Kako načrtovati sestanek podjetja

Načrt projekta Sestanek podjetja za začetek projekta

Čestitke! Vaše podjetje bo imelo sestanek za skupino zaposlenih, izbranih na vseh ravneh podjetja. Izvršni direktor vam je dal odgovornost za vodjo projekta za dogodek. Ti nasveti in vzorčni projektni načrt kažejo, da bi lahko vodja projekta pristopil k izdelavi načrta projekta za sestanek podjetja ali podobno zapleten projekt.

Pred načrtom projekta

Vaš prvi korak je načrtovanje načrta.

Začnete z razpravljanjem o dogodku z zainteresiranimi stranmi. Če bi se to zgodilo lani, kaj je šlo tisto? Kaj je šlo narobe? Kdo je vodil projekt in vam lahko pomagajo preprečiti pasti v letošnjem letu? Ker vam je glavni izvršni direktor dodelil projekt, kaj želi on / ona od dogodka? Kdaj bo dogodek? Kje? Kakšen je proračun?

Zbirajte čim več informacij, kot lahko. To bo okostnjak, na katerem boste izdelali načrt projekta.

Zgradite ekipo

Kateri drugi viri potrebujete za uspeh tega projekta? Ali obstajajo ljudje v drugih oddelkih, ki vam lahko pomagajo pri uspehu tega dogodka? Kaj morate storiti, da dobite pomoč? Ali lahko vprašate ali potrebujete uradno odobritev od svojega šefa? Koliko časa potrebujete od njih? Katere specifične spretnosti jih potrebujete? Ali lahko kdorkoli drug to spretnost zagotovi, če oseba, ki jo želite, ni na voljo?

Ker je to družabno srečanje, kako lahko HR pomaga?

Potrebujete pomoč od oddelka za opremo? Kaj pa Marketing Department? Ali potrebujete pomoč na tem področju?

Načrtujte agendo

Ko veste, kako dolgo bo srečanje trajalo, začnete zapolniti časovne blokade. Ali potrebujete odpiralni zvočnik? Kdo bo to? Ali boš udeležence obdržal skupaj ali pa jih boš razbil v manjše skupine za del programa?

Koliko drugih govornikov boste potrebovali? Kdo bo omogočil manjše seje, če boste zlomili?

Ali bo dogodek trajal več kot en dan? Kako boš zaprt prvi dan? Kako boste ponovno odprti na drugi dan?

Kako boš končal na koncu? Ali potrebujete zaključni govor? Kako boste ravnali z logistiko oseb, ki se bodo prijavile iz hotela, če jo rezervirate?

Najdi prostor

Ugotovite, koliko ljudi prihaja. Nato ugotovite, koliko velikega prostora potrebujete. Kje bo dogodek potekal? Ali v pisarni podjetja obstaja prostor ali potrebujete več prostora? Ali CEO želi, da je srečanje potekalo izven kraja, tako da se lahko ljudje koncentrirajo ali pa hočejo, da se v pisarni zadrži za zmanjšanje stroškov?

Katere lastnosti na vašem območju lahko zagotovijo prostor, ki ga potrebujete? Ali je hotel v bližini letališča dobra izbira za zmanjšanje časa potovanja za ljudi, ki prihajajo iz mesta ali bi morali najti kaj iz mesta, ki bo tišje?

Kaj zaračunavajo različna mesta za njihove objekte? Kaj vključujejo in kaj boste morali kupiti in prinesli? Ali bodo posamezniku dodelili delo? Kakšna je njihova politika glede materiala in ljudi od zunaj?

Potegniti dol

Ko ste zbrali odgovore na vsaj večino teh vprašanj, lahko začnete sestaviti projektni načrt.

Ne pozabite, da je tisto, kar tukaj prikazujemo, seznam projektnih nalog, strukture razčlenitve dela (WBS). Ne vključuje nobene odvisnosti med nalogami ali časovnimi roki. Te bi bile dodane pozneje.

Vzorčni načrt projekta srečanja podjetja

V načinu načrtovanja projekta z uporabo osnovnih orodij vodenja projektov smo razpravljali o razmišljanju pri načrtovanju projektov in uporabi projektnega vodenja v procesu načrtovanja. Tukaj je, kako bi lahko struktura razčlenitve dela projekta (WBS) iskala projekt za načrtovanje sestanka podjetja:

1. Pred načrtovanjem projekta

1. Določite proračun
2. Pogovorite se z direktorjem, da določite cilje projekta
3. Za nasvete se obrnite na prejšnjega vodjo projekta (PM)
4. Določite seznam zainteresiranih strani
5. Obrnite se na zainteresirane strani za vnos.
6. Določite želeni datum za dogodek
7. Ugotovite, koliko zvočnikov / predavateljev je potrebno

1. Ugotovite, koliko podpore potrebujete
2. Ugotovite, koliko zaposlenih se bo udeležilo
3. Navedite možne lokacije za dogodek

2. Izdelajte projektno skupino

1. Pridobite si rep od trženja
2. Pridobite si rep od HR
3. Oglejte si, ali bo Nakup dodelil nekoga, ki bo pomagal
4. Vprašajte Susana, naj obravnava vse podrobnosti zvočnikov
5. Pridobi si rep iz objektov
6. Načrtuj sestanek projektne skupine

3. Razviti agendo

3a Načrtujte prvi dan

1. Nastavite čas začetka
2. Nastavite čas, uredite kraj in osebje za registracijo
3. Nastavite dolžino jutranja seje
4. Nastavite dolžino govora
5. Izračunajte število zvočnikov, ki so potrebni za jutranjo sejo
6. Zapiši zvočnike
7. Načrtujte sredi jutranji odmor (čas in dolžina)
8. Poskrbite za osvežitev konferenčne sobe med odmorom (voda, smeti itd.)
9. Načrtujte kosilo za kosilo (čas, dolžino, lokacijo, meni, ki plača)
10. Načrtovanje popoldanske seje (dolžina, število zvočnikov)
11. Zapišite popoldanske zvočnike
12. Načrtuj prvi dan (čas, kdo, dolžina)

3b Načrtujte drugi dan

1. Nastavite čas začetka
2. Nastavite dolžino jutranja seje
3. Izračunajte število zvočnikov, ki so potrebni za jutranjo sejo
4. Zapiši zvočnike
5. Načrtujte sredi jutranji odmor (čas in dolžina)
6. Poskrbite za osvežitev konferenčne sobe med odmorom (voda, smeti itd.)
7. Načrtujte kosilo za kosilo (čas, dolžino, lokacijo, meni, ki plača)
8. Načrtovanje popoldanske seje (dolžina, število zvočnikov)
9. Zapišite popoldanske zvočnike
10. Načrt zaključnega govora (čas, kdo, dolžina)
11. Organizirajte čas odhoda s hotelom

4. Načrtujte prostor

1. Določite število udeležencev
2. Načrtovanje sedežev (vrstice in tabele)
3. Izračunajte potreben prostor
4. Raziščite mesta, ki so na voljo s to količino prostora (stroški, lokacija, vključene storitve)
5. Štetje števcev zvočnikov vsak dan in skupaj
6. Določite število in vrsto potrebnega pomožnega osebja
7. Ugotovite, koliko udeležencev / govornikov / osebja bodo potrebovali sobe
8. Pogajati stroške in datume z razpoložljivimi lokacijami
9. Podpišite pogodbo z izbrano lokacijo

5. Obvestite dogodek

1. Dokončajte vse podrobnosti z lokacijo dogodka
2. Poskrbite, da so udeleženci obveščeni
3. Obvesti vse govorce teme in predstavitve časa / dan
4. Obvestiti vse podporne uslužbence o dolžnostih in izmenah
5. Pridobite RSVP od udeležencev
6. Po potrebi obvestite udeležence zamenjave

6. Sledite Up

1. Pripravite osnutke govora iz vseh zvočnikov
2. Pregled končnih govori
3. Pridobite imenske oznake za vse udeležence, zvočnike, osebje
4. Nakup vseh materialov in daril za udeležence
5. Ponovno potrdite z lokacijo dogodka

7. Pregled in ocena

1. Pošljite raziskavo o zadovoljstvu vsem udeležencem
2. Pošljite pregledno mnenje vsem govornikom
3. Pošlji hvala vsem zvočnikom in osebjem
4. Organizirajte tesnejše srečanje s projektno skupino

Nadaljnje načrtovanje

Razčlenitev strukture dela načrta projekta (WBS) zgoraj prikazuje vzorec za načrtovanje sestanka družbe. To je samo pregled. Projektna skupina bi še vedno morala delovati na teh postavkah in razširiti na številne od njih. Poleg tega bi morali delati na čas, potreben za vsako nalogo, sorazmerno pomembnost nalog in medsebojne povezave / odvisnosti med nalogami.