Načrtujte, zaščitite ljudi, komunicirajte in komunicirate z drugimi
To je lepa akademska definicija, ampak kaj delajo vodje projektov?
Preprosto rečeno, upravljajo projekte. Morda je to preprosto postavljeno, vendar je to tisto, kar počnejo. V etičnih mejah delajo vse, kar je potrebno za doseganje ciljev projekta.
PMI opredeljuje projekt kot "začasno dejavnost skupine, ki je namenjena ustvarjanju edinstvenega izdelka, storitve ali rezultata". Edina beseda je ključno delo v tej opredelitvi. Vsakodnevne naloge ne obsegajo projektov. Dejavnosti, ki sestavljajo projekt, ne potekajo več, ko je projekt končan.
Projektni menedžerji organizirajo vire, kot so čas, denar in ljudi, da projekt uspe. Ko je projekt končan, se projektni menedžer premakne na drug projekt.
Kaj vodje projektov
Če je naloga vodje projekta organiziranje virov za uspešno izvajanje projektov, kako se to zgodi?
Vodje projektov načrtujejo projekte. S projektnimi sponzorji sedijo za določitev ciljev projekta. Te cilje in meso jih izvajajo v projektni listini .
Projektna listina je dokument, ki formalizira začetek projekta. Projektna listina opisuje pričakovanja projekta na visoki ravni, kot so mejniki, proračun in časovni razporedi. Natančne sestavine projektnih listin se razlikujejo glede na organizacijo.
Vodja projekta in projektni sponzor razpravljajo o tem, koga želijo v projektni skupini.
Vodja projekta in sponzor strategijo o tem, kako bodo te ljudi dobili v projekt. Sponzor projekta mora imeti organizacijski položaj in moč, da se pristopi na vodje na visoki ravni, da pridobijo kadrovske vire za projekt.
Ti uslužbenci uradno ne poročajo vodji projekta, vendar bodo odgovorni vodji projekta za dokončanje dodeljenih projektnih nalog. To je morda najtežja stvar pri upravljanju projektov: vodja projekta nima polne vodstvene pristojnosti nad člani projektne skupine. Ti ljudje imajo druge naloge in prioritete zunaj projekta. Če pride do osebnih težav, jih vodje projektov poskušajo obravnavati s članom projektne skupine, vendar če se te težave še naprej pojavijo, bo vodja projekta morda moral iti v upravitelja člana ekipe, da doseže resolucijo.
Ko vodja projekta pozna svoje vire za projekt, projektni vodja razvije projektni načrt in strukturo razčlenitve dela ali WBS. WBS deli mejnike projekta v obvladljive dele, ki jih je mogoče dodeliti eni osebi. Naloga ni treba izpolniti le z eno osebo, ampak ena oseba mora biti odgovorna za nalogo.
Ko projektni vodja razvije WBS, razmišlja o tem, katere naloge so odvisne drug od drugega. Zadolži ustrezne naloge. Upošteva tudi prednosti, pomanjkljivosti in druge zaveze članov projektne skupine.
Večina nalog vodje projekta je komunikacija. V fazi načrtovanja vodja projekta in sponzor sta v stalni komunikaciji. Na srečanju vodja projekta postavlja tone za celoten projekt. Ko se projekt začne, vodja projekta komunicira s člani projektne skupine, sponzorji projekta in zainteresiranimi stranmi . Zainteresirane strani so lahko znotraj in zunaj organizacije. Vodja projekta redno sestaja s projektno skupino in se po potrebi sestane s posameznimi člani skupine. Vodja projekta se redno sestaja tudi s sponzorom projekta, da zagotovi, da projekt poteka, ko pričakuje projektni sponzor.
Ko se projekt zaključi, mora vodja projekta komunicirati, da se prepriča, da vse skupaj stoji. Po zaprtju projektni vodja dokumentira in sporoča izkušnje, pridobljene pri projektu.
Vladne organizacije težijo k temu, da projektni menedžerji v velikih prizadevanjih uporabijo komponente informacijske tehnologije, kot so večje nadgradnje programske opreme in osveževanje strojne opreme. Projekti manjše projekte informacijske tehnologije imajo verjetnost, da bodo imeli formalne strukture upravljanja projektov kot manjši projekti brez tehnoloških posledic. Vodje projektov za te manjše, netehnične projekte so lahko osebje, ki se ne usposablja za vodenje projektov in za katere se pričakuje, da se bodo mudile skozi delo.
Mnogi ljudje spadajo v vodenje projektov, preden so prisiljeni, da se zalezujejo. Prihajajo iz različnih okolij. Ne glede na to, ali so policisti , pogodbeni menedžerji, strokovnjaki za kurikulume , uradniki za obveščanje javnosti ali kaj drugega, se začnejo kot strokovnjaki s področja vsebine, ki imajo organizacijske sposobnosti in končajo kot vodje projektov. Ko pridobijo malo izkušenj in usposabljanja, ugotovijo, da uživajo pri upravljanju projektov. Iščeta več priložnosti za upravljanje projektov, usposabljanje za izboljšanje svojih znanj in morda certifikatov, da bi dobili več verodostojnosti in zaposlitvenih možnosti.
Značilnosti vodij projektov
Med uspešnimi vodji projektov je več značilnosti. S temi lastnostmi so vodje projektov na poti k doseganju ciljev svojih projektov.
Vodje projektov morajo biti zaupanja vredni. Če bodo zainteresirane strani in člani projektne skupine zaupali projektu dobro, morajo zaupati vodji projekta. Ne glede na to, ali se stvari dogajajo dobro ali ne, mora biti vodja projekta odprt in pošten, kaj se dogaja s projektom. Takšna iskrenost izboljša zanesljivost vodje projekta. Ljudje vedo, da bodo dobili zanesljive informacije, ne glede na to, kaj se dogaja v projektu.
Projektni menedžerji so ponavadi ekstrovertirani. Extroversion je dobra kakovost za vodje projektov, ki jih imajo, ker stalno komunicirajo. Ali morajo vodje projektov komunicirati s sponzorjem projekta, zainteresiranimi stranmi ali člani skupine, kar najbolje izkoristiti priložnosti za razširjanje in zbiranje informacij. Vpleteni vodje projektov so lahko uspešni; vendar se morajo prisiliti, da se izven svojega območja udobja.
Načrtovanje je ključnega pomena za uspeh pri vodenju projektov. Vodje projektov morajo biti načrtovalci ne le za vzpostavitev dobrega načrta, temveč za spremljanje načrta in za vedenje, kdaj se mora ta načrt spremeniti. Projektni menedžerji se držijo načrta, dokler ne izpolnjujejo več potreb projektov. Nato opravijo prilagoditve na letalu, da zagotovijo izpolnjevanje ciljev projekta. Sporočajo spremembe potrebnim ciljnim skupinam.
Projektni menedžerji niso vedno strokovnjaki v predmetih njihovih projektov. Pri večjih projektih vodja projekta ni praktično strokovnjak za vse vidike projekta. Zato so ekipe tako pomembne. Za boj proti pomanjkanju strokovnega znanja vodje projekta, morajo biti vodje projektov usmerjeni v podatkovno bazo. Svoje člane ekipe morajo pritisniti, da jim zagotovijo preverljive podatke, s katerimi dokazujejo, da projekti napredujejo, kot bi jih morali. Ko pride do kritičnih odločitev o času, kakovosti in obsegu, vodje projektov potrebujejo podatke za določitev, kaj je treba storiti.
Ker vodje projektov potrebujejo podatke, morajo biti analitični. Morajo biti zmožni zmanjšati pristranskost in čustvo, da bi našli ustrezne informacije in jih uporabili v postopku odločanja.
Certifikati Vodje projektov lahko zaslužijo
Ker je vodstvo projekta raslo v svojo posebno disciplino, se je vrednost certifikatov povečala. Dejansko veliko delovnih mest v javnem in zasebnem sektorju kaže, da delodajalci zahtevajo ali jim dajejo prednost novim najemom. Ljudje z dolgoletnimi zgodovinami pri vodenju projektov morda ne potrebujejo potrdil, vendar jih morajo slediti tistim, ki so novi v tej smeri dela. Ker več ljudi vstopi na področje projektnega vodenja, več ljudi se bo moralo razlikovati med pristojnimi.
V ZDA je najpomembnejši certifikat za vodje projektov Project Management Professional ali PMP®, ki ga ponuja PMI. Za pridobitev poverilnice PMP® vodja projekta izpolnjuje zahteve izobraževanja, izkušenj in usposabljanja. Te zahteve je mogoče izpolniti na dva načina. Prvič, vodja projekta mora imeti srednjo šolo, pet let izkušenj s 7.500 urami vodenja projektov in 35 ur ustreznega usposabljanja. Drugič, vodja projekta mora imeti diplomo, tri leta izkušenj s 4.500 urami vodenja projektov in 35 ur ustreznega usposabljanja.
Po izpolnjevanju teh zahtev mora vodja projekta uporabljati PMI in opraviti izpit. Ta izpit temelji na projektnem vodenju znanja ali PMBOK®.
PMI ponuja devet certifikatov za vodenje projektov. PMP® in lažje pridobiti certificiranega sodelavca pri upravljanju projektov ali CAPM® sta dva splošna certifikata PMI. Njihove druge sedem certifikatov se ukvarjajo s posebnimi vidiki vodenja projektov, kot so analiza poslovanja, načrtovanje in obvladovanje tveganj, ali posebne metodologije vodenja projektov, kot sta Agile in OPM3.
Plače Vodje projekta Zaslužite
Kot pri skoraj vsaki službi, ki obstaja v javnem in zasebnem sektorju, lahko tisti, ki delajo za vlado, pričakujejo, da bodo zaslužili nekaj manj kot njihovi kolegi v zasebnem sektorju. Vladna organizacija ima običajno boljše pakete kot zasebna podjetja.
Vodje projektov v zgodnji karieri naredijo manj kot tisti, ki imajo več izkušenj. Vodje projektov pridobijo izkušnje, lahko poveljujejo višje plače.