Kakšen načrt upravljanja z zainteresiranimi stranmi?
Kaj so zainteresirane strani?
Zainteresirane strani so lahko notranje in zunanje organizacije.
Primeri notranjih deležnikov vključujejo vodstvene in poslovne enote, kot so računovodska in informacijska tehnologija. Poslovne enote imajo običajno predstavnike v projektni skupini. Zunanje zainteresirane strani so lahko interesne skupine, podjetja in civilne organizacije. Zunanji deležniki so redki zastopani v projektni skupini. Za agencije z regulativnim organom so industrijske panoge, ki jih urejajo, navadno najpomembnejša zunanja interesna skupina za kateri koli projekt. Če projektna skupina identificira interesno skupino, je treba to zainteresirano stranko predvideti v načrtu upravljanja interesnih skupin.
Projektna skupina je nepraktično sestavljena iz članov, ki predstavljajo vsako skupino interesnih skupin. V mnogih primerih je nemogoče. Vendar pa projektna skupina potrebuje vložke in nakupe od zainteresiranih strani, da bi projekt uspel. Na primer, vladna organizacija želi popolnoma prenoviti in posodobiti svoj najbolj razširjen lastni programski program.
Skoraj vsi v organizaciji uporabljajo program na nek način. Vsaka vrsta uporabnika ne more biti neposredno zastopana v projektni skupini, zato skupina razvija načine za zbiranje prispevkov zainteresiranih strani in odloča o načinih obveščanja zainteresiranih strani o statusu projekta. Te metode zbiranja vhodnih in komunikacijskih strategij so dokumentirane v načrtu upravljanja interesnih skupin.
Razlika med načrtom upravljanja z zainteresiranimi stranmi in načrtom komuniciranja
Med načrtom upravljanja z zainteresiranimi stranmi in komunikacijskim načrtom lahko pride do precejšnega presežka. Njihove funkcije so zelo podobne. Načrt upravljanja z zainteresiranimi stranmi je širši, saj olajša vnos v projekt, pa tudi opisuje izide. Načrt upravljanja z zainteresiranimi stranmi je ožji, saj obravnava samo tiste z zainteresiranimi interesi, medtem ko načrt komunikacije lahko vključuje širše občinstvo.
Načrt za upravljanje z zainteresiranimi stranmi se razvija med projektom
Načrt upravljanja z zainteresiranimi stranmi običajno vodi vodja projekta . Ko projekt napreduje, vodja projekta pregleda načrt upravljanja interesnih skupin in ga redno vrača projektni skupini, da preuči posodobitve. Projekt se lahko na sredini časovnega okvira zelo razlikuje, kot je to storil v fazah načrtovanja, zato je pomembno zagotoviti, da se vodilni dokumenti projekta spremenijo, če to zahtevajo okoliščine.
Primer delovanja načrta upravljanja z zainteresiranimi stranmi
Tukaj je primer, kako se lahko v času projekta spremeni načrt upravljanja interesnih skupin. Državna agencija začne s projektom oblikovanja predpisov. Ko se začne, sponzor projekta in vodja projekta pripravita seznam zainteresiranih strani, ki bodo vključeni v načrt upravljanja interesnih skupin.
Ena od prvih nalog projektne skupine je, da se izplača načrt. Po nekaj mesecih član projektne skupine identificira interesno skupino, na katero nihče ni razmišljal na začetku projekta. Vodja projekta dodaja novo zainteresirano stranico v načrt in poziva sestanek projektne skupine, da razpravlja o tem, kako vključiti novo zainteresirano stranjo. Ko se ekipa odloči, kaj storiti, bo vodja projekta obvestil sponzorja projekta.
Jasno je, da je načrt upravljanja z zainteresiranimi stranmi živi dokument. Ker se projekt spremeni, se lahko načrt upravljanja z zainteresiranimi stranmi spremeni z namenom, da bolje služi potrebam projekta. Projektna skupina lahko s pametnim načrtom upravljanja z zainteresiranimi stranmi ustrezno zbira prispevke in povratne informacije zainteresiranih strani ter obvešča te zainteresirane strani.