Kot nadzornik je eden od največjih načinov, kako projektni sponzor podpira vodjo projekta, z obravnavanjem vprašanj, lahko reši le nekdo z organizacijskim vplivom sponzorja projekta.
Ko vodje projektov naletijo na težave, se lahko rešijo samo sponzorji projekta, tukaj morajo ravnati vodje projektov.
Izpušne Vse druge možnosti
Sponzorji projekta so ponavadi na organiziranem nivoju, kjer je večina odločitev težka, saj je odločitev enostavna, vendar je na nižji ravni. Včasih morajo odločno hitro odločati z omejenimi informacijami.
Kot vodja projekta morate biti prepričani, da ste izčrpali vse druge možnosti za rešitev težave, preden greste v sponzor projekta. Recimo, da imate član projektne skupine, ki ne izpolnjuje svojih obveznosti. Preden se lotite vprašanja sponzorju projekta, poskusite rešiti vprašanje enega na osebo s članom projektne skupine. Ko to ne bo delovalo, pojdite na nadzornika člana ekipe. Ko to ne odpravite, lahko to težavo odpravite sponzorju projekta. Izčrpali ste svoje možnosti za rešitev težav od spodaj navzgor.
Zdaj lahko sponzor projekta dela na temo od zgoraj navzdol. Sponzor projekta mora to vprašanje rešiti s svojim kolegom in vas obvestiti o dogovorjenem poteku aktivnosti.
Zadnja stvar, ki jo želite doseči, je, da je sponzor projekta pripravljen z resolucijo, ki bi jo lahko izvajali pod svojim lastnim organom brez kakršne koli pomoči.
Včasih se to zgodi. Vsi delajo napake. Naučite se iz teh situacij, ko se pojavijo, in za to boste boljši vodja projekta. Naslednjič, ko pride do podobne situacije, boste bolje ravnali kot prej.
Bodite specifični glede tega, kar potrebujete
Čeprav so projektni sponzorji navajeni, da delajo iz nepopolnih informacij, vodja projekta ne bi smel zapustiti ustreznih informacij. Pomembno je, da ima sponzor projekta kontekst za situacijo, ki potrebuje njegovo pozornost.
Ko sponzor projekta ima primeren okvir za odločitev, bodite natančni glede tega, kaj potrebujete od sponzorja. Ali potrebujete smer, kako nadaljevati? Ali potrebujete dovoljenje za ukrepanje? Ali potrebujete problem rešiti? Ali potrebujete vire, ki jih ne morete pridobiti?
Če niste natančno razmišljali o tem, kaj potrebujete, boste morda prišli do odločitve o tem, kaj potrebujete, vendar ugotovite, da ste se kasneje zmotili. Razmislite o problemu, preden ga vzamete sponzorju, da zmanjšate tveganje zapravljanja časa drug drugega.
Naj bo vaša zahteva osredotočena
Sponzorji projekta so zasedeni ljudje. Nešteto vprašanj potegnejo na svojih voznih redih, ki sesajo svoj čas.
Ko je vodja projekta resnično potreben čas sponzorja projekta, to ni slaba stvar ali vdor v čas sponzorja.
Čas, porabljen pri vodji projekta in sponzorju projekta, mora biti zelo produktiven. Naj bo vaša zahteva osredotočena tako, da uporabite le toliko časa svojega sponzorja, kot je potrebno.
Ker vaš sponzor uživa z vami produktivno, se bo z veseljem srečal s svojimi sestanki. Ljudje na visokih ravneh organizacije pogosto preživijo svoj čas na neproduktivnih srečanjih, na katerih se morajo udeležiti. Udeležba na produktivnem srečanju bi lahko bila energična sprememba tempa za vašega sponzorja projekta.