Hranite projekt naprej
Pregledali bomo tudi nekatera orodja za upravljanje sprememb, ki jih lahko uporabite, in kako obvladujejo obseg projekta.
Preden se pogovarjamo o procesih ali orodjih, želim razpravljati o vaših pogledih na spremembe.
Sprejmi spremembe se zgodi
Spremembe se lahko zgodijo na kateri koli točki življenjskega cikla projekta .
Najlažji način za upravljanje sprememb pri projektih z manj glavobolov je vedeti, da se bo to zgodilo in načrtovati za to.
Oblikovanje strategij za spopadanje s spremembami, preden se zgodijo, je najhitrejši način, da vse na krovu dosežete s tem, kar bo drugače.
Najboljši prostor za začetek je definiran strukturiran proces upravljanja sprememb. To je vaša predavateljica o tem, kaj se bo zgodilo, če nekdo predlaga, da bi projekt moral delati nekaj drugega, kot je trenutno načrtovano, in dober način, da se izogne neuspehu projekta.
Proces upravljanja sprememb
Postopek upravljanja sprememb je videti takole:
- Prejmite informacije o spremembi
- Ocenite spremembo, vključno z načrtovanjem, koliko dela bo
- Pripravite priporočilo o tem, ali je vredno iti naprej.
- Potem dobite odločitev sponzorja projekta o tem, ali želite vključiti spremembo ali ne.
Oglejmo si vsak korak na vrsti.
Prejemajte informacije o spremembi
Prejeli boste zahtevo za spremembo projekta. Informacije lahko prejemate na stotine različnih načinov: na sestanku, po elektronski pošti, po telefonu, v koridorju, ko nocoj zapustite pisarno. V idealnem primeru boste dobili informacije na obrazcu za zahtevo za spremembe, vendar morate vedeti, da v resničnem življenju številne pomembne zainteresirane strani menijo, da je dokončanje te vrste dokumentov naloga vodje projekta. In v vašem podjetju, bi lahko bilo.
Uporabite predlogo za zahtevo za spremembo projekta (več o tem v minuti), da zajame vse podrobnosti zahtevka, vendar neformalno prispejo z vami. Nato zaženite obrazec mimo pobudnika, tako da veste, da ste natančno odražali, kaj je to, kar želijo.
Ne pozabite, da bi lahko spremembe spremljale tudi delo. Ne vedno predpostavljajte, da bodo spremembe povezane s postavljanjem dela. Postopek je enak, ne glede na to, ali se povečujete ali zmanjšujete obseg projekta.
Izvedite spremembe ocene
Oglejte si podrobnosti o spremembi. Ocenili boste vpliv na:
- Urnik
- Dokumentacija
- Delo opravljeno do danes in še vedno delati
- Proračun
- Kakovostni ukrepi
- Področje uporabe
- Razpoložljivost virov.
Na primer, sprememba programske opreme se lahko oceni na 5 dni.
To ne bi samo dodalo 5 dni v razpored, ker bi potisnilo drugo nalogo in ga premaknilo v časovnem okviru, v katerem je ključni vir na počitnicah. Tudi to nalogo bi bilo treba premakniti, tako da bi celotna sprememba v razporedu dodala 8 dni. Stalo bi 5 kilogramov, dodatnih 8 dni pa nas potisne v drug mesec s pogodbo dobavitelja, zato je treba upoštevati tudi stroške. Kakovost ostaja enaka, vendar spremembe obsega vključijo novo spremembo. Vse relevantne dokumente bi bilo treba posodobiti, vključno s projektnim načrtom in priročniki za usposabljanje, ki so že začeli.
Kot lahko vidite, lahko preprosta 5-dnevna sprememba ima obsežne učinke. Pomembno je vedeti vse o tem, preden ste se odločili, ali želite storiti spremembo ali ne, saj ima lahko celotna slika spremeniti izid.
Pripravite in predstavite priporočilo
Zdaj veste, kakšen je celoten učinek spremembe, ki jo lahko pripravite priporočilo o tem, ali je vredno iti z njim.
V nekaterih primerih to ne bo, ker bo zaznana korist manjša od stroškov. V drugih primerih bi lahko tam imeli dovolj koristi, da bi nadomestili stroške dodatnega dela. V drugih primerih lahko ugotovite, da bo sprememba negativno vplivala na stroške, vendar o tem ne morete storiti ničesar, ker gre za regulativno ali skladnostno vprašanje ali za kakšen drug notranji razlog, kot je organizacijska prestrukturiranja.
Odločite se
Za majhne spremembe, ki spadajo v omejitev avtorizacije, lahko odločite, ali želite sprejeti spremembo ali ne sami (z ustreznim vnosom ekipe). Vse, kar je večje, mora odobriti sponzor projekta ali projektna komisija.
Ne pozabite se vrniti in povedati nekoga, če je bila njihova sprememba zavrnjena. Želite, da bi se izognili nadlegovanju vaših deležnikov projekta, če lahko!
Orodja za upravljanje sprememb
Obstaja več orodij za upravljanje sprememb, ki jih lahko uporabite za lažji in bolj racionalen postopek. Priporočam:
- Kontrolni seznam ali procesni zemljevid, ki ljudem približuje natančno, kaj morajo storiti, da bi povečali spremembo obsega projekta.
- Obrazec zahteve za spremembo predloge. To bi lahko bilo na spletu prek avtomatiziranega poteka dela.
Oglejmo si, kaj gre v zahtevo za spremembo projekta.
Kaj gre v zahtevo za spremembo projekta
Obrazec za spremembo projekta mora vključevati:
- Ime osebe, ki zahteva spremembo ("zahtevnik").
- Edinstveni identifikator, kot je številka spremembe (to lahko dodate sami kasneje, ker je malo verjetno, da bo katerikoli od ljudi, ki vzgaja zahtevo in uporabi obrazec, vedel, kaj naj v to polje vstavi).
- Opis predlagane spremembe, z natančnimi podatki, ki jih lahko upravljajo.
- Kategorija spremembe. V idealnem primeru boste prepolovili ta razdelek, tako da bodo morali samo označiti polje. To je dober kraj, da ugotovite, ali je sprememba v zvezi z regulacijo ali notranjo skladnostjo, kot če bi (resnično), lahko zaobidejo veliko korakov načrtovanja in ocenjevanja ter preprosto nadaljujete z njo.
- "Zakaj" spremembe. Kakšna je utemeljitev za to? Zakaj to zahteva prosilec?
- Vpliv sprememb na različne elemente projekta, vključno s časom, ceno, kakovostjo in obsegom. Morda ne bodo imeli vseh podrobnosti, zato boste morda morali delati z njimi med korakom ocenjevanja sprememb, da izpolnite prazna polja. Izpolniti morajo čim več. Najmanj, kar iščete v tej točki, je, da potrdijo, ali bo povečal, zmanjšal ali spremenil obstoječe parametre projekta.
Na dnu obrazca za zahtevo za spremembo boste našli nekaj podrobnosti, ki jih boste morali izpolniti, saj bo sprememba nadalje obravnavana. V vaši predlogi mora biti tudi prostor za:
- Spremenite odločitev: Sprejmi, Zavrni ali Odloži
- Ime osebe, ki sprejme odločitev (ali skupino), plus datum odločitve in dodatne pripombe.
Oseba, ki vlaga prošnjo, še ne bo vedela o rezultatu - nihče ne bo - zato bodo ta polja ostala prazna, dokler se ne bo sestala desna skupina, da bi razpravljali o vašem priporočilu in sprejeli odločitev.
Spremembe in upravljanje obsega projekta
Upravljanje obsega projekta je glavni način, da nadzirate, kaj je v projektu in kaj ni. Ko prejmete spremembo obsega projekta, morate razmisliti o tem, kako to vpliva na celoten projekt. Vaš proces upravljanja sprememb vam pomaga to storiti in ga nastaviti v kontekstu, upravljanje sprememb je majhen del področja upravljanja.
Tukaj je vredno govoriti o tem, kako vodnik za vodenje projekta za vodenje projektov (vodnik PMBOK®) - Feta izdaja zajema upravljanje sprememb projekta, ker ni tako intuitiven, kot si morda mislite. Vodnik PMBOK® vključuje postopek, imenovan "Nadzorni obseg" v razdelku Upravljanje obsega projekta, kar je odličen kraj za začetek. Vendar je treba postopek upravljanja sprememb na projektih obravnavati bolj integrirano, kar se odraža v besedilu. Uporabniki vodnika PMBOK® bi se morali sklicevati tudi na postopek Izvedba integriranega nadzora sprememb, ker to določa, kako je vse povezano.
Če želite postati PMP, morate razumeti, kako vodnik PMBOK® zajema upravljanje sprememb, saj boste to pregledali. Vendar pa morate upoštevati, da je treba proces upravljanja sprememb, ki ga dejansko uporabljate pri vaših projektih, integrirati, enostavno slediti in uporabljati.
5 načinov za pomoč vaši skupini s spremembo procesa
Vaša projektna skupina je ključnega pomena za uspeh vašega projekta, zato vam pomaga pri upravljanju sprememb v vašem projektu.
Tukaj je 5 načinov, s katerimi jim lahko pomagate, da se hitro spoznajo s procesom upravljanja sprememb projekta.
1. Pogovor o spremembah. Naj vedo, da so spremembe v projektih normalne in da jih morajo pričakovati.
2. Delite postopek. Pred tem smo se pogovarjali o procesu upravljanja sprememb, vendar to ne pride naravno za vse. Člani vaše ekipe ne bodo vedeli, kaj storiti, in kaj se od njih pričakuje, razen če jim poveste. Nastavite informacijo, da se z njimi lotite procesa in jim povejte, kakšna bo njihova vloga v njem.
3. Poenostavite. Ko projekt poteka skozi spremembo obsega, je lahko precej dezorientiran. Razpored je napačen, proračun je lahko drugačen, zahteve so gotovo drugačne. Ekipa lahko najde spremembo, ki je vznemirjajoča, še posebej velika ali ena, ki spremeni odločitev, za katero sta že mislila, da je postavljena v kamen (da, to se zgodi). Proces naj bo čim enostavnejši za njih.
4. Bodite tam, da pomagate. Nov način dela traja nekaj časa. Če ste predhodno spremenili projekt na neformalen način (ali sploh ne), potem lahko sprememba formalnega procesa traja nekaj časa, da postane "način, na katerega delamo stvari tukaj ". Recite ekipi, da ste tam, da jim pomagate, če hočejo teči nekaj mimo tebe.
5. Ne bojte se reči ne. Vse spremembe niso smiselni predlogi. Naj vaša ekipa ve, da če menijo, da sprememba trenutno ni prava stvar za projekt, boste v tem pogovoru z njim zamenjali s prošnjo za spremembo.
Ne učinkovito upravljate sprememb, je eden od načinov, kako lahko izklopite svoj projekt , zato pazite. Obveščeni s temi informacijami se lahko na nadzorovan način začnete ukvarjati s spremembami projekta.