Kako (in zakaj) zabeležite zapisnik o sestankih
Zapisniki običajno vključujejo:
- imena udeležencev,
- obravnavane točke dnevnega reda ,
- odločitve udeležencev,
- nadaljnje ukrepe, ki so jih udeleženci zavezali,
- roki za izpolnitev obveznosti in
- vse druge dogodke ali razprave, vredne dokumentiranja za prihodnji pregled ali zgodovino.
Zgledni zapisniki se osredotočajo na odločitve, sprejete na sestanku, in na obveze udeležencev. Zaveze spremljajo datumi roka in vsi drugi podatki, potrebni za skupno razumevanje udeležencev srečanja.
Zasedanje zapisnikov kot zgodovinskih dokumentov
Kot zgodovinski dokument so koristni tudi za dokumentiranje ključnih idej ali razprav, ki so privedle do odločitve. Na primer, odgovorite na vprašanja kasneje, ko član skupine pravi: "Kaj smo kdaj razmišljali, ko smo izbrali ta cilj."
Učinkovite minute sestanka kažejo pet možnosti, o katerih se je ekipa razpravljalo, in ključni razlog, zakaj je bil izbran med drugimi razpoložljivimi potmi.
Učinkovite minute sestanka za tipično poslovno srečanje ni treba zapisovati vsake razprave.
Prav tako ne potrebujejo in ne smejo navesti, kdo je rekel kaj. Prav tako ne bi morali dokumentirati, kar vsak udeleženec podrobno navaja. V danem primeru učinkovito beležko povzema razpravo namesto zapisovanja vsake besede.
(Zavedajte se, da je to pravilo drugačno za druge vrste srečanj v primerih, kot so pravni ukrepi, sodni zaslišanji in podobno.
V teh minutah je potreben natančen zapis pogovora in izjav.) Toda vaš tipičen sestanek na delovnem mestu ne.
Kdaj in kako deliti zapisnik
V idealnem primeru se zapisniki sestankov razširijo na udeležence sestanka elektronsko ob koncu seje. Na ta način udeleženci takoj obvestijo svoje obveznosti in roke. Če to ni mogoče (na primer, želi uporabnik beleženja čiščenja napak), mora bralec zapisati zapisnik sestanka v roku 24 ur po seji.
Minute služijo kot opomin članov skupine zavez, ki so bile sprejete na sestanku. Pomagajo udeležencem, da svoje obveznosti za srečanje prenesejo na svoje koledarje in naredijo sezname. Opozarjajo na vsako točko, ki mora doseči udeležence pred naslednjim sestankom.
(To lahko odpravi eno od najpomembnejših problemov s srečanji, na splošno - posredovanje informacij na sestanku, tako da udeleženci preživijo branje, ne pa interakcijo.) Konec koncev, ni interakcija točka srečanja? Za karkoli drugega imate orodja, kot so elektronska pošta in Yammer.
Pred začetkom naslednjega srečanja boste pregledali svoje predhodne sestanke, da jih bodo lahko preverili za pravilnost in naslednje korake.
Zapisi zapisnikov učinkovito prispevajo k uspešnim sestankom, če so zapisniki ustrezno napisani in razdeljeni pravočasno. To še posebej velja, ko je skupina oblikovala močne norme, ki podpirajo njen poslovni uspeh .
Kako se organizacije lotevajo sestankov?
Bistvenega pomena za uspeh sestanka , zapisovalec ali zapisovalnik dokumentira srečanje za udeležence, zgodovino in zaposlene, ki morajo vedeti, kaj se je zgodilo na sestanku. Brez zapisnika o sestanku so možnosti za uspeh srečanja manjše.
Uslužbenec, ki se sestane na sestanku, je navadno član skupine in ima svoje pripombe med udeležbo na sestanku. Na sestankih, ki imajo pravne ali vladne postopke, posledice ali zahteve, kot so zaslišanja, zahtevani sestanki odborov ali oddaje, posameznik, ki ne sodeluje, vodi uradni zapisnik in pogosto evidentira postopek.
Zaposlenec, ki zapisuje zapisnik, mora imeti uho, da natančno evidentira podrobnosti. Zaposlenec mora učinkovito opravljati več nalog tudi za udeležbo na sestanku med zapisovanjem zapisnika.
Na nekaterih srečanjih isti delavec zaseda zapisnik na vsakem sestanku. V drugih je vloga minutnega prestopnika od zaposlene do zaposlenega. Kot srečanje z vodstvom , vloga beležnice gradi vodstvo , komunikacijo in učinkovito srečanje z vodilnimi sposobnostmi.
Kakšne so zahteve za zapisovalca zapisnika?
Zahteve za snemalnika ali beležnice vključujejo:
- Sklep natančno zabeležite odločitve, zaveze in glavne točke za razpravo na sestanku.
- Zapišite elemente dejanj, s katerimi se srečujejo člani, ki so se zavezali k temu, skupaj z datumom zapadlosti, ki so ga člani storili. Akcijski predmeti imajo pripisano ime, vendar splośna razprava ne każe, kdo je rekel kaj na neformalnih srećanjih na delovnem mestu.
- Na koncu sestanka pregledajte glavne odločitve in naloge ali prostovoljne zaveze in ukrepe za ukrepanje, da lahko udeleženci pred zapustitvijo zasedanja pregledajo in se dogovorijo o dogodkih in obveznostih.
- Vodja sestanka lahko zaprosi bralca, da občasno razpiše razpravo med sestankom.
- Pri tekočih serijah sestankov beležnica traja minuto, da pregleda zapisnik sestanka na začetku naslednjega sestanka. Sodelavci lahko dodajo ali popravijo vse, kar se ne strinjajo v zapisniku.
- Razdelitev kopije zapisnika seje v 24 urah po sestanku je bila standardna priporocila vodij za sestanke za leti. Zdaj je rekorder najverjetneje vzel minuto na elektronski napravi, kot je prenosni računalnik ali iPad. Torej, bralec naj razporedi beležke sestanka po hitrem pregledu črkovanja, slovnice in jasnosti - pogosto na ali v nekaj minutah od sestanka.
Diktafon je vloga, ki mora imeti sestanek, da udeleženci zagotovijo, da se rezultati srečanja sporočijo in ukrepajo. Brez opomb se morajo udeleženci sprijazniti z drugimi udeleženci. Zajamčeno, to ni dober načrt.
Dokumentacija o sestanku beležnice je potrebna za uspeh sestanka, prav tako kot je dokumentacija potrebna za izboljšanje uspešnosti zaposlenih.