Kako se lahko ljudje najbolj odzivajo na potrebe zaposlenih v službi?
HR jih podpira tudi z nekaterimi najpomembnejšimi in pomembnimi dogodki v njihovem življenju, vključno z zakonsko zvezo, rojstvom otroka in bojem z resno boleznijo.
Toda prepogosto rutinske administrativne storitve, kot so odgovori na ista vprašanja vedno znova ali dokončanje preprostih transakcij, porabijo večino časa HR.
Zmanjšajte upravno delovno obremenitev
Ključ do zmanjšanja te administrativne delovne obremenitve je usposabljanje zaposlenih, da postanejo bolj samozadostni in avtomatizirajo bolj vsakdanje naloge. To lahko pomaga pri uporabi pristopa upravljanja storitev. Upravljanje storitev poenostavlja dobavo rutinskih administrativnih storitev, s čimer se lahko osredotoči na dejavnosti z visoko vrednostjo.
Tipična kadrovska organizacija ima verjetno sisteme za upravljanje podatkov o zaposlenih in plačne dejavnosti. Vendar verjetno nima avtomatiziranega sistema za obravnavanje poizvedb zaposlenih in izpolnjevanje zahtev.
Razmislite, kaj se zgodi, ko zaposleni prejme poziv na dolžnost žirije : verjetno je, da se podjetje še vedno opira na fizične dokumente ali niz e-poštnih sporočil, ki se ukvarjajo z zahtevo zaposlenega za čas, oddaljen od dela.
Ker interakcije zaposlenih običajno sledijo z e-pošto in preglednicami, so zahteve za zaposlene pogosto zamujene ali prezrte. Takrat se zgodi napaka, kar povzroča nadaljnje frustracije in dodatno delo za HR.
Z e-pošto ni preprostega načina, da bi ugotovili, ali je zahtevek zaustavljen, ali da natančno določimo in odpravimo ozka grla procesa.
Podobno je težko analizirati in odgovoriti na potrebe zaposlenih, na primer, prepoznavanje pogosto zahtevanih informacij in zagotavljanje, da je to na spletu.
Ročni upravni postopki onemogočajo zaposlene in so ogromno možganov za kadrovske skupine. Ena nedavna raziskava ugotavlja, da zaposleni v HR porabijo povprečno 12 ur na teden, ki opravljajo rutinske klice in e-poštna sporočila zaposlenih.
Pristop za upravljanje storitev za potrebe sestankov zaposlenih
Pristop upravljanja storitev odpravlja tiste dolgočasne in dolgotrajne procese. Ne nadomešča le e-pošte - spremeni, kako HR sodeluje z zaposlenimi.
Pomislite na upravljanje storitev kot odlično kombinacijo upravnega pomočnika in vodje projekta. Odziva se takoj na zahtevke zaposlenih, napreduje v primerih, avtomatizira ponovljive ročne postopke in celo upravlja s kompleksnimi medresorskimi dejavnostmi, kot so zaposleni na krovu in off-boarding.
Upravljanje storitev nikoli ne pozabi ali naredi napak, vedno sledi ljudem, da se stvari opravijo, in vam pove, če obstaja težava, ki je ne more rešiti. Prav tako vam prikazuje, kje vaši zaposleni preživijo svoj čas - tako da lahko optimirate uvajanje sredstev in povečate produktivnost.
Upravljanje storitev ne nadomešča vašega trenutnega sistema upravljanja s človeškim kapitalom - se z njim integrira in dopolnjuje, kar vam omogoča preglednost in nadzor nad delom, ki ga verjetno počnete večinoma po elektronski pošti danes.
Prav tako zagotavlja to isto raven vidnosti za zaposlene. Vidijo lahko stanje svojih poizvedb, ne pa občutek, da so njihove zahteve izginile v črno luknjo kmalu po tem, ko so jih poslale.
Zagotavljanje zaposlenim z možnostjo nadzora nad napredovanjem njihovih zahtev bistveno zmanjša število razočaranih nadaljnjih e-poštnih sporočil, telefonskih klicev in osebnih obiskov HR, kar dodatno zmanjšuje administrativno delovno obremenitev HR.
Prednosti pristopa upravljanja storitev
Upravljanje storitev se začne z uvedbo spletnega portala HR, kjer lahko zaposleni najdejo informacije o HR in zahtevajo HR storitve. V idealnem primeru lahko zaposleni dostopajo do tega portala na svojih delovnih računalnikih, domačih računalnikih, prenosnih računalnikih ter pametnih telefonih in tabličnih računalnikih.
To jim omogoča, da prevzamejo nadzor nad osnovnimi kadrovskimi potrebami , kot so vpisi ali spremembe statusa.
Zaposleni preprosto izberejo dejanske storitve, ki jih potrebujejo iz kataloga storitev ali iščejo informacije v bazo znanja portala.
Ko zaposleni predloži zahtevo prek portala, sistem upravljanja storitev samodejno ustvari primer in ga pastira po celotnem postopku izpolnitve. To vključuje dodelitev primera pravemu strokovnjaku za HR, ki samodejno usmerja zadevo od osebe na osebo, ko je izpolnjen vsak korak izpolnitve, in ohrani celotno zgodovino primerov.
To storitev lahko razširite tudi na druge oddelke. Na primer, sistemi za upravljanje storitev lahko samodejno nastavijo račune IT ali zahtevajo pisarniški prostor za nove najeme kot del postopka vkrcanja.
Sistem upravljanja storitev vodi vse do konca procesov zagotavljanja storitev HR in ve, kako se ti procesi izvajajo. Na primer, lahko samodejno pove, kdaj je primer ustavljen, da lahko ukrepate.
Ustvarja tudi široko paleto KPI in drugih procesnih meritev - na primer, kako dobro se vaša ekipa odziva na poizvedbe zaposlenih. Lahko celo analizira vrste vprašanj, ki temeljijo na znanju, zaradi česar je enostavno prepoznati in zapolniti vrzeli v vsebini.
Zaključek
Strokovnjaki s področja HR se odločijo za kariero v HR-ju, ker želijo pomagati ljudem, ne preživijo svojih dnevnih vložkov, posodabljajo preglednice in se odzivajo na e-pošto. Preveč pogosto, vsakdanje zahteve in kupi papirja prekinejo to delo, kar jim oškoduje in zaposlene, ki jih poskušajo pomagati.
HR je ponudnik storitev in lahko pogleda na primer svojega kolega ponudnika storitev, IT oddelka. IT prevzema vodilno vlogo pri številnih prizadevanjih podjetij za uporabo discipline za upravljanje storitev za avtomatizacijo predložitve in izpolnitve prošenj za pomoč uporabnikom.
Avtomatizacija teh nalog omogoča IT, da se osredotoči na bolj strateško delo, ki lahko podjetju pomaga pri doseganju širših poslovnih ciljev in bolje dokazati vrednost IT.
Pristop upravljanja s storitvami je ključnega pomena za kadrovske službe, ki dvignejo svoj profil poslovnim vodjem z zagotavljanjem kakovostnejših storitev in večjim zadovoljstvom zaposlenih, ob hkratnem zmanjševanju lastne delovne obremenitve. HR lahko svojim časom in strokovnim znanjem posveti več strateškim dejavnostim, ki premikajo svoje poslovanje .