Formalni projekti Sledite petstopenjskim procesom kot sledi
- Začetek: oblikovanje projektnega tima, zakup projektov in kick-off.
- Načrtovanje: dokončanje obsega projekta, opredelitev podrobne razčlenitve dela, ocenjevanje tveganja, ugotavljanje potreb po virih, dokončanje urnika in priprava na dejansko delo.
- Izvedba: izvajanje dejanskega dela, ki ga zahteva definicija in obseg projekta.
- Spremljanje in nadzor: dejansko upravljanje , poročanje in nadzor sredstev in proračunov v fazi izvajanja.
- Projekt Zapri: dostava projekta, ocena pridobljenih izkušenj, prekinitev projektne skupine.
Tradicionalni tok projekta
Ne glede na velikost projekta je gibanje skozi stopnje enako. Projekt se začne ali začne s čarterjem, ki identificira vodjo projekta in opisuje pomen projekta.
Ko se projekt začne, se premakne v fazo načrtovanja. Tukaj jedro in delovne skupine identificirajo potrebno delo, ki ga je treba dokončati, da bi dosegli obseg projekta ter razvili ocene in ocene glede časa, stroškov, virov in tveganj.
Po fazi načrtovanja se delo začne in poteka v določenem vrstnem redu, potrebnem za premikanje od predhodnika ali predhodnih aktivnosti do naslednic.
Projektne odvisnosti igrajo pomembno vlogo v tej fazi.
Med izvajanjem se vodja projekta in člani ekipe spremljajo, poročajo in nadzorujejo celoten projekt s poudarkom na kritičnih poteh. To delo se nadaljuje, dokler faza izvedbe ni končana, projekt pa se dostavi kupcu.
Zaključna faza projekta, ki se zaključi, vključuje zapiranje dostave, ocenjevanje pridobljenih izkušenj in prekinitev projektne skupine, tako da se lahko člani premaknejo na naslednjo pobudo.
Pri agilnih ali ponavljajočih se razvojnih projektih načrtovanje in izvedba potekajo v kratkih sprtih ali sprintih, pri čemer se ponavljajo faze, dokler projekt ni končan na zadovoljstvo stranke.
Podrobno pojasnilo za vsako fazo
Iniciacija: Trden začetek projekta ne bo samo nastavil vašega projekta za uspeh, ampak bo postavil temelje za vse prihodnje faze. Med začetkom boste člane projektne skupine dobili, jih seznanili s splošnimi cilji projekta in vprašali stranko ali lastnika projekta o čim več vprašanjih, tako da boste lahko učinkovito načrtovali projekt. Prav tako je pravi čas, da ustvarite navdušenje ekipe glede projekta in zberete vse podrobnosti o zadnji minuti, ki bi lahko vplivale na načrtovanje projekta. Dodatni koraki vključujejo:
- Analiza deležnikov
- Prenos izvršnega sponzorja
- Razvoj in komunikacija z listinami
- Formalno začetno srečanje
Načrtovanje : Ko začnete projekt in zbrali vse pomembne informacije, boste nato začeli načrtovati svoj projekt. Faza načrtovanja je odvisna od velikosti vašega projekta, koliko informacij morate organizirati in koliko je vaša ekipa velika.
Končni rezultat načrtovanja mora biti jasen projektni načrt ali časovni načrt, iz katerega bodo vsi sledili dodeljenim nalogam. Uporaba načrtovalnega programa, kot sta Microsoft Project ali Basecamp, je zelo koristna pri načrtovanju projekta. Če nimate dostopa do enega od teh programov, splosno iskanje po spletu brezplačno programsko opremo za načrtovanje projektov. Čeprav je uporaba programa za načrtovanje v pomoč, to ni vedno potrebno. Uporaba Excela in Worda za ustvarjanje vašega načrta in komuniciranje z njo je enako učinkovita. Posebne naloge v fazi načrtovanja vključujejo:
- Ustvarjanje komunikacijskega načrta za različne zainteresirane strani
- Razviti podrobno razčlenitev strukture dela.
- Prepoznavanje kritične poti .
- Razvrščanje virov v projektni načrt in izboljšanje zaporedja dela, ki temelji na odvisnosti projektov in omejitvah sredstev.
- Razviti podroben razpored.
- Ocenjevanje tveganj in razvoj načrta za prednostno obravnavo tveganj in ublažitev posledic.
Izvedba: Zdaj, ko imate trden projektni načrt, lahko skupina začne izvajati projekt zoper svoje dodeljene naloge. To je faza, kjer vsi dejansko začnejo delati. Boste uradno začeli izvajati fazo izvedbe z osebnimi sestanki, da bi vsakemu zagotovili, kar potrebujejo, da začnejo izvajati svoj del projekta. Pridobivanje ekipe na pravi poti je bistveno za uspeh projekta, zato jasno razberemo razpored in komunikacijski načrt.
Spremljanje in nadzor: Medtem ko je projekt v fazi izvajanja, boste začeli spremljati in nadzirati, da bo zagotovil, da se bo gibal po načrtovanem. Obstaja več načinov za spremljanje in nadzor projekta. Občasno se prijavijo vodje ekip, organizirajo dnevne "stojnice" ali več uradnih tedenskih sestankov o statusu. Informacije, ki prihajajo iz teh sestankov ali komunikacijskih kanalov, bodo obveščale zanko povratne informacije in nazadnje vsako ponovno načrtovanje in prilagoditve, ki so potrebne za projekt. Dodatne pomembne dejavnosti na tej stopnji so:
Upoštevajte svoj vnaprej določen komunikacijski načrt, da zagotovite ozaveščenost zainteresiranih strani o statusu projekta.
Spremljanje delovnih skupin in delovnih aktivnosti na kritični poti.
Opredelitev priložnosti za izboljšanje učinkovitosti urnika s hitrim sledenjem ali dokončanjem dejavnosti vzporedno ali po potrebi z razporejanjem urnika z dodajanjem virov.
Spremljanje dejanskih in načrtovanih stroškov.
V nekaterih primerih spremljanje, izračunavanje in poročanje o zasluženi vrednosti za projektni načrt.
Spremljanje in zmanjševanje tveganj ter po potrebi izboljšanje načrta tveganja.
Projekt Zapri: Ko so vsi podatki in naloge vašega projekta popolni in odobreni od strani odjemalca ali lastnika projekta; lahko končno zaprete svoj projekt. Zaključek projekta je prav tako pomemben kot njegov začetek, načrtovanje in izvedba. Boste želeli dokumentirati vse informacije iz projekta in jih organizirati lepo, tako da se lahko vrnete, če je potrebno. Prav tako je pravi čas za izvedbo post mortem o projektu, tako da lahko vsi člani ekipe razmišljajo o tem, kaj je šlo pravilno, ali narobe med projektom. Prav tako je treba dokumentirati, tako da se izid lahko deli z drugimi člani projekta in vloži v mapo z zgodovino projekta. Končno je pomembno, da formalno prekinete projektno skupino, tako da zagotovite povratne informacije in ocene uspešnosti, kot je navedeno v pravilniku vašega podjetja.
-
Posodobljeno z Art Petty