaja rezultate, ki jih iščete.
- Ogrevanje in pozdravi. Razmislite o kratkem ledu, odvisno od pogostosti skupine.
- Pregledajte namen, agendo in pričakovane rezultate in izdelek.
- Preberite zapisnik predhodne seje.
- Zagotovite ustrezne informacije o oddelkih in podjetjih, ki jih potrebuje ekipa.
- Razmislite o napredku pri ukrepih, akcijskih načrtih in obveznostih. Pregled napredka skupine glede ciljev.
- Razpravlja in sprejema odločitve o točkah dnevnega reda za to sejo.
- Določite naslednje korake.
- Ugotovite namen, izid in dnevni red naslednjega sestanka.
- Ob koncu sestanka bi moral beležnik pregledati zaveze, ki so jih ljudje sprejeli med sejo.
- Določite kakršno koli pomoč, ki jo potrebujejo osebe, ki niso v skupini, in dodelite udeležence, da vzpostavijo stik.
- Ugotovite, kdo zunaj udeležencev srečanja mora vedeti, kaj in se odločite, kako boste dosegli komunikacijo.
- Pošljite minute v roku 24 ur od sestanka ali takoj, če si beležnik vzame obvestila elektronsko (norma).
Bolj povezano z vodenjem učinkovitejših srečanj