Kako lahko zaposleni pridobijo dostop do pregleda kadrovske datoteke?
Ker zaposleni vedo, da ti zapisi obstajajo, jih bodo občasno želeli ogledati, da bi videli, kaj vsebuje datoteka.
Pri odločanju o tem, kako zagotoviti zaposlenega (in nekdanjega zaposlenega), upoštevajte vse zakone, ki veljajo za vaše podjetje.
Mnoge države imajo zakone, ki od podjetja zahtevajo, da posameznim in nekdanjim zaposlenim dajo določene dele datoteke. Preverite pri svojem delovnem odvetniku, da zagotovite, da je vaša politika v skladu z vsemi zakoni.
Na primer, zvezno pravo zahteva, da se evidenca, povezana z Zakonom o invalidih Američanov, vodi ločeno od kadrovskih evidenc. Če je vaše podjetje predmet HIPAA, poskrbite, da bo vaše zdravniško vodenje skladno s tem.
Morda imate veliko manevrskega prostora v tem, kar omogočite zaposlenim, da si ogledajo v svoji datoteki. Ampak, upoštevajte, da tudi če ugotovite, da zaposleni ne morejo imeti dostopa do določenih informacij, kot so referenčni pregledi, da je v primeru tožbe mogoče ugotoviti, da so podatki dostopni.
Zato naročite svojemu osebju, da natančno zapiše stvari in vedno sledi zakonu. Evidenca zaposlenih ni prostor za komentarje v notranjih šalah ali komentarjih.
Ne sodijo dobro na sodišče.
Na splošno velja, da ima eden od vratarjev do zapisov zagotovljeno, da se postopki upoštevajo in dosledno. Ne želite, da bi en vodstveni kader omogočil ljudem, da svoje zapise vodijo nazaj na svoje pisarne, medtem ko drugi zavrnejo dostop.
Zahteva, da vsakdo gre skozi en vir, pomaga ohraniti skladnost in zakonitost.
Zakoni o zapisih, hrambi zapisov in dostopu so zapleteni. Poskrbite, da boste ostali na tekočem.
Spodnja politika je dober začetek za vaše podjetje , vendar upoštevajte, da se lahko vaši državi in lokalni zakoni razlikujejo.
Vzorec pravilnika o dostopu do evidence zaposlenih
Vsi zaposleni, nekdanji zaposleni in predstavniki delavcev lahko vnaprej obvestijo osebje kadrovske službe o nekaterih vsebinah svojih kadrovskih datotek . Ogledate si lahko dokumente, ki se nanašajo na zaposlitvene kvalifikacije za najem, kot so prijava, promocija , disciplinska akcija in prenos. Poleg tega lahko zaposleni pregledajo obrazce za izključitev pravilnikov in evidenco o usposabljanju.
Dokumenti, ki jih delavec ne sme pregledati, vključujejo reference ali referenčne preglede, evidenco o kakršni koli preiskavi, ki jo opravijo vodstvo, zdravstveni kartoteki, dokumenti, povezani s sodnim postopkom, kateri koli dokument, ki bi kršil zaupnost drugega zaposlenega, in dokumente, ki se uporabljajo za načrtovanje zaposlenih.
Postopek
Zaposleni, ki želi pregledati dovoljeno vsebino svoje kadrovske datoteke, se mora obrniti na osebne vire z 24-urnim obvestilom (izključeni vikendi). Nekdanji zaposleni ali ljudje, neznani osebju Kadrovskih služb, morajo predložiti identifikacijo in / ali dokazilo o dovoljenju za dostop do kadrovske datoteke.
Zaposleni morajo pregledati svoje osebne datoteke v prisotnosti osebja kadrovske službe.
Zaposleni ne smejo odstraniti katerega koli dela osebne datoteke iz urada.
Zaposleni lahko zahteva fotokopije datoteke ali delov datoteke. V okviru razloga bo osebje kadrovske službe zagotovilo fotokopije. Za obsežno kopiranje mora zaposleni plačati fotokopije.
Če je zaposlenec nezadovoljen z dokumentom iz svoje osebne datoteke, lahko zaposleni v prisotnosti osebja kadrovske službe vloži obrazložitev ali pojasnilo in ga priloži spornemu dokumentu. V nobenem primeru ne bo osebje HR ali zaposleni spremenil dejanski dokument.
Zaposlenec lahko zahteva tudi odstranitev dokumenta iz osebne datoteke. Če se oseba s kadrovskimi službami strinja, se lahko dokument odstrani.
Če se osebje kadrovske službe ne strinja, se lahko zadevo pritoži na način, določen v politiki družbe Open Door .