Definicija in opis HRIS-a
Običajno zapakirane kot zbirka podatkov, na stotine podjetij prodajajo neko obliko HRIS in vsaka HRIS ima različne zmogljivosti.
Svoje podjetje HRIS natančno izberite glede na zmogljivosti, ki jih potrebujete v vašem podjetju. Ker so HRIS postali vse bolj izpopolnjeni, je izbira postala dovolj, da praktično paralizira oddelek za kadrovske zadeve .
Ključne ugotovitve, ko pogledate vaše možnosti HRIS
Izbira HRIS-a je stresna situacija, saj obstaja veliko možnosti. Izbiranje možnosti, ki so najboljše za vaše potrebe v vašem podjetju, je izziv. Tudi premikanje informacij, ki jih zagotavlja vsak sistem, je izziv.
Prodajalce pogosto naročajo prodajalce, ki vam verbalno povedo, da bo sistem ustrezal vašim potrebam. Prepričajte se, da to preverite z več viri, vključno s trenutnimi strankami, spletnimi skupinami za razprave, LinkedIn, drugimi člani SHRM in pregledi Google.
To so drugi dejavniki, ki jih je treba upoštevati, ko izberete svoj HRIS.
- Ne pozabite, da tudi če je vaše podjetje danes le nekaj ljudi, ima lahko v prihodnosti dvakrat toliko ali celo 10-krat več zaposlenih, zato izberite sistem, ki lahko raste z vašim podjetjem.
- Drug ključni dejavnik, ki ga morate upoštevati, je, da mnogi HRIS lahko dosežejo le del tega, kar potrebujete za avtomatizacijo. V teh primerih boste želeli prepričati, da komponente vseh dodatkov ali dodatnih sistemov delujejo brezhibno. Spet ne vzemite besede prodajalca o sistemih, ki delajo skupaj. Naredite svoje raziskave.
- Preverite tudi, katere vrste usposabljanja in stalno podporo so na voljo za vaše osebje. Prav tako morate zagotoviti, da so obljube prodajnega svetovalca o usposabljanju in nadaljnjem spremljanju po nakupu zapisane neposredno v vašo pogodbo za nakup HRIS-a. In preverite pri drugih organizacijah, da zagotovite, da ima vaša izbrana družba dosedan in koristno podporo.
Funkcionalnost boljših izbir HRIS-a
Značilno je, da boljši kadrovski informacijski sistemi (HRIS) na splošno zagotavljajo:
Upravljanje vseh informacij o zaposlenih . Podatki, kot so imena, naslovi, naslovi in plače, so osnovni začetek. Zgodovina plač in zgodovine, strukture poročanja, zgodovine ocenjevanja uspešnosti in druge kritične informacije o zaposlenih.
Dokumenti , povezani z družbo , kot so priročniki za zaposlene, postopki evakuacije v nujnih primerih in varnostne smernice.
Upravljanje prednosti, vključno z vpisom , spremembami stanja in posodabljanjem osebnih podatkov. V idealnem sistemu lahko zaposlenim omogočite, da pogledajo in pregledajo svoje podatke, vključno s sledenjem počitnicam.
Popolna integracija s plačnimi in drugimi finančnimi programi in računovodskimi sistemi podjetja . Ko so ti povezani, lahko zagotovite, da so plače pravilne.
Nikoli ni nobene razlike med tem, kaj je uradna plačila in podatki, ki jih ima plačilni list. Če se sistemi ne vključijo, je enostavno posodobiti plačo v enem sistemu in ne v drugi.
Sledenje prosilcem in nadaljevanje upravljanja: ko je vaš sistem brezhiben, lahko zaposlenec klikne najeti gumb in vsi podatki od prosilca se prenesejo na zaposlitveno stran stvari. To prihrani toliko časa, ker vaš vnos podatkov in dokumentacija praktično izginejo.
Če prosilec vloži vlogo za svoje podatke, lahko zagotovite točnost. Če je ponudbeno pismo ustvarjeno iz istega sistema kot plačilni sistem, se bo plača popolnoma ujemala in ne bo prišlo do nesporazuma.
Načrti za razvoj uspešnosti: ni dovolj, da bi imeli načrte, če so zapisani v osrednjem sistemu, potem lahko brez težav sledijo zaposlenemu iz položaja v položaj.
Višje vodstvo lahko vodi poročila, da vidi, kje so ljudje in kaj načrtujejo posamezni šefi v smislu načrtovanja nasledstva za njihove prihodnosti.
Disciplinski ukrepi: Pomembno je, da spremljate, kdo je bil začasno ukinjen, podrejen ali so se z njimi zabeležili negativni ukrepi, tudi po tem, ko zaposleni zapusti vašo organizacijo. Ko podjetje pokliče in zahteva nekdanjo referenco zaposlenega , je administratorju v kadrovskem oddelku težko poiskati in poročati, ali je oseba upravičena do ponovne zaposlitve ali ne.
Evidenca o usposabljanju: To je še posebej pomembno v podjetju, kjer se zahtevajo potrdila in licence. V drugih podjetjih zapisi o usposabljanju morda nimajo te stopnje pomembnosti, vendar lahko še vedno ugotovite, da so informacije koristne, ko razvijate svoje zaposlene, ključni dejavnik, ki ga želijo z delom.
Če povzamemo, HRIS, ki najbolj učinkovito služi podjetjem, sledi tem podatkom:
- prisotnost in uporaba PTO ,
- plače in zgodovina,
- plačilnih razredov in položajev,
- načrti razvoja zmogljivosti ,
- prejeto usposabljanje,
- prejeti disciplinski ukrep ,
- osebne podatke o zaposlenih in občasno,
- upravljanje in ključni načrti zapuščin zaposlenih,
- velika potencialna identifikacija zaposlenih in
- sledenje prosilcem, anketiranje in izbor.
Koristi pravega HRIS-a
Učinkovit HRIS nudi informacije o vsem, kar družba potrebuje za sledenje in analizo zaposlenih, nekdanjih zaposlenih in prosilcev. Vaše podjetje bo moralo izbrati kadrovski informacijski sistem in ga prilagoditi svojim potrebam. Če je vaše podjetje na poti rasti, izberite sistem, ki lahko raste z vami.
To je precej poceni za izvajanje osnovnega HRIS-a, vendar se prepričajte, da karkoli izvajate ustrezajo dejanskim potrebam vašega podjetja. Ali želite biti sposobni voditi poročila o prometu? Post organizacijske karte?
Dovolite upraviteljem, da elektronsko dostopajo do prejšnjih ocen uspešnosti? Ali želite, da se vse naredi s pomočjo kadrovske službe ali pa želite, da upravljavci sami dostopajo do informacij?
Z ustreznim HRIS-om osebje Kadrovskih služb zaposlenim omogoča, da naredijo lastne prednosti in posredujejo spremembe ter s tem osvobodijo kadrovsko osebje za bolj strateške funkcije . Poleg tega se olajšajo podatki, ki so potrebni za upravljanje zaposlenih, razvoj znanja, karierno rast in razvoj ter enako obravnavanje.
Na koncu lahko upravljavci dostopajo do informacij, ki jih potrebujejo, zakonito, etično in učinkovito podpirajo uspeh svojih zaposlenih, ki poročajo. Lahko vodijo svoja poročila in v sistem vključijo načrte za pomoč pri dedovanju.
Informacijski sistem za človeške vire (HRIS) je programska ali spletna rešitev za vnos podatkov, sledenje podatkom in potrebe po podatkih o kadrovskih storitvah, plačilnih listinah, upravljanju in računovodstvu znotraj podjetja.
Običajno zapakirane kot zbirka podatkov, na stotine podjetij prodajajo neko obliko HRIS in vsaka HRIS ima različne zmogljivosti. Svoje podjetje HRIS natančno izberite glede na zmogljivosti, ki jih potrebujete v vašem podjetju.