Vloga vodje projekta
Vodje projektov ...
Razvijte veliko zamisel
Prva naloga vodje projekta je razviti veliko idejo. To ni bilo vedno tako. Ne tako dolgo, da so vodje projektov pričakovali, da bodo prevzeli popolno idejo, verjetno celoten poslovni primer, in to spremenili v projektni načrt, ki bi ga lahko izvedli.
Danes se je vloga vodje projekta nekoliko razvila in verjetno se boste v projektu vključili prej in prej, preden postane "projekt".
S sponzorjem projekta boste sodelovali pri oblikovanju začetne slike projekta in ugotovili, ali je to izvedljivo.
Skupaj z ekipo
Če se vaša velika zamisel šteje izvedljiva, bo vaš naslednji korak, da sestavite ekipo, ki lahko dela na pretvarjanju te zamisli v resničnost. Potrebovali boste veliko ljudi, ki lahko izpolnijo različne vloge v projektni skupini .
V idealnih okoliščinah iščete strokovnjake s področja predmetov na vsakem delovnem področju, vendar morate upoštevati tudi razpoložljivost. Vodje projektov ne morejo vedno dobiti osebja, ki ga želijo v ekipi, ker so ti strokovnjaki zaposleni na drugih projektih. Če jih ne morete čakati, da postanejo na voljo, boste morali delati z ljudmi, ki so na voljo.
Ne boste vsi potrebovali vseh sodelujočih v ekipi ves čas. Nekateri funkcionalni strokovnjaki, kot so odvetniki ali tiskovni predstavniki, se bodo morali pridružiti ekipi samo na ustreznih točkah na tej poti. Del spretnosti vodenja projektov in upravljanja virov zagotavlja, da jim sporočite, da se bodo njihove naloge začele in jih nato približevati projektu, takoj ko bo njihovo strokovno znanje potrebno.
Organiziranje, kaj se bo zgodilo
Med začetkom projekta in zgodnjimi začetnimi stopnjami boste sodelovali z vašo ekipo, da natančno opredelite, kaj je treba storiti. To vključuje določitev jasne opredelitve dela in zagotovitev, da vsi razumejo cilje.
Vse to je vredno izraziti v smislu poslovne vrednosti ali koristi: z drugimi besedami, pojasnite, zakaj ste se lotili tega novega dela.
Vodja ekipe
Zdaj ste sestavili svojo ekipo in vsi veste, kaj morate doseči skupaj, naloga vodje projekta je zagotoviti, da celotna ekipa deluje skupaj, da bi to dosegla.
Težje je, kot se sliši! Uspešno vodenje ekipe pomeni pogajanje o izzivih nesoglasij, konfliktov in vedno na vrhu komunikacij. Morate motivirati svojo ekipo za odlično delo, tudi če so časi težki. Vključuje tudi treniranje, usposabljanje, mentorstvo in razvoj ljudi, ki delajo na projektu, tudi če ne delajo neposredno zate. To je večkrat pogosto pozabljeno na projektih, vendar ne pozabite, da ljudje delujejo bolje, če menijo, da jih spoštujejo in spodbujajo k najboljšemu delu. Če lahko vaš projekt postane mesto, kjer ljudje rastejo in razvijajo nova znanja, potem bodo ljudje želeli sodelovati z vami.
Vodstvo ekipe vključuje tudi vzpostavljanje in upravljanje sodelovanja v ekipi. To bi lahko potekalo prek orodij za upravljanje projektov na spletu ali osebnih srečanj skupine ali nekaj med njimi. Sodelovanje in izgradnja občutka za "ekipo" bo pomagal vašim projektnim virom pomagati pri konfliktnih ali težkih časih projekta, kot je rok, ki se nenadoma prenaša.
Upravljanje denarja
Projekti stanejo denarja in sposobnost skupnega proračuna projekta je ključna sposobnost vodje projekta. Toda vaša vloga se tam ne konča. Morate biti sposobni upravljati stroške denarja in kontrole pri projektu, ki se nadaljuje.
To lahko storite tako, da:
- Razvijanje ocen, ki zajemajo vse projektne naloge in potrebne vire.
- Delo s strokovnjaki s področja predmeta, da se prepričate, da so te celovite in popolne.
- Uporaba ocen za ustvarjanje proračuna projekta.
- Uporabite svoj proračun, da razložite sponzorju projekta in ugotovite, koliko bo projekt stala.
Nato v celotnem projektu lahko upravljate svoje stroške s točnim nadzorom stroškov. To vključuje primerjavo porabe v realnem življenju z ocenami in proračunom projekta, ki ste jih pripravili. Upajmo, da niso preveč razdvojeni, če pa opazite trend, da bi porabili preveč ali napačne ocene, potem boš dovolj zgodaj, da jo popraviš z vsako srečo. Določite lahko le tisto, kar opazite, zato je dobro nadzorovanje stroškov pomembno.
Strokovni nasvet: Dober nadzor nad stroški vključuje več kot le sledenje porabi. Prav tako morate spremljati obseg dela, ki se opravlja na projektu. To je kombinacija denarja in opravljenih nalog, ki vam dajejo možnost, ali se projekt porabi prek svojih sredstev.
Odločanje
Naredimo eno stvar ravno: medtem ko je sponzor projekta za gigantske odločitve, ste vodja projekta in odgovorni za večino odločitev o projektu. Tudi veliki. Tudi ko ne odločate, boste predložili priporočilo o tem, kakšno odločitev menite, da bi moral sponzor vzeti, ker imate vse podrobnosti in ste porabili starost glede na to in morda ne bodo imeli možnosti to.
Vključevanje deležnikov
Ne tako dolgo nazaj je literatura vodenja projekta govorila o "upravljanju interesnih skupin". Danes je priznano, da ne morete "upravljati" z zainteresiranimi stranmi. To je naivno in malo žaljeno, da bi to predlagali, zato se pogovarjamo o tem, kako jih "poskušamo" umestiti.
V praksi se orodja, ki so bila vključena, niso spremenila - to je samo retorika in drugačen odnos. Še vedno boste načrtovali, kdo so udeleženci v projektu in ali so še posebej močni ali vplivni v zvezi z delom, ki ga opravljate. Razviti komunikacijski načrt in ga uporabiti v praksi.
Udeležba interesnih skupin pomeni sodelovanje z ljudmi, na katere projekt vpliva, da bi zagotovili, da bodo razumeli spremembe, ki prihajajo.
Preberite naslednje: obvladovanje težkih deležnikov (ker ne bo vsakdo enostavno delati).
Izroči cilje projekta
To boste storili z vključitvijo vaše ekipe, in to je vse, kar je doslej vodilo do vsega dela.
Biti sposoben učinkovito zagotavljati, kaj ste obljubili, se zanaša na to, da je zelo jasno, kaj bi moral biti. Boste morali dokumentirati ključne dejavnike uspeha in ukrepe, ki se bodo uporabili za oceno, ali ste dosegli, kar ste naredili.
To je treba navesti v dokumentu o poslovnem projektu ali projektu projekta (ali oboje, na različne ravni podrobnosti). Zato bi bilo treba sorazmerno enostavno videti, kateri so cilji - manj je enostavno, da se prepričate, ali jih dostavljate.
Dobro načrtovanje, močno vodstvo in sposobnost videti veliko sliko, pa tudi podrobnosti, bodo izjemno pripomogle.
Upravljajte predajo za življenje
Uresničevanje ciljev projekta ni konec vaše vloge vodje projekta. Najpomembnejša stvar na koncu izvedbene faze je, da zagotovite jasno in popolno predajo ekipi, ki bo vodila projekt naprej.
Dobre primere pomeni, da lahko naredite korak nazaj. O projektu ne boste več bili "oseba, ki bo šla", zato boste lahko nadaljevali s svojim naslednjim projektom in vedeli, da lahko poslovna skupina kar najbolje izkoristi, kar ste jim dali.
Dajte znanje
"Naučena spoznanja" je, kako opisujemo, kaj se je naučilo s projektom, ki bi ga lahko uporabili pri drugih pobudah v prihodnosti. Vodja projekta bi moral na koncu projekta imeti srečanja, ki se jih naučijo. To pomaga ekipi rasti in ohranja organizacijsko znanje. Z drugimi besedami, podjetju preneha ponoviti enake napake.
Torej, to je tisto, kar upravitelj projekta ves dan. Vaš dejanski seznam opravil se lahko nekoliko razlikuje od tega seznama, vendar bodo v glavnem vse naloge tam prispevale k tem elementom vodenja projekta. To je obsežno in zahtevno delo, vendar je tudi raznoliko in odlična izbira v karieri!