Kako uspešno upravljati svoj prvi projekt

Čestitke! Pravkar ste bili odgovorni za pomemben nov projekt. Jasno je, da vaš šef ponuja to priložnost kot glas zaupanja v svoje spretnosti. In medtem, ko ste navdušeni, je to, da ste prvič odgovorni za celoten projekt in je nekoliko zastrašujoče

Številni vprašanji tečejo v mislih:

• Kako začnem?
• Kateri so potrebni za premik projekta od začetka do zaprtja?

• Kako zgraditi visoko zmogljivo projektno skupino?
• Koga prosim za pomoč pri tem procesu? Ali je glavni pokrovitelj?

Ta objava je osredotočena na pomoč vsakomur, ki bo vodil projekt , odbor ali ekipno pobudo za dejavnost, ki je edinstvena za organizacijo. Ne glede na to, ali organizirate počitniško zabavo ali vodite nove pobude za razvoj izdelkov, obstajajo orodja in procesi vodenja projekta, da bi vaša verjetnost za uspeh znatno višja.

Najprej razumite 5 stopenj projektnega procesa:

Medtem ko vas prosim, da podrobneje preberete več o vseh petih stopnjah , vedite, da so:

1. Začetek: začetek projekta.
2. Načrtovanje: načrtovanje celotnega dela projekta.
3. Izvedba: dejansko opravlja delo.
4. Upravljanje in nadzor: celotno delo med projektom za spremljanje napredka.
5. Zaključek: dokončanje in izvedba projekta ter prekinitev ekipe.

Ti koraki so enaki za vsak projekt.

13 Osnovni koraki za projekt Novice:

1. Določite področje uporabe: Prvi in ​​najpomembnejši korak pri vsakem projektu je določitev obsega projekta . Kaj je to, kar naj bi dosegli ali ustvarili? Kakšen je projektni cilj? Enako pomembno je opredeliti, kaj ni vključeno v obseg vašega projekta. Če od svojega šefa ne dobite dovolj natančne opredelitve, sami razjasnite obseg in ga pošljete nazaj na potrditev. Medtem ko je primer nekoliko drugačen od poslovne teme, se lahko vsi nanašajo na poročni sprejem. Pri načrtovanju poročnega sprejema lahko imate kot vaš obseg: pripravite poročni sprejem za 100 gostov, skupaj z večerjo, odprto barico, poročno torto in živo glasbo za ples z določenim datumom, ki ne presega 20.000 USD.

1. Določite razpoložljive vire: katere ljudi, opremo in denar boste imeli na voljo za doseganje ciljev projekta? Kot vodja projekta običajno ne boste imeli neposrednega nadzora nad temi viri, ampak jih boste morali upravljati z upravljanjem matrike .
2. Razumevanje časovnega okvira: kdaj mora biti projekt končan? Ko razvijate svoj projektni načrt, imate morda nekaj prožnosti pri uporabi časa med projektom, vendar so roki običajno določeni, kot v primeru poročnega sprejema. Če se odločite za nadurno uro, da izpolnijo razpored, ga morate upoštevati glede na omejitve svojega proračuna.
3. Sestavite svojo projektno skupino: skupite ljudi v svoji skupini in začnite pogovor. So tehnični strokovnjaki. Zato jih je njihov funkcijski nadzornik dodelil projektu. Vaša naloga je voditi ekipo.
4. Podrobno delo, 1. del: Kateri so glavni deli ali komponente, ki jih je treba ustvariti za dokončanje projekta? Na primer, sprejem poroke zahteva na visoki ravni: recepcija, hrana, pijača, torta, gostje in zabava. Seveda je vsak od teh večjih predmetov razčlenjen na več dodatnih predmetov. To je naslednji korak.
5. Detail the Work, Part 2: V našem primeru prijave poroke imate verjetno ekipo ali osebo, ki je odgovorna za različne komponente. Sodelujte s svojimi člani ekipe, da navedete podrobnosti, ki so potrebne za doseganje vsake pomembne točke. Oseba, odgovorna za hrano, mora razumeti možnosti, omejitve stroškov in izbrati izbire, ki podpirajo doseganje obsega . Navedite manjše korake v vsakem od večjih korakov. Koliko stopenj globoko greste v bolj in podrobnejše korake, je odvisno od velikosti in kompleksnosti vašega projekta.

1. Razvite predhodni načrt: sestavite vse svoje korake v načrt. Dober način za to je, da uporabite tabelo prednostnih nalog, ki določa, katere predmete morajo pred drugimi elementi. Formalne prakse upravljanja projektov zahtevajo razvijanje tisto, kar se imenuje omrežni diagram in identificira kritično pot . Čeprav to morda presega vaše potrebe ali raven znanja, je ključno vprašanje, da se dejavnosti zaporedno urejajo in nato dodelijo sredstva dejavnostim. Vprašanja, ki jih želite vprašati, vključujejo: Kaj se zgodi prej? Kaj je naslednji korak? Kateri koraki se lahko izvajajo istočasno z različnimi viri? Kdo bo naredil vsak korak? Kako dolgo bo to trajalo? Obstaja veliko odličnih programskih paketov, ki lahko avtomatizirajo veliko teh podrobnosti za vas. V podobnih položajih vprašajte druge, kar uporabljajo.
2. Ustvarite osnovni načrt: pridobite povratne informacije o vašem predhodnem načrtu iz vaše ekipe in drugih zainteresiranih strani. Prilagodite časovnice in delovne urnike, da bo projekt ustrezal razpoložljivemu času. Izvedejo potrebne prilagoditve predhodnega načrta za izdelavo izhodiščnega načrta.

1. Zahteva prilagoditve projekta: skoraj nikoli ni dovolj časa, denarja ali talenta, dodeljenega projektu. Vaša naloga je narediti več z omejenimi sredstvi, kot pričakujejo ljudje. Vendar pa so projekti, ki so preprosto nerealni, pogosto omejeni. Morate podati svoj primer in ga predstaviti svojemu šefu ter zahtevati, da se te nerealne omejitve spremenijo. Prosite za spremembe na začetku projekta. Ne čakajte, dokler v težavah ne zahtevate sprememb, ki jih potrebujete. Vendar, če vaš projekt vključuje poroko, ne pričakujte, da boste uspešni in zahtevali številne pomembne spremembe!
2. Delaj svoj načrt, a ne umiraj zanj: načrt je pomemben, vendar je načrt mogoče spremeniti. Imate načrt za vožnjo do dela vsako jutro. Če je eno križišče blokirano zaradi nesreče, spremenite svoj načrt in pojdite drugače. Naredite enako s svojimi projektnimi načrti. Spremenite jih po potrebi, vendar vedno upoštevajte obseg in vire.
3. Spremljajte napredovanje vašega tima: na začetku projekta boste dosegli malo napredka, vendar začnite spremljati, kaj vse počnejo. To bo olajšalo uhajanje težav, preden postanejo težave.
4. Dokument Vse: voditi zapise. Vsakič, ko spremenite osnovni načrt, zapišite, kakšna je bila sprememba in zakaj je bilo potrebno. Vsakič, ko se projektu doda nova zahteva, vnesite, kje se zahteva zahteva, in kako je bil časovni okvir ali proračun prilagojen zaradi tega. Ne morete se vsega spomniti, zato jih napišite, tako da jih boste lahko pregledali ob pregledu projekta in se naučili od njih.
5. Naj bo vsakdo obveščen: vse zainteresirane strani projekta obveščajte o napredku ves čas. Naj vas obvesti o svojem uspehu, ko izpolnite vsak mejnik, vendar jih tudi obvestite o težavah takoj, ko pridejo. Prav tako obveščajte svojo ekipo. Če razmišljate o spremembah, povedajte ekipo o njih, kolikor bolj boste lahko. Prepričajte se, da se vsi v ekipi zavedajo, kaj vse počnejo.

Spodnja črta

Ni vam treba biti uradni vodja projekta, ki vodi projektno pobudo. Vendar pa morate orodja in logiko vodenja projektov uporabiti za delo, ki pojasnjuje vaše cilje, podrobno opisuje delo, gradi ekipo ter izvaja in spremlja delo. Najboljši uspeh!