Po definiciji so projekti začasne in edinstvene pobude, v nasprotju z rednimi operativnimi dejavnostmi. In medtem ko se mnoga podjetja zanašajo na usposobljene, certificirane vodje projektov, da vodijo svoje pobude, projektne spretnosti vse bolj zahtevajo za vse strokovnjake.
Ta članek ponuja uvod v načrtovanje projekta za vse strokovnjake, ki se zanimajo za sprejemanje praks, ki tako dobro delajo za profesionalne vodje projektov.
Vzemi si čas, da resnično definiraš in načrtuješ svoj projekt:
Vodje projektov razumejo, da se v načrtovanju porabi zajeten del celotnega trajanja projekta. Mnogi od nas imajo nagnjenost k hitremu, da bi začeli delo, kar je v svetu projektov podobno kot preskakovanje navodil na tem novem pohištvenem pohištvu, ki ste ga kupili od enega samih trgovcev na drobno. Verjetno je, da je hitenje za delo, ne da bi prebral navodila, povzročil nekaj resnih težav v določeni točki vašega prizadevanja.
Namesto da bi šel naravnost v delo, je pomembno, da ugotovimo nekaj kritičnih vprašanj:
- Kaj natančno ustvarjate? Bodite čim natančnejši.
- Kdaj ga je treba dopolniti?
- Katere vire (ljudje, oprema in proračun) imaš dostop do projekta?
Gornje tri točke so temeljne sestavine izjave o področju uporabe. Vsak vodja projekta dela, da pojasni obseg pred začetkom dela.
Obseg pobude podjetja Holiday Party:
Izjava o obsegu vzorca za stranko v počitniškem podjetju bi lahko glasila takole:
Naš cilj je, da načrtujemo in organiziramo družinsko počitniško zabavo za 100 zaposlenih in njihove pomembne druge pred koncem decembra, pri čemer ne bomo presegli 10.000 USD. Naše načrtovanje in koordinacijo sestavljata 4-članski odbor, ki ga nadzoruje generalni direktor. Na zabavi bo odprt bar, obložen obrok, sladica in zabava.
Samo vzamete čas za obrt, ta preprosta, vendar pomembna izjava ponuja močne smernice za ekipo, ki je vključena v projekt. Vsakdo razume naravo projekta, časovni okvir, sredstva in proračun.
Razbiti obseg navzdol v diskretne blokade dela:
Vodje projektov ustvarjajo nekaj, kar imenujemo struktura razčlenitve dela, da bi v jasnih in uporabnih izrazih opisali celotno delo projekta, ki ga mora izpolniti nekdo v določenem časovnem okviru. V vašem primeru lahko razčlenitev dela vključuje:
- Določite lokacijo.
- Potrdite razpoložljivost sobe in jo zaklenite s pologom.
- Izberite možnosti hrane.
- Potrdite vrstico in vsebino vrstice.
- Določite možnosti sladic.
- Ustvarjanje in distribucija vabil z izbiro živil.
- Dokončati izbiro hrane na podlagi povabljenih povabil.
- Odločite se o vrsti zabave.
- Pregledajte možnosti za zabavo in izberite.
- Potrdite postavitev jedilnice.
- Nakup mizo darila za goste.
- Uskladite in dostavite dogodek.
Vodje projektov bi razvili to razčlenitev dela projekta brez premislekov o virih ali časovnem načrtu, temveč več v formatu brainstorming. Ko je opredeljeno celotno delo, potrebno za doseganje obsega projekta, je čas, da ga določite redno, dodelite odgovornosti in zahtevate ocene časa in stroškov od članov vaše ekipe.
Ustvarjanje načrta projekta iz razporejanja dela:
Po zaključku preproste razčlenitve dela, ugotovljene na prejšnji strani, morate zdaj:
- Potrdite, da so bile ugotovljene vse glavne postavke za dosego obsega projekta.
- Potrdite, kdo bo ukvarjal s kakšnimi delovnimi postavkami in ustvaril matrico odgovornosti, ki bo predstavila glavne delovne naloge odgovorne stranke.
- Zahteva, da vsak član skupine pregleda svoje naloge, določi ocene časa in stroškov, opiše roke, povzame potrebe po sredstvih in zagotovi, da so temeljito ocenili delo, za katerega so odgovorni.
Ko so zgornji koraki zaključeni, mora projektna skupina sodelovati pri zaporedju dogodkov v pravilnem vrstnem redu, pri čemer opozarja na kakršne koli navzkrižja glede virov ali morebitnih izzivov časovnega razporeda. Opomba: vodja projekta bi ta korak zaključil z razvijanjem omrežnega diagrama , izračunom kritične poti in načrtovanjem virov, pogosto s pomočjo računalniške programske opreme.
Za vaš manjši projekt, ki uporablja neformalne metode, je lahko preprost pristop, ki ga je treba upoštevati pri določanju postavk v zaporedju, vse potrebno. Ta proces vam bo omogočil, da razvijete celovito sliko o vključenih korakih in rokih za načrtovanje in oddajo odlične praznične zabave!
Naj začne delo:
Zdaj, ko ste si vzeli čas, da pravilno projektirate področje, določite glavne naloge, zaporedjujte naloge in ocenite zahteve glede časa in virov, ste pripravljeni, da ekipo delate na dodeljenih odgovornostih. Vaša vloga neformalnega vodje projekta je spremljanje dela, podpora članom ekipe in pomoč pri prepoznavanju in reševanju izzivov, ko se pojavijo. Dober projektni vodja se redno sestaja s člani skupine, da oceni napredek in identificira ter krmarjenje z nastajajočimi tveganji.
Spodnja črta:
Isti pristopi, opisani zgoraj, se lahko uporabijo za kakršnekoli projektne razmere v vašem oddelku ali poslovni enoti. Razviti jasen obseg, opredeliti delo, dodeliti vire, razviti ocene in urnik ter nato spremljati in nadzorovati delo. Vaše prakse bodo priznali in cenili strokovni vodje projektov na vašem delovnem mestu, rezultati pa bodo precej boljši od preprostega prehoda na delo, ne da bi ga razmišljali. Najboljši uspeh z vašo naslednjo pobudo!
-
Posodobljeno z Art Petty