Zaključek obrazca I-9 za vsakega zaposlenega je resen posel - resno
Vsi zaposleni, državljani in nedržavljani, ki so najeli po 6. novembru 1986, morajo v času najema izpolniti oddelek 1 obrazca I-9.
Delodajalec je odgovoren za zagotovitev, da delavec pravočasno in pravilno izpolni oddelek 1 obrazca I-9.
Delodajalec mora preveriti preverjanje zaposlitve in zagotoviti pravilno izpolnjevanje oddelkov 2 in 3 obrazca I-9. Delodajalci morajo izpolniti oddelek 2 obrazca I-9 tako, da v roku treh (3) delovnih dni od začetka zaposlitve preverijo dokaze iz prve roke (samo izvirne, neiztekle dokumente) identitete in upravičenosti do zaposlitve.
Delavec mora biti fizično prisoten in njegovi izvirni dokumenti morajo biti pregledani osebno. Zaposleni, ki pregleda originalne dokumente, mora podpisati oddelek 2 I-9.
Obrazec preveri, ali ste preverili dve odobreni obliki identifikacije, ki dokazuje, da je delavec zakonito pooblaščen za delo v Združenih državah.
Delodajalci ali njihovi pooblaščeni zastopniki morajo izpolniti oddelek 3, če ponovno potrdijo, da je delavec upravičen do dela v ZDA.
Pri vračanju zaposlenega v treh letih od datuma, ko je I-9 prvotno dopolnjen, imajo delodajalci možnost izpolnjevanja novega obrazca I-9 ali dopolnitve oddelka 3.
Občasno morate pregledati obrazce I-9, da zagotovite, da imate izpolnjen obrazec za vsakega zaposlenega. Morate preveriti resničnost in popolnost ter shraniti dokaze o reviziji in o kakršnem koli usposabljanju, ki so ga osebje, ki je končalo ali shranilo I-9, prejel.
Kraj izpolnjenih obrazcev I-9
Zaradi teh razlogov boste želeli vse zaposlene I-9 in spremno dokumentacijo hraniti v ločeni kadrovski datoteki.
Vlada lahko pregleda te obrazce. Če vladni uslužbenci pregledajo obrazce I-9, jim ne želite dovoliti dostopa do zasebnih osebnih podatkov vaših zaposlenih in zaupnih informacij, ki jih vsebujejo.
Torej, v interesu zaupnosti zaposlenih in omejenega dostopa, želite izolirati svojega zaposlenega I-9 v eni mapi, ki je posebej namenjena shranjevanju v I-9.
S tem se ščiti zasebnost vaših zaposlenih in delodajalec prihrani tudi možnost, da odgovori na dodatna vprašanja, ki jih postavlja vsebina datoteke osebja zaposlenega. Morda nenamerno odprete svoje podjetje za povečano preiskavo s strani uslužbencev USCIS. Izogibajte se temu.
Trenutna preiskovalna datoteka I-9
Po ameriškem priseljevanju in carinski izvršbi (ICE) lahko vlada pregleda vaše I-9: "Postopek upravne inšpekcije se začne s storitvijo obvestila o inšpekcijskem pregledu (NOI) pri delodajalcu, ki prisili izdelavo obrazcev I-9.
"Po zakonu so delodajalci na voljo vsaj tri delovne dni za izdelavo obrazcev I-9.
Pogosto bo ICE od delodajalca zahteval, naj priskrbi spremno dokumentacijo, ki lahko vključuje kopijo plačnega lista, seznam sedanjih zaposlenih, članek o ustanovitvi in poslovne licence. "
Sedanji trend je, da ICE povečuje prizadevanja za uveljavljanje. Delodajalci so se vedno bolj soočali s kazenskimi stroški, ki so bili zaračunani upravljavcem, lastnikom in zaposlenim v človeških virih zaradi neustreznega izpolnjevanja in shranjevanja obrazcev I-9 za vsakega zaposlenega. Podjetja so vedno bolj prejeta znatna denarna kazen in so bila odpravljena.
Delodajalci morajo resno sprejeti obrazce I-9. Resno. Potrebujemo več rečem?
Oglejte si trenutni obrazec I-9 in izpolnite navodila za njegovo izvajanje na Ministrstvu za domovinsko varnost - ZDA za državljanstvo in priseljevanje (USCIS).
Tudi znani kot: datoteke zaposlenih, evidenca zaposlenih, človeške vire, dokumentacija