In kaj lahko storite drugače, da ohranite skupino skupaj
Ampak jih je težko nadležiti. In ko se to zgodi, se lahko preoblikujejo v ljudi, ki več ne želijo ničesar opraviti s svojim projektom.
To je veliko tveganje za vodjo projekta, ker potrebujete njihovo pomoč in podporo, da bi bili uspešni. Brez njihovega prispevka morda ne boste mogli dostaviti svojega projekta. Tukaj so načini za motenje vaših deležnikov v projektu in kaj bi morali storiti namesto tega.
Neuspešno komuniciranje
Komunikacija bi morala biti približno 80% tega, kar počnete kot vodja projekta. Ko vaši ekipi, dobaviteljem ali strankam ne povejte, kaj se dogaja, bodo hitro nadležne. Še huje, pogosto napolnijo vrzeli s svojo razlago tega, kar se dogaja, kar verjetno ni točno in bi lahko bilo škodljivo za ugled projekta.
Namesto tega pripravite jasna poročila o projektih. Spoznajte jih individualno in v skupinah ter jih obveščajte na vsakem koraku. Pripravite načrt komunikacije s projektom in izvedite analizo zainteresiranih strani, da boste lahko ugotovili, kdo mora slišati, kaj in kdaj jih potrebuje, da ga slišijo.
Ne morejo vprašati svojih mnenj
Komunikacija je ena stvar, toda to pomeni, da gre za posodobitve stanja in za sledenje projektom. Morate storiti več kot to, da jih vključite v projekt. To lahko nadležne ljudi, kadar so strokovnjaki na določenem področju, in ne zaprosite za svoj prispevek o nečem, za katerega so visoko usposobljeni za komentiranje.
Vodje projektov lahko padejo v past, če verjamejo, da morajo storiti vse in same odločitve sprejemati, vendar to sploh ni.
Namesto tega vprašajte svoje mnenje o načinu reševanja projektnih vprašanj, ko se pojavijo. Upoštevajte njihovo mnenje. Ni vam treba storiti, kar predlagajo, ampak pomaga pri vzpostavljanju odnosov, če poslušate. To lahko storite s pomočjo projektnih srečanj in jih lahko poslušate, ko pridejo k vam s predlogi. Če je to vaša ekipa, se prepričajte, da imajo ustrezno priložnost, da svoje mnenje razkrijejo.
Verjamem, da so vaše kvalifikacije dale super silam
Biti PMP® ne postane najboljši svetovni projektni vodja (čeprav bi to lahko pomagal majhni bit). Če imate PRINCE2® Practitioner certifikat ali APMP ali katero koli drugo oznako vodenja projekta, vas ne ovira sramota.
Govorite o svojih kvalifikacijah ves čas in o tem, kako knjige delajo stvari, je zanesljiv način, da razburite svoje zainteresirane strani. Ne želijo slišati o svojih odličnih rezultatih pri izpitu ali kako uporabljate metodologijo za svoj projekt. Pravzaprav vse, kar želijo, je, da projekt poteka dobro. Ne skrbijo veliko, kako boste tam, večino časa.
Ne predpostavljajte, da zaradi tega, ker imate kvalifikacijo in znate upravljati s tveganji, na primer, da vas ne bo tvegal projektno tveganje.
To se zgodi z najboljšimi od nas! Zato je bolje biti ponižen in posvečen, da svoje spretnosti praktično uporabite na praktičen način, ne da bi verjeli, da vas postavijo nad svoje kolege.
Vaše kvalifikacije bi namesto tega morale dati samozavest, da opravljate svoje delo po svojih najboljših močeh, vendar boste ugotovili, da veliko ljudi, ki delajo kot vodje projektov, imajo certifikate. Pravzaprav mnogi ljudje, ki delajo v specializiranih industrijah, imajo certifikate in za številna podjetja, poverilnice v vašem strokovnem področju, ne glede na to, ali gre za arhitekturo, računovodstvo ali vodenje projektov, so samo higienični dejavniki.
Ne pričakujte, da bodo vaše zainteresirane strani vtisnjene in se ne pogovarjajo o njih ves čas. Dokažite svoje znanje, tako da dobro izvedete projekt in pokažite, kako uporabite znanje, ki ste se ga naučili v razredu.
Sprememba roka
Ko se vsi prijavijo na mejnike projekta in ve, kaj se dogaja, ko lahko vsi delate skladno kot ena ekipa. Ko spremenite roke in nikomur ne povejte, je to, ko se ljudje začenjajo razjeziti.
Spreminjanje datumov ima velik vpliv na delo drugih ljudi. Morda so rezervirali počitniški čas ob kritičnem delu projekta. Morda so morali plačati sredstva v drugih skupinah, ker je nekdo potreben za projekt v določenem času. Če spremenite datume, ne da bi razumeli vse to ozadje, potem bi lahko ogrozili projekt.
Vaš sponzor projekta bo namesto tega razumel, če ne morete doseči dogovorjenih mejnikov. Stvari se spremenijo. V obseg vašega projekta ali stvari, ki so bile izvedene, so dodane nove postavke. Vendar ni vaša naloga, da se dogovorite samo o spremembah v rokih. Sodelujte s svojo projektno ekipo, da boste razumeli vpliv sprememb. Nato predlagajte rešitev vašega sponzorja projekta, ki pojasnjuje razloge za spremembo datumov.
Prepričajte se, da se vse zainteresirane strani zavedajo spremembe in kako bi to lahko vplivalo na njihovo delo. Potem, s soglasjem vseh, izvedite spremembo in posodobite svojo projektno dokumentacijo. Nikoli ne bi smeli preprosto spremeniti datumov, ne da bi pustil preostanek ekipe najprej vedeti.
Zmanjševanje njihovega časa
Srečanja! Vsi jih imamo radi, kajne? Morali bi biti učinkoviti, dobro upravljani in zelo koristni za vsakogar. Ampak to ni vedno tako. Večkrat se zainteresirane strani pritožujejo, da so si na sestankih zapravile svoj čas. Ni bilo načrtov ali odločitev, za katero se pričakuje, da ni bila sprejeta, ker so bili napačni ljudje v sobi.
Imate tudi druge priložnosti, da izgubite svoj čas - to ni samo sestanek. Ne pretiravajte v svoji mapi »Prejeto« tako, da jih kopirate v e-pošto, ko jih ni treba. Namesto tega imajo zainteresirane strani pri projektih še eno nalogo, zato morajo pametno uporabljati svoj čas. Poskrbite, da bodo vaši sestanki imeli dnevni red. Načrtujte jih, povabite prave ljudi in se prepričajte, da boste sledili kasneje.
Pošljejte e-poštna sporočila samo ustreznim osebam. Če morate kdo nekoga, se prepričajte, da razumejo, zakaj je pomembno, da se jih zavedajo, in se izogibajte strahu, da "odgovorite vse", kolikor je to mogoče. Samo zavedajte se, da so drugi ljudje zasedeni in da vaš projekt ni vedno njihova glavna prednostna naloga (če je to v vsakem trenutku).