Dodajte, da so projekti inovativni; kako izvajamo strategijo in kako gradimo infrastrukturo in zmogljivosti naše organizacije, je očitno, da morajo višji vodje storiti vse, kar je v njihovi moči, da podprejo vodje projektov svojih podjetij.
Eden od najpomembnejših dejavnikov, ki spodbujajo uspeh projekta, je prisotnost učinkovitega, zaposlenega izvršnega sponzorja. Ta položaj je že dolgo povezan s uspehom projekta v industrijskih študijah, vendar pregled literature, ki opisuje dejanske prakse okoli sponzorstva, kaže, da imamo dolgo pot, da institucionaliziramo prisotnost in prakse vloge sponzorja v naših organizacijah. Malo konteksta je primerno. Najprej si oglejmo primarne odgovornosti sponzorja.
Primarne odgovornosti izvršnega sponzorja projekta
- Prevzemite odgovornost za izid projekta. (To točko je pogosto opisano kot deljena odgovornost pri vodji projekta.)
- Navedite projekt in podelite pooblastila vodji projekta in glavnim članom skupine.
- Podprite projektno skupino za vire in prepoznavnost.
- Zagotoviti prisotnost in podporo učinkovitih skupinskih vrednot, vključno z odgovornostjo in preglednostjo.
- Podpirati ekipo ob izrednih težavah.
- Trener vodja projekta.
- Brani projektno skupino pred organizacijskimi motnjami.
Kaj se zgodi, ko izvršni sponzor ni na sliki
V odsotnosti podpornega izvršnega sponzorja vse zgoraj navedene odgovornosti spadajo k že preobremenjenemu vodji projekta, ki navadno nima pasovne širine in politične zmožnosti za izpolnjevanje teh nalog.
Pomanjkanje učinkovitega sponzorja povečuje tveganje za težave s projekti, vključno z, vendar ne omejeno na: neuspeh, neobčutljivo uspešnost glede na časovne, cenovne in kakovostne cilje ter povečano krizo v ekipi.
Preprosto povedano, prisotnost učinkovitega izvršnega sponzorja je pozitivna razlika pri ustvarjanju kompleksnih prizadevanj za uspešno zaključitev naših najpomembnejših začasnih in edinstvenih pobud. Glede na očiten pomen vloge bi bilo morda smiselno domnevati, da večina organizacij resno opravlja svoje delo z izvršnimi sponzorji. Na žalost, malo časa, porabljenega v resničnem svetu, predlaga drugače.
Pogled na to, kako naše organizacije obravnavajo vlogo izvršnega sponzorja
Kot inštitut za upravljanje diplomantov pri vodenju projektov imam srečo, da se redno seznanjam s praksami vodenja projektov mojih študentskih delodajalcev v glavnem metropolitanskem območju. Predstavljene organizacije predstavljajo presek našega gospodarstva od Fortune 100 podjetij do majhnih, podjetniških zagonov in neprofitnih podjetij.
Čeprav bi bilo v tem obdobju smiselno pričakovati, da so prakse upravljanja projektov dobro uveljavljene, da bi večina podjetij pokazala zrelost glede vloge izvršnega sponzorja, v resnici je položaj ravno obraten.
Nekaj znanstvenih ugotovitev iz mojega letnega neformalnega raziskovanja študentov MBA o vlogi izvršnega sponzorja v njihovih podjetjih:
- V povprečju več kot petdeset odstotkov dijakov opisuje svoje podjetje, ker nima formalnih praks okoli izvršnega sponzorstva.
- Malo podjetij ima kakršno koli formalizirano usposabljanje ali standardiziran opis vloge in odgovornosti sponzorja.
- Še še nisem imel enega študentskega poročila, da njegovo podjetje nudi usposabljanje za svoje izvršne sponzorje.
- Obstaja malo doslednega dogovora o odgovornosti sponzorja za uspeh projekta.
- Ko študentje razumejo vodje projektov v svojih podjetjih glede zadovoljstva z uspešnostjo in podporo svojih sponzorjev, je večina anketiranih izrazila frustracije.
Pregled bolj formaliziranih anket iz industrijskih združenj in zasebnih svetovalnih podjetij krepi splošno veljavnost prispevka mojih študentov.
In medtem ko trenutno stanje prakse izvršnega sponzorstva lahko pusti prostor za izboljšanje, vodje projektov nimajo druge izbire, kot da bi nadaljevali s svojimi pobudami. Vendar pa obstajajo nekateri ukrepi, ki jih lahko vodje projektov sprejmejo, da bi zaposlili potrebno podporo za izvrševanje.
Kako pridobiti izvršilno podporo za vaš projekt
- Zapišite pokrovitelja. Če vaš projekt ima strateške posledice za vaše podjetje, bodisi neposredno za stranke ali posredno z omogočanjem učinkovitejših in uspešnejših notranjih dejavnosti v podporo strankam, bi morali zaposliti sponzorja. Delajte neposredno s svojim poročilom-upraviteljem ali vodjo vašega urada za upravljanje projektov, da okrepite pomembnost projekta in zaprosite za pomoč. Poudarite vlogo in odgovornosti sponzorja, kot je navedeno zgoraj, in opozarjamo na industrijske raziskave, ki so povezane s uspehom projekta in učinkovitim sponzorstvom.
- Pokličite svojega sponzorja. Poudariti vlogo strateške, ne taktične ali kot vodje. Večina vodstvenih delavcev prihaja do vloge sponzorja brez formalnega usposabljanja ali celo konteksta za svoje odgovornosti. Medtem ko ste v nekoliko nerodno vlogo usposabljanja izvršilne, večina teh posameznikov bo cenila vaš kontekst in smernice. Vprašanja odgovornosti, okrepitve vrednot in zaščite ekipe bi morali biti vaši glavni poudarki pri vkrcanju svojega izvršnega pokrovitelja.
- Aktivno vključite in vključite svojega sponzorja. Najboljši projektni vodja / izvršni sponzorski odnosi so zelo interaktivni. Pomembno je, da obe strani vzpostavita jasen komunikacijski protokol za posodabljanje projektnih dejavnosti ter označevanje in odzivanje na nujne primere. Vodja projekta bi moral spodbuditi izvršnega sponzorja, da se občasno udeležuje sestankov s statusom ali skupin, da bi pokazal resničen interes in postal aktivna navijačica v organizaciji za uspeh v skupini.
- Vprašajte za pomoč pri treniranju vašega sponzorja. Vedno je koristno imeti nekoga, ki ima več izkušenj, kot si ogledate in ponujajo konstruktivne in pozitivne povratne informacije in treniranje na vaši uspešnosti. Naj vaš sponzor ve, da ste v svojem pogonu dobrodošli, da ga izboljšate, in ko ga prejmete, ga sprejmite elegantno.
- Sponzor skrbno vzemite za velika vprašanja . Bodite previdni, da svojega sponzorja preveč ne gledate ali obravnavate pri taktičnih vprašanjih. Najvišja in najboljša uporaba vašega sponzorja je pomoč pri varovanju virov; služi kot tiskovni predstavnik za projektno skupino širši skupini za upravljanje in vam pomaga okrepiti bistvene skupne vrednote. Obravnaval se mora ravnanje, ki ga mora vodja projekta upoštevati pri razmisleku o risanju sponzorja v timske dejavnosti.
Spodnja črta
Vloga izvršnega sponzorja je eden od pomembnih sestavin uganke za uspeh pri projektnih pobudah. Uspešni projektni menedžerji razumejo, kako pomembna je ta vloga, in si prizadevati za pridobitev izvršilne podpore na pravi ravni in intenzivnosti. Če je vloga sponzorja odsotna ali nejasna, jo vzemite sami, da zaposlite in usposobite svoje izvršne pokrovitelje, da vam, vaši ekipi in vašemu podjetju pomagate za uspeh.