Vprašanja, kako zahtevati določanje potreb HR informacijskih tehnologij
Toda kako HR in drugi vodstveni delavci vedo, da izbirajo najboljšo kadrovsko informacijsko tehnologijo za upravljanje vseh podrobnosti in da bo rešitev, ki jo bodo izbrali, stala na test časa?
V nadaljevanju so ključna vprašanja, ki jih je treba vprašati in odgovoriti pri izbiri informacijske tehnologije kadrov.
- Kakšna je stopnja prožnosti in razširljivosti, ki jo nudi programska oprema za informacijsko tehnologijo HR? Strokovnjaki s področja HR morajo ugotoviti, ali programska oprema lahko uvaža podatke iz več Excelovih preglednic, podatkovnih baz in papirnih dokumentov ter ravni, s katero se lahko poveže z vsemi vrstami drugih sistemov in potrebnih podatkov.
Programska oprema bi morala imeti možnost sprejeti in filtrirati podatke iz več virov. V idealnem primeru bi moral biti ta postopek avtomatiziran. Mnoge spletne rešitve za vpis zahtevajo, da se podatki ročno manipulirajo, preden lahko odprejo prevoznika, da posodobijo svoje sisteme. Avtomatizacija obrazca za posodobitev, razpored prenosa in način dostave lahko pomaga odpraviti težave z obračunavanjem in upravičenostjo. - Ali bo programska oprema sposobna sprejeti podjetje HR in ugodnosti prevoznikom? Resnično sposoben vpisni mehanizem bo ocenil vsako dejavnost vpisa in uporabil potrebno kombinacijo pravil, sporočil, pozivov in možnosti, posebej zasnovanih za izpolnjevanje natančnih zahtev za upravičenost. Programska oprema mora upoštevati vsa pravila o upravičenosti, ki jih imajo družba in prevozniki.
- Ali bo informacijska tehnologija HR sposobna rasti in lestvice z organizacijo? VP bi moral oceniti sposobnost tehnologije za rast, saj podjetje zaposluje nove zaposlene , pisarne, spremembe koristi in pravila. VP bi se moral vprašati o pragovih za vsakega od teh elementov.
- Ali se lahko programska oprema HR informacijske tehnologije integrira z drugimi sistemi? Plačilne in druge funkcije pogosto delijo večino istih informacij kot upravljanje z ugodnostmi . VP lahko pridobi večjo učinkovitost, kadar se podatki in drugi podatki o zaposlenih, vneseni v en sistem, delijo z drugim sistemom. Sledenje zaposlovanju zaposlenih je še ena potrebna funkcija.
- Kdo je odgovoren za izvajanje ali gradnjo rešitve? Katera raven usposabljanja je vključena? Nekatere rešitve zahtevajo odjemalca, da se zelo ukvarja z začetnim izvajanjem, kar je lahko presenetljivo za že zaposlenega kadrovskega skrbnika.
VP bi moral imeti jasno razumevanje ravni usposobljenosti in tehničnega strokovnega znanja, ki se bo zahtevalo, in pričakovanega časa. Izpraševalci ponudnikov rešitev na to temo lahko zagotovijo vpogled v subtilna področja, ki se na začetku lahko zdijo preprosta, vendar so pomembna tehnološka znanja. HR lahko nato določi posebne naloge, ki so lahko tako zapletene, da lahko realno ovirajo dokončanje, kar lahko zmanjša vrednost HR informacijske tehnologije in donosnost naložbe. - Če je vključeno usposabljanje , ali je zaračunana? Oceniti je treba tudi stroške usposabljanja, vključno s potnimi stroški in potnimi stroški za potovanja izven kraja nastanka. VP se mora zavedati vseh trdih in mehkih stroškov, povezanih s sprejetjem informacijske tehnologije s področja HR.
- Kdo bo imel podatke? Odgovor na to vprašanje bi moral biti organizacija za človeške vire . Podjetja bi morala biti sposobna prenesti svoje podatke na vse ponudnike storitev aplikacij (ASP). Če se podatki nahajajo na lastniškem strežniku prevoznika, se lahko družbi včasih zaračunajo dodatne pristojbine, če preklopi prevoznike.
- Katere vrste vzdrževanja in vzdrževanja so potrebne? Ko je programska oprema nameščena na delovne postaje ali strežnike podjetja, so pogosto potrebne redne posodobitve te tehnologije in morda so zapletene za načrtovanje in upravljanje. Posodobitve informacijske tehnologije HR se pogosto samodejno izvajajo s programsko opremo, ki je na voljo na spletu prek ponudnika storitev aplikacijskih storitev (ASP) ali programske opreme kot storitve (SaaS).
- Kateri varnostni ukrepi so vključeni v informacijsko tehnologijo za kadrovske zadeve ? Če je programska oprema na voljo na spletu prek ponudnika ASP ali SaaS, mora ponudnik ponuditi dnevne varnostne kopije, varnostne kopije in dodane zaščitne sloje. Treba bi bilo vzpostaviti dodatne sisteme in postopke, ki bi varovali informacije, ki jih nepooblaščeno osebje izgubi ali dostopa do njih . VP, ob posvetovanju z drugimi menedžerji , mora imeti izključno pristojnost, da odloči, kdo bo imel dostop do informacijske tehnologije HR in v kolikšni meri.
- Ali se bodo zaposleni vpisali v programe prejemkov in v realnem času spremenili svoje osebne podatke in načrtovali izbire? Dostop zaposlenih bi moral biti glede na široko razširjen splošen dostop do računalnikov dan.
Večina zaposlenih ima dostop do interneta doma. Samopostrežba zaposlenih omogoča ogromen potencial za prihranek časa in denarja. Dober samopostrežni sistem bo nemoteno vodil delavce z vnosom informacij o sebi in njihovih vzdrževanih osebah.
Sistem mora jasno predstaviti načrte, ki so na voljo, in zaposlenim omogočiti, da se izberejo po svojih željah, in s čarovniki poenostavijo te postopke v celotnem procesu. Zaposleni morajo biti tudi sposobni dodati vzdrževane osebe in po potrebi spremeniti podatke, 24 ur na dan, sedem dni v tednu, v enem letu.
To so dodatna vprašanja za odgovore, ko ocenjujete potrebe organizacije za človeške vire v vaši organizaciji.
- Ali bo tehnologija zagotovila človeškim virom pooblastilo za odločanje, kdo bo imel dostop in v kolikšni meri? Tehnologija naj bi hkrati s HR zagotavljala zadnjo besedo. VP bi moral imeti pooblastilo za odobritev vseh podatkov, preden se posreduje prevoznikom, določiti pa bi morali tudi obseg, do katerega imajo zaposleni in drugi dostop.
- Katere vrste poročevalskih zmogljivosti so na voljo iz informacijske tehnologije HR? Tehnologija poročanja mora ponuditi več pogledov in formatov (preglednico, PDF, HTML), veliko oceno slike in sposobnost, da se razširijo, da bi okrepili odločanje. VP bi moral imeti možnost, da kadar koli oceni vpis v posebne načrte, neplačane ukrepe in spremembe v demografskih podatkih zaposlenih v zvezi s koristmi in drugimi podatki o zaposlenih.
- Ali programska oprema ponuja posebne funkcije, s katerimi lahko prihranite čas HR? Odvisno od lastnih potreb službenih oddelkov, lahko HR prosi o sposobnosti tehnologije za obdelavo informacij v serijah, upravljanju obvestil in zaračunavanju pravil COBRA , zagotavljanju samopreverjanja in orodij za usklajevanje računov ter specifičnih poročil.
- Ali programska oprema ponuja posebne funkcije, s katerimi lahko HR pomaga bolje komunicirati z zaposlenimi? Nekateri programi HR dajejo prožnost komuniciranja z zaposlenimi na več ravneh - prek množične elektronske pošte, elektronskih oglasnih desk in s posebnimi merili filtriranja (kot so lokacija, oddelek, zavarovalni načrti, status vpisa, status upokojitve in drugi) prek HR informacijski sistem. Ob številnih načinih komuniciranja lahko še naprej avtomatizirajo procese in HR pomagajo bolje ciljati sporočila.
- Ali sistem informacijske tehnologije HR zagotavlja sredstvo za preverjanje in ravnotežje? Poleg tega, da HR omogoča odobritev transakcij, mnogi sistemi HR informacijskih tehnologij prav tako zagotavljajo zmogljivosti za HR, da služi kot vratar pri reviziji prevoznikov, da se prepričajo, da se strinjajo s podatki v sistemu. To lahko:
- preveri točnost prevoznih računov,
-svežite čas in denar,
- pomagala pri pravočasnem vpisu zaposlenih , in
- potrditev upravičenosti, ko se zaposleni odpravijo v oskrbo.
- Kako se bodo informacije izmenjale s prevozniki? In kdo bo odgovoren za to interakcijo? Vključevanje sistema informacijske tehnologije HR bi bilo treba presojati ne le s številom prevoznikov, s katerimi ima programska oprema odnose, temveč po vrsti povezave, ki jo omogoča. Zagotavljanje uspešne interakcije s prevozniki prek programske opreme za upravljanje prednosti zahteva veliko korakov, med drugim:
- zbiranje začetnega podatkovnega popisa podatkov;
- nastavitev začetne integracije za tekočo izmenjavo informacij;
- usklajevanje dnevne ali tedenske interakcije, da se zagotovi, da so podatki prejeti in natančno uporabljeni;
-pregled tekočih posodobitev;
- v skladu z regulativnimi predpisi izpolnjujejo zahteve glede vpisa za vpis; in
- spodbujanje proaktivnega odnosa z vsakim prevoznikom za izboljšanje razmerja izmenjave podatkov.
Poznavanje, kdo je odgovoren za vsako nalogo, je bistven za popolno razumevanje ponudbe izdelkov. Vsak ponudnik programske opreme bo ponudil drugačno stopnjo integracije pri zagotavljanju nekaterih, za vse, nalog, opisanih zgoraj. VP naj bi sodeloval s prodajalci, ki kažejo močne, tekoče, brezhibne odnose z izbranimi prevozniki podjetja.
Mnogi ponudniki omogočajo prenos splošne datoteke ANSI 834, ki jo prevoznik lahko sprejme ali pa ga ne bo sprejel, dejavnik, na katerega pogosto vpliva velikost skupine. Vodje morajo iskati ponudnike, ki ponujajo čiste, potrjene prenose (zagotovijo upravičenost transakcije), prilagojene potrebam vsakega prevoznika, da se izognejo težavam. Prav tako bi morali pogledati ponudnike, ki imajo namensko službo EDI (Electronic Data Interchange) za interakcijo z lastnim, specifičnim jezikom prenosa.
- Katera raven storitev za stranke je zagotovljena? Ali obstaja dodatna pristojbina za storitve? VP bi moral določiti raven dostopa do pomoči, ki je zagotovljena, in kaj pomeni storitev za stranke - spletna pomoč prek baze podatkov, spletnega klepeta, e-poštne podpore, pogovorov z živo osebo ali njihove kombinacije. Glede na občutljivost koristi in druge informacije o HR, morajo upravitelji pričakovati odziv na poizvedbe v roku 24 ur od neposrednega stika, ki lahko pomaga.
- Kakšni so stroški sistema informacijske tehnologije HR in ali prevlada nad koristmi? VP bi moral oceniti celotne stroške sistema informacijske tehnologije HR, vključno z vsemi letnimi, mesečnimi in enkratnimi stroški, skupaj z zagotovljenimi ugodnostmi. Nekoliko dražji sistem lahko več kot plača za razliko s funkcijami, ki zaposlenim omogočajo, da vodijo svoje evidence in nudijo večjo udobje, prihranke časa in natančnost. Te dejavnike je treba upoštevati in pretehtati pri izbiri sistema informacijske tehnologije HR.
Vedno večja je potreba po kadrovskih sistemih informacijske tehnologije. Z osebjem HR, ki najde široko paleto možnosti v sistemih HR informacijske tehnologije, je vedno bolj pomembno analizirati in pretehtati vse razpoložljive možnosti.
Izbira sistema informacijske tehnologije HR bi se morala obravnavati kot naložba, ki bo rasla s potrebami oddelka in družbe . Ta vprašanja vas bodo vodila do ustreznega kadrovskega informacijskega sistema za vaše podjetje.