Najpomembnejša vloga listine projekta je točno določiti, kaj bo projekt dosegel. Oglejmo si, kaj je v tem bistvenem projektnem dokumentu.
Kaj se dogaja v listini projekta?
V prvem delu listine projekta se navede ime projekta, imena sponzorja in vodje projektov ter datum priprave dokumenta.
Potem prideš v meso dokumenta.
Glavni deli projektne listine so naslednji.
Namen projekta: To pojasnjuje, zakaj je projekt potreben. Lahko se sklicujete na poslovni primer ali na pogodbo, ki vodi ta projekt, ali preprosto pojasnite, zakaj je to pomembno delo.
Opis projekta: v tem razdelku pojasnite, kaj bo projekt dosegel. Vključiti morate podrobnosti o postavkah, ki bodo zgrajene, ali o storitvah, ki bodo dostavljene.
Proračun: na tej točki morda nimate vseh podrobnosti o projektnih nalogah, tako da ne morete celotnega in podrobnega proračuna projekta skupaj. Upoštevajte vse proračunske omejitve ali začetni obseg izdatkov na visoki ravni, ki ste jih pričakovali.
Tveganja: Vsi projekti imajo tveganje. Ta del Povelje projekta tvori zgodnjo različico dnevnika projekta. Dokumentirajte vsa tveganja, ki jih poznate v tej točki, da lahko vodstvena ekipa vidi, kaj bi lahko vplivalo na potek projekta.
Mejniki: če poznate mejnike na visoki ravni, jih vključite v listino projekta v tem razdelku. Lahko jih prenesete na vaš Gantt grafikon kasneje, ko boste prišli, da pripravite podrobnejši načrt. Trenutno iščete padajoče datume ali vse, kar je določeno v pogodbah, na katere delate.
Cilji projekta: to je zelo pomemben del, vendar ga je težko sestaviti. Poskušate odgovoriti na vprašanje: "Kako bomo vedeli, kdaj smo končali?" Zapišite si, kaj pričakujete od projekta in kako boste vedeli, ali imate tam. Na primer, v projektu za uvedbo sistema za beleženje časa za vse oddelke bi lahko bil cilj: "Vse ekipe bodo do konca leta uporabljale sistem časovnega razporeda." Zapomnite si tudi, kdo bo odgovoren za da ste dosegli ta cilj. S tem se izognemo kakršnim koli težavam na koncu projekta, kjer nenadoma nihče ni pripravljen podpisati dela kot popolnega.
Raven uprave organa upravljanja: Razen če je resnično jasno in dokumentirano nekje drugje, je vredno vključiti tudi razdelek v Listini o tem, kaj lahko storite, ne da bi se odjavil od nekoga, ki je višji. To se na splošno nanaša na to, kakšne so bile stopnje strpnosti v proračunu in časovni razsežnosti in bi bile izražene takole: "Vodja projekta ima 10-odstotno odstopanje od proračuna in 5-odstotno odstopanje od urnika. Vsako odstopanje nad temi odobrenimi omejitvami mora podpirati sponzor projekta. "Ta oddelek lahko razširite, da določite, če ima kakšna pooblastila vodja projekta o zaposlovanju in odpustu osebja iz projektne skupine .
Odobritev listine projekta
Zadnji del listine projekta je razdelek o odobritvah. Vodja projekta in sponzor projekta (ali oseba, ki je začela delati, če še ni bila imenovana za dolgoročnega sponzorja), mora podpisati in dati dokument. Danes je verjetno, da bo to prek e-pošte, zato v svoji projektni datoteki hranite kopijo pooblastila za e-pošto, če se želite vrniti k njej.