Glej vzorce pravilne in nepravilne dokumentacije v človeških virih
Dokumentacija o evidenci o zaposlovanju
Dokumentacija je pisni zapis dejanj zaposlenih, diskusije, incidenti izvajanja treniranja , kršitve politike, disciplinski ukrepi, pozitivni prispevki, nagrade in priznanja, preiskave, neizpolnjevanja zahtev in ciljev, ocenjevanja uspešnosti in še več.
Dokumentacija omogoča delodajalcu ali delavcu, da ohrani pisni zapis o dogodkih in razpravah, ki so se zgodile okoli določenega dogodka. Dokumentacija delovnega razmerja zagotavlja pisni zapis, ki je morda potreben za podporo takšnim dejanjem, kot so promocija zaposlenih, zvišanje plač zaposlenih in disciplinski ukrepi, vključno s prenehanjem zaposlitve .
Dokumentacija o zaposlenih je na splošno tako pozitivna kot negativna, kadar je to potrebno. To je dejansko in ne presojanje. Opisuje dogodke, ko se ne pojavijo mnenja in misli o dogodku. Dokumentacija opisuje tudi dejanja, ki so bila opravljena v pomembnih primerih, na primer, ko nudite formalno priznanje zaposlenih ali disciplinsko ukrepanje.
Ne pozabite, da morate dokumentacijo ustvariti čim bližje tem, ko se incident pojavi, tako da je dokumentacija pravočasna, podrobna in natančna.
V pravnem postopku je dokumentacija o preteklem delovanju zaposlenega pogosto ključnega pomena za izid, s katerim delodajalec doživi dogodek.
Cilj je prikazati pošteno sliko delovne uspešnosti zaposlenega, ne da bi se osredotočili izključno na negativna dogajanja.
Vrste dokumentacije
Pravilniki, postopki, priročnik za zaposlene in načrti za uspešnost so tudi dokumenti, ki zapisujejo pričakovano ravnanje zaposlenih in zahteve na delovnem mestu za vzdrževanje urejenega in poštenega delovnega mesta, v katerem zaposleni vedo, kaj se od njih pričakuje.
Dokumentacija je tudi pisni zapis o izjavah obtoženca, obtoženca in priče za neprimerne dogodke na delovnem mestu, ki vključujejo kršitve zaposlenih, kot je spolno nadlegovanje .
Dokumentacija je lahko formalna in zadržana v osebni datoteki zaposlenega . Zaposleni naj bi podpisali to dokumentacijo, da bi potrdili, da sta prejeli kopijo in pregledali vsebino. (Podpis ne pomeni dogovora z izjavami v dokumentaciji.)
Ta dokumentacija vključuje tudi stalne evidence kot podpisano prijavo za zaposlitev, pisne reference zaposlovanja , gradiva za prijavo, kot so povzetki in dopisi, ter pregledi v ozadju. Razen v datoteki osebja zaposlenih, se prav tako vzdržuje dokumentacija kot obrazec I-9, ki preverja upravičenost delavca do dela v ZDA, kot tudi zdravstvene zapise, zapise FMLA in podobno.
Dokumentacija je lahko tudi neformalna, kot v vodstveni evidenci o njegovih razpravah z zaposlenim v teku enega leta. Pomembno je, da upravljavci hranijo to dokumentacijo za vse svoje poročevalce; noben delavec ne bi smel biti izpostavljen zaradi uspešnosti. (To bi lahko kasneje razumeli kot diskriminacijo.)
Uporaba dokumentacije
Priporočljiva je tudi dokumentacija kritičnih incidentov, bodisi pozitivnih ali negativnih, tako da imajo vodstvo evidence uspešnosti zaposlenih v določenem časovnem obdobju.
Dokumentacija se v organizacijah uporablja na druge načine. Te lahko vključujejo postopke, delovna navodila in navodila za računalniško programsko opremo, da navedete nekaj, toda za namene funkcije človeških virov so to pogosta uporaba dokumentacije. In to so navodila o pravilnem dokumentiranju.
Vzorčne dokumentacije
Dokumentacija o uspešnosti zaposlenega vam bo omogočila disciplinirati , prenehati ali pravično spodbujati, nagrajevati in prepoznavati zaposlene. Brez dokumentacije je, da je primer za katerokoli od teh ukrepov težak in potencialno tvegan za delodajalca.
Delodajalec se mora izogibati morebitnim obtožbam o diskriminatorni obravnavi zaposlenih .
Na podlagi zakonitosti, dobri delodajalci želijo ustvariti delovno okolje, ki bo pošteno, dosledno in podpiralo zaposlitvene cilje in načrte kariere.
To okolje podpira vodstvena strokovna dokumentacija o uspešnosti zaposlenih - hvalevredno obnašanje in dejanja, ki potrebujejo popravke ali izboljšave. Prej je bilo podrobneje razpravljano, kako dokumentirati. Ti vzorci vam dajejo več primerov ustrezne dokumentacije.
Vzorci dokumentacije
Napačna :
Mark je običajno pozno za delo. Mark ne preveč dela.
Desno :
1. april: Mark je pozval bolne in zamudil 8 ur dela.
4. aprila: Mark je prišel na delo ob 10. uri, dve uri pozno od predvidenega začetnega časa.
6. aprila: Mark je predvidel zdravniško sestanek in potem ostali doma, da bi namestili novo peč.
12. april: Mark je pozval bolne in zamudil 8 ur dela.
Napačna :
Mary je nezanesljiva. Skoraj nikoli ne dela, kar je storila.
Desno :
2. maj: Mary je obljubila, da bo prvi osnutek predloga izdelka na voljo za pregled na današnjem tedenskem srečanju. Mary ni pripravila osnutka dokumenta, kot je bilo pričakovano. Rekla je, da je bila preveč zaposlena in ljudje, ki jim je bila potrebna pomoč, niso prišli nazaj z njo.
Manager je odgovoril: Kakšno pomoč ste potrebovali? Informacije? Kdo se ni vrnil k tebi in kaj si potreboval od njih?
Carl in Michael sta morala posodobiti Mary o njihovem napredovanju.
Zakaj ste tako zasedeni, da niste imeli časa, da spremljate svoje obveznosti? Prevzame preveč obveznosti z omejenim časom, da jih izpolni.
Kaj lahko storim, da vam pomagam?
Kdaj boste osnutek dokumenta na voljo za pregled?
Ti vzorci ponujajo pregled, kako izgleda učinkovita dokumentacija, v primerjavi z dokumentacijo, ki je napisana nepravilno. Upoštevajte ta nasvet za učinkovito in zakonito dokumentiranje pravilnikov, uspešnosti in dogodkov na delovnem mestu.
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.