Moč skrbno izdelanega obsega projekta:
Natančno določena izjava o obsegu je ključni dejavnik uspeha projekta in sestavni del prakse učinkovitega vodenja projektov. Ugodnosti vključujejo:
- Izjava omogoča projektni skupini in stranki, da zagotovita, da imajo skupen pogled na pričakovane funkcije, kakovost in čas projektov.
- Področje uporabe projektni skupini omogoča, da jasno identificira in sodeluje z zainteresiranimi stranmi: posameznikom ali skupinam, na katere vpliva projekt, in pridobiti njihovo podporo in vključenost.
- Obseg pomaga članom ekipe osredotočiti le na delo, potrebno za zadovoljevanje potreb strank.
- Če predlagamo spremembe, ki presegajo meje izvirnega obsega, je izjava služila kot vodilo pri ocenjevanju in predlaganju sprememb. Če spremembe sprejmejo vse vključene zainteresirane strani, se izjava o področju uporabe revidira.
Oblikovanje obsega projekta:
Vodja projekta v povezavi s člani skupine, strankami, izvršnim sponzorjem in ključnimi zainteresiranimi stranmi si prizadeva razumeti in opisati zahtevane rezultate projekta pobude, ki se pogosto navede kot izvod. Ta ponudba vključuje stroškovni ali sprejemljiv obseg stroškov, ki je potrjen pri načrtovanju in ocenjevanju dejavnosti.
Določa tudi ključne značilnosti, ki jih je treba vključiti, in časovni okvir za končno izvedbo projekta. Ko se dogovorijo stranke, vodja projekta, projektna skupina in izvršilni sponzor, je treba vse spremembe v tem izjavi o obsegu opraviti s skrbno nadzorovanim in dokumentiranim postopkom spreminjanja.
Kaskadni vpliv obsega projekta na druge:
Ko je dogovor o obsegu ali dokumentu dogovorjen, sodelujoče delovne skupine uporabljajo podatke iz izjave, da ocenijo svoje delo, čas in stroške. Bolj natančen in natančen izjavo o obsegu, bolj verjetno je, da bodo delovne skupine pripravile natančne ocene in zahteve glede virov.
Izjave o obsegu projekta opredeljujejo, kaj ni vključeno v pobudo:
Ni neobičajno, da dokument o obsegu projekta vsebuje tudi sezname posebnih elementov, ki niso del obsega projekta in so zato izključeni iz dela, ki ga je treba dostaviti. Na primer, projekt izgradnje hiše lahko določa, da mora pridobitev okoljskih dovoljenj opraviti lastnik in je zunaj obsega projekta izvajalca, ki gradi hišo.
Vpliv slabo razvitega projekta Obseg:
Pomanjkanje jasnosti glede obsega projekta je skupen vir napetosti in neuspeha projekta.
Nejasen ali nejasen dokument o obsegu pušča veliko vprašanj, ki so odprta za razpravo in neinformirane klice sodbe, ki vplivajo na značilnosti, kakovost, čas in stroške pobude.
Drug izziv z nejasnim izjavo o obsegu, skupaj s šibkimi spremembami procesi se imenuje: obseg lezenja. Premikanje obsega se zgodi, ko zahtevi kupcev in delovne ekipe dodajajo dodatne zmogljivosti za izvedbo, ki presega namere ali meje prvotnih načrtov.
Spreminjanje obsega:
Čeprav pogoste spremembe v obsegu odložijo zaključek projekta in potencialno povečajo znatne stroške, obstajajo nekatere razmere, v katerih je potrebno in smiselno prilagoditi področje uporabe. Vodje projektov se zanašajo na postopek "upravljanja sprememb", ki opredeljuje zahtevano spremembo, popravi vse ustrezne časovne, stroškovne in delovne obremenitve ter ponovno oceni projekt za nova tveganja, ki so nastali zaradi spremembe.
Običajno vodja projekta in izvršni pokrovitelj dokončno odločita o spreminjanju obsega, ko situacija v celoti analizira. Spremembe so dokumentirane v dnevniku odločitev in nato sporočene večji projektni skupini.
Poznani tudi kot projektne zahteve, cilji projekta
Primeri: obseg projekta je bil dostavitev spletne strani ene strani, v skladu s specifikacijami projekta, v dveh tednih.