- Področje uporabe
- Tveganje
- Predpostavke
Ta članek ponuja pregled teh treh bistvenih pogojev za upravljanje projekta in vključuje povezave in predloge za dodatno branje.
Področje uporabe
Pri vodenju projektov je obseg sklopa meja, ki določajo obseg projekta.
Področje uporabe opisuje, kaj je treba dostaviti kupcu kot rezultat projektne pobude.
Razumevanje obsega omogoča, da vodja projekta in projektna skupina razumejo, kaj pade znotraj ali zunaj meja projekta. Če je nekaj "ne v obsegu", se pri načrtovanju dela projekta ne upošteva. Dejavnosti, ki spadajo v meje izjave o obsegu, se obravnavajo "v obsegu" in so prikazane v razporedu in v proračunu. Če dejavnost pade izven meja, se šteje za "izven obsega" in za katero ni načrtovana.
Ne glede na to, ali ste vodja projekta ali del projektne skupine, boste želeli razmisliti, če je nekaj v obsegu ali izven obsega, ko se premikate naprej.
Predstavljajte si, da je stranka od vas zahtevala, da zgradite spletno mesto. Ko izrisate obseg (ali nastavite meje) projekta, označite naslednje elemente kot področje:
- Oblikovanje spletnega mesta in diagramiranje žičnih okvirjev
- Vzpostavitev preskusne postelje
- Kodiranje do odobrenega žičnega okvirja
- Razvoj grafike za temo spletne strani
- Preizkušanje in odpravljanje napak pred objavo spletnega mesta
V času trajanja projekta naročnik zahteva, da vključite video pregled podjetja. Videoposnetek ni določen v obsegu projekta in je zato izven dosega.
Medtem ko ste z veseljem delali video delo za doplačilo, bo to zahtevalo revizijo obsega in ocene stroškov in časa za projekt.
Če ni jasnega in dogovorjenega dokumenta o področju uporabe, je lahko vprašanje videoposnetka postalo sporno med vašo ekipo in predstavniki stranke. Izjava o jasnem obsegu vam je omogočila, da situacijo pomanjšate in uredite na pravilen način.
Torej, kako ugotovite, kaj je v ali izven obsega? Najprej boste želeli predstaviti vse podrobnosti projekta, ki ga trenutno poznate, na podlagi razprav s stranko ali lastnikom projekta. Potem boste želeli narediti ključne predpostavke, ki bodo vodile tisto, kar se obravnava v ali izven področja uporabe.
Predpostavke
V nekem trenutku svojega življenja ste verjetno rekli: »Nikoli ne naredite predpostavk«. Vendar pa je predpostavka pri vodenju projektov vsakodnevna dejavnost. Predpostavke vam pomagajo določiti obseg in tveganja ter natančno prilagoditi vaše ocene glede časa in stroškov. Seveda je nujno, da dokumentirate in potrdite svoje predpostavke.
Razmislite nekaj preprostega, na primer ustvarjanje knjige. Recimo, da ima vaš prijatelj idejo za knjigo z mizo in vas prosil, da vodite projekt. Njegova prva zahteva je za proračun, da lahko zagotovi sredstva.
Ko opredelite obseg, je jasno, da je vaš prijatelj negotovi glede številnih podrobnosti, vključno s štetjem strani, vključitvijo slike, slogom pokrova in težo papirja, ki se uporablja za strani. Ker bodo vsi ti dejavniki vplivali na stroške in kompleksnost proizvodnje, boste morali s svojimi prijatelji sprejeti predpostavke o specifikacijah in potrditi te predpostavke kot sprejemljive ali nesprejemljive.
Po nadaljnji razpravi vaš prijatelj vam pove, da namerava v knjigo vključiti 50 fotografij. Predpostavko lahko opišete na 50 slik ali, če predvidevate, da se bo s tem časom število časa povečalo, lahko predpostavljate, da bo med 75 in 90 strani s slikami.
Vidite lahko, kako predpostavke neposredno vplivajo tudi na razpored. Predstavljajte si, na primer, da vodite projekt v parku, ki vključuje izgradnjo gugalnice.
Pri nastavljanju vašega projekta vam je dodeljen proračun in dodeljeni člani ekipe, od katerih je ena odgovorna za materiale. Ko ustvarite časovni razpored, vprašajte osebo, ki je odgovorna za materiale, ko bo prišel cement. Ta oseba odgovarja, da ni prepričan o tem, kdaj bo prišel cement, ampak verjame, da bo med 1. junijem in 10. junijem. Ko gradite obseg in časovni razpored, predpostavljate, da bo cement prispeval najkasneje do 10. junija. primer kaže dve prednosti za predpostavke.
Prva prednost je, da predpostavka o prejemu cementa najkasneje do 10. junija vam omogoča, da načrtujete aktivnosti, ki se opirajo na prihajajoči cement. Druga prednost je, da osebi, ki je odgovorna za materiale, ima rok za oddajo cementa, ki ga lahko nato predloži svojemu dobavitelju. Nenamerno je določil ključni rok za nadaljevanje projekta.
Izdelava predpostavk določa merila, ki se med projektom pogosto ponavljajo, da projektni skupini pomagajo pri doseganju obsega, pravočasnosti in v okviru proračuna. Toda kaj se zgodi, če so predpostavke napačne? Tu je tveganje v igri.
Tveganje
Ko ste zgradili obseg in opredelili predpostavke, ki so za obsegom in ocenami, boste želeli začeti ocenjevati področja tveganja . Tveganje je enako pri vodenju projektov, kot je v resničnem svetu; to je nevarnost ali možnost, ki lahko povzroči škodo. (Opomba: Inštitut za upravljanje projektov in PMBOK za projektno upravljanje ponujajo podrobne opredelitve tveganj in vrst ter opredelijo okvir za upravljanje s tveganji v projektu.)
Vsi projekti vsebujejo tveganje in če ste vodja projekta ali lastnik projekta, ni samo vaša odgovornost, da predvidite tveganje, temveč je tudi vaša naloga, da sporočite potencialnemu vplivu teh tveganj na projektno skupino in se pripravite na ublažitev tveganj.
Tveganje prihaja v različnih stopnjah. Včasih tveganje lahko pomeni, da bo projekt deloval nekoliko drugače ali pa se bo malenkost nepričakovano obrnil. V nekaterih primerih pa lahko tveganje povzroči katastrofalne rezultate, ki vaš projekt spreminjajo v glavo.
Uporabimo scenarij igrišča iz zgornjega primera cementa. Eno od tveganj je, da cement ne prispeva do predvidenega datuma 10. junija. Kateri so možni učinki tega tveganja? Vse nadaljnje dejavnosti, ki sledijo po vlivanju cementa, so posledica tega problema.
Tveganja so lahko tudi pozitivna. Razmislite o vplivu na projekt, če se cement prikazuje prej kot je bilo predvideno. Čeprav se zdi, da je to pozitiven rezultat, še vedno ustvarja problem za čas in zaporedje vseh drugih korakov v projektu.
Vodje projektov sodelujejo s svojimi projektnimi skupinami za brainstorming in prepoznajo morebitna tveganja. Postopek potekajo korak naprej in pregledajo potencialno resnost tveganja in verjetnost pojava. Poleg tega identificirajo tiste posameznike, ki so najprimernejši, da ugotovijo, kdaj pride do tveganja, in se razvijejo dogovorili o načrtih za zmanjšanje tveganja.
Številna podjetja imajo podrobne predloge tveganj, ki so jih razvili s časom in iz izkušenj z drugimi projekti. Nekatere panoge so pripravile profile tveganj, ki se uporabljajo kot izhodišče za analizo tveganja. Mnoge panoge izvajajo tudi zelo podrobno statistično analizo za načrtovanje tveganja.
Spodnja črta
Pogoji: obseg, predpostavke in tveganje so pomembni v svetu vodenja projektov. Ta članek uporabite kot izhodišče za podrobnejše raziskovanje teh in drugih pomembnih pogojev vodenja projekta.