Lahko načrtujete, vodite in upravljate sestanek za pridobivanje rezultatov
Če zanemarite katero koli od možnosti za upravljanje srečanj , vaši sestanki in ekipe ne bodo nosili sadja, ki ga želite od trenutka, ko boste investirali. Vzemite teh dvanajstih nasvetov o upravljanju sestankov, da bi svoje udeležence vodili, da bi dosegli pričakovane, pozitivne in konstruktivne rezultate.
Kaj storiti pred srečanjem, da zagotovite učinkovite sestanke
Dejanja pred sestankom določajo podlago za doseganje rezultatov srečanja. Lahko naredite vse potrebne nadaljnje ukrepe, vendar brez učinkovitega načrta srečanja za začetek, vaši rezultati vas bodo razočarali. Ti nasveti vam bodo pomagali pri načrtovanju in izvajanju srečanja.
Načrtujte srečanje
Učinkovita srečanja, ki proizvajajo rezultate, se začnejo z načrtovanjem srečanj. Najprej ugotovite, ali so potrebni drugi zaposleni, ki vam bodo pomagali načrtovati srečanje. Potem se odločite, kaj želite doseči s sestankom. Določite dosegljive cilje za srečanje.
Cilji, ki jih določite, bodo določili okvir za učinkovit načrt srečanj. Kot pravi Stephen Covey v sedmih navadah visoko učinkovitejših ljudi , "začni z mislijo na konec". Namen vašega srečanja bo določil cilj srečanja, dnevni red srečanja in udeležence srečanja, ki jih potrebujete za dosego tega cilja.
Prepričajte se, da potrebujete srečanje
Ko boste razvili svoj načrt srečanja, zagotovite, da je srečanje primerno sredstvo za doseganje zastavljenih ciljev. Načrtovanje in organiziranje srečanja je drago, če upoštevate čas udeležencev, zato si prizadevate ugotoviti, da je sestanek najboljša priložnost za rešitev problema, izboljšanje procesa ali priprava stalnega načrta.
Morda boste ugotovili, da lahko cilje srečanja dosežete z elektronsko razpravo ali z distribucijo in zahtevo po informacijah prek novic podjetja. Prepričajte se, da je sestanek potreben in ne le za vas bolj primeren - rezultati udeležencev srečanja bodo boljši, ko boste dejansko upoštevali njihove potrebe.
Zagotoviti ustrezno udeležbo na sestanku
Če je srečanje ustrezno sredstvo za doseganje svojih ciljev , preverite pri udeležencih, ki se morajo udeležiti srečanja, da bi uspeli. Potrebni udeleženci morajo biti na voljo za udeležbo na seji.
Sestanek prestavite namesto srečanja brez ključnih članov osebja. Če delegat prisotne v kraju ključnega odločanja, se prepričajte, da je imenovani uslužbenec pooblaščen za sprejemanje odločitev ali odloži sestanek.
Porazdelite in pregledajte pred delom pred sestankom
Koliko srečanj ste se udeležili, ki so se začeli z vodjem srečanja, ki je posredoval razpredelnico izročkov ali projiciral slide Microsoft PowerPoint za razpravo? Frustrirajuće? Veš da. Sestanek postane bralna skupina, ki je komaj produktivna za doseganje ciljev.
Ko so namenjeni sestanki za sprejemanje odločitev in odgovori na vprašanja, je bralna skupina sramotna izguba časa ljudi.
Srečanja lahko naredite najbolj produktivne in zagotovite rezultate, tako da zagotovite potrebno pred-delo pred dejanskim sestankom. Zagotavljanje pred-dela, grafikonov, grafikonov in bralnega gradiva 48 ur pred srečanjem vpliva na uspeh pri srečanju. Več časa priprave, ki ga dodelite, bodo za vaše srečanje bolje pripravljeni ljudje.
Dokumentacija, ki vam bo pomagala doseči cilje srečanja, vključuje poročila; podatki, grafikoni in povezave do konkurenčnih informacij, prodajnih mesecev in proizvodnih načrtov; Diapozitivi Microsoft PowerPoint, ki prikazujejo ključne točke razprave; in zapisnik o sestankih , ugotavlja in spremlja prejšnje ali sorodne sestanke in projekte.
Pred delovnim časom, celo s povezavami za branje informacij, ki so pravočasno porazdeljene, z resnim pričakovanjem, da bodo udeleženci prebrali pred-delo pred sejo, pomaga zagotoviti, da vaš sestanek uspe.
Med srečanjem za zagotovitev učinkovitih srečanj
Učinkovita uporaba časa srečanja zbuja navdušenje za temo. Ustvarja zavezanost in občutek uspeha udeležencev. Ljudje se počutijo del nekaj večjega od njihovih vsakodnevnih izzivov. Zato bo dobro olajšano, aktivno srečanje, ki določa fazo spremljanja, ustvarilo rezultate srečanja.
Učinkovito olajševanje sestanka
Vodja srečanja postavlja pozitiven, produktiven ton za interakcijo med udeleženci srečanja. Učinkovito olajševanje sestankov se začne s pregledom ciljev ali pričakovanih rezultatov in dnevnega reda. Posrednik pomaga članom skupine ostati osredotočen in produktiven.
Načrt sestanka in dnevni red sta določila okvir srečanja. Učinkovit moderator, ki vodi udeležence na progi, zagotavlja izpolnitev pričakovanih in želenih rezultatov sestanka.
Uporabite pred-delo na sestanku
Uporabite ali sklicujte prednapetost in druge informacije, ki so bile pred sestankom na sestanku. Povečate potrebo, da udeleženci preživijo potreben čas, da pregledajo gradivo, ki je sestavni del doseganja želenih rezultatov.
Vaši udeleženci se bodo pripravili pred udeležbo na sestankih in rezultati bodo prinesli pričevanje o trdni pripravi in vodenju . Nihče ne želi, da bi bil videti nepripravljen, nezainteresiran, ali ne prispeva v očeh svojega soigralca.
Vključite vsakega udeleženca v akcije
Vsaka delovna skupina ima različne osebnosti, ki se pojavljajo na sestankih. Imate mirne sodelavce in ljudi, ki skušajo prevladovati nad vsako platformo. Ne glede na to, ali olajšate ali se udeležite srečanja, morate vključiti vsakega udeleženca v izpolnjevanje ciljev srečanja.
To zagotavlja, da se vsak udeleženec vlaga v temo srečanja in v nadaljnje spremljanje. Več rezultatov boste dosegli s celotnim potegom ekipe, kot z enim prevladujočim osebjem, ki poskuša potisniti vse ostale hribe.
Ustvarite načrt za uspešno spremljanje sestanka
Na sestanku naredite nadaljnji načrt z elementi za ukrepanje. Učinkoviti načrti vključujejo naslednje.
- Posebna delovna točka,
- ime osebe, ki se je zavezala, da bo "lastnica" izpolnitve elementa ukrepa,
- datum zapadlosti postavke ukrepa in
- sporazum o tem, kaj pomeni dokončanje ukrepa.
Pogovorite se o dejanskih scenarijih in ovirah za uspeh, ki bi jih lahko člani tima imeli, ko poskušajo doseči elemente, ki bodo prinesli zahtevane rezultate. Nastavite čas za vaš naslednji sestanek, če je potrebno, medtem ko so udeleženci prisotni.
Po srečanju za zagotovitev učinkovitih srečanj
Ukrepi in načrtovanje pred in med srečanjem igrajo veliko vlogo pri vam pomagajo pri doseganju pričakovanih, pozitivnih in konstruktivnih rezultatov. Tvoja dejanja po srečanju so prav tako ključna. Spremljanje na naslednjem naćrtovanem sestanku nikoli ni dovolj, da bi zagotovili rezultate.
Objavi zapisnik o sestankih
Začnite z objavo zapisnika in akcijskega načrta v 24 urah. Ljudje bodo najučinkoviteje prispevali k rezultatom, če bodo takoj začeli s takojšnjimi dejanji. Imajo še vedno spomin na srečanje, razpravo in utemeljitev za izbrano smer.
Ostajajo navdušeni in pripravljeni na začetek. Zamuda pri razdelitvi minut bo škodovala vašim rezultatom, saj večina ljudi čaka, da pridejo minute, preden se začnejo spoprijeti z njimi.
Učinkovito spremljanje sestanka
Upoštevanje in upoštevanje rokov in spremljanje vam bo pomagalo doseči rezultate s sestankov. Rok je bil določen na sestanku. Po srečanju mora vsaka oseba z akcijsko postavko izdelati načrt za osebno izpolnitev svoje obveznosti.
Ne glede na to, ali napišejo korake pri načrtovalcu, naloge prenesejo na drugo osebo ali opravijo nalogo, je posameznik odgovoren za nadaljnje ukrepanje.
Tudi načrtovalec srečanj. Rezultate srečanja lahko izboljšate tako, da spremljate vsako osebo, ki ima srednjo pot med sestanki. Vaš cilj je preveriti napredek in zagotoviti, da se naloge izvajajo. Ne pozabite, da to, kar ste vprašali, postane izpolnjeno.
Odgovornost za spremljanje na naslednjem sestanku
Si kdaj sedel na nadaljevalnem sestanku, ki je bil sestavljen iz vsakega udeleženca, ki je skupini povedal, zakaj niso mogli izpolniti svoje obveznosti? Rezultat je obžalovanja vreden. Uvedba norme ali po meri odgovornosti za rezultate se začne zgodaj v vašem srečanju.
Spremljanje, ki ga posreduje posrednik med srečanji, pomaga, vendar mora skupina preprečiti nesprejemljivost obveznosti . Poročilo o napredku in rezultatih na naslednjem sestanku in pričakujemo, da bo vse doseženo. Druga možnost je, da na naslednjem sestanku preverite napredek, in če je za napredek resnična cesta, ugotovite, kako nadaljevati.
Razprava o postopku srečanja za nenehno izboljševanje
Praksa razlaganja vsakega sestanka je močno orodje za stalno izboljševanje. Udeleženci se pogovarjajo o tem, kaj je bilo učinkovito ali neučinkovito glede trenutnega postopka srečanja. Prav tako razpravljajo o napredku, ki ga čutijo skupina, na temo, na kateri je potekal sestanek.
Z neprestanim izboljševanjem na drugi ravni uspešne ekipe razpravljajo o celotnem projektu in procesu, da bi ugotovile, kako učinkovito so jim uspeli ustvariti rezultate. Prihodnji sestanki odražajo oceno. Srečanja se razvijajo kot še učinkovitejše orodje za ustvarjanje rezultatov organizacije.
Zaključek
Rezultati so dosegljivi in predvidljivi iz dobro načrtovanih in izvedenih sestankov. Upoštevajte ta dvanajst priporočil, s katerimi zagotovite, da udeleženci srečanja dosežejo pričakovane, pozitivne in konstruktivne rezultate od trenutka, ko vlagajo v sestanke. Vaša organizacija bo nagradila vaš dosežek in sodelavci vas bodo všeč, ko boste uporabili te učinkovite nasvete za srečanja.