V tem članku raziskujemo izzive slabih projektnih skupin, pa tudi pristopi, ki jih vodilni ekipi in vodje projektov zaposlujejo, da presegajo Tuckmanove faze oblikovanja in napadov na tisto, ki poudarja uspešnost.
Pravično opozorilo: ni čarobnega seznama " delati te stvari in odlična ekipa se bo pojavila. "To je trdo delo, ki zahteva uporabo tako znanosti za uspešnostjo skupine in umetnosti vodenja drugih.
Pet skupnih misij projektnih skupin, ki se borijo
Preživite čas in opazujte in delajte s projektnimi skupinami, ki se borijo, in opazili boste veliko področij, kjer komunikacija prekine in trpi uspešnost. Kopirajte pod površino v iskanju osnovnih vzrokov slabega izvajanja in ta petih pogostih vprašanj se vedno pojavljajo.
1. Nobenega jasnega in cinkanega namena ni . Udeleženci ekipe se ne zavedajo pomena projekta in njegove povezave s stranko ali organizacijo. Če želite projektirati člane skupine, je to "le še en projekt".
2. Stranka nima sedeža za mizo. Pomanjkanje jasnosti, ki obkroža stranke, ima za posledico megleno projektno okolje, kjer člani ekipe grozijo in plujejo skozi vse od zahtev do časov in stroškov.
3. Upravljanje projektov je prisotno, vendar projektno vodstvo manjka v akciji. Vrednosti so nejasne ali ne obstajajo. Odgovornost in odgovornost nista dobro utemeljena. Obstajajo orodja in predloge, mehke veščine pa nikjer ne najdemo.
4. Slabo opredeljene in nejasne vloge. Uspeh trpi, ko ljudje ne razumejo lastnih vlog ali vlog, ki jih igrajo člani skupine.
5. Preveč projektov, ki lovijo premalo sredstev. V današnjih organizacijskih strukturah upravljanja z matriko člani ekipe pogosto razdeljujejo med več pobudami. Ko se projekti razširijo, kot reproducirajo kunci, se preobremenjeni člani ekipe borijo za osredotočenje in opravljajo svoje najboljše delo.
Osem ukrepov, ki jih morate sprejeti, da ustvarite visoko zmogljivo projektno skupino:
Medtem ko bi bilo lepo verjeti, da obstaja preprost kontrolni seznam za gradnjo visoko zmogljive ekipe, življenje, projekti in ljudje niso tako enostavni. Spodnji predlogi so bolj "minimalni pogoji, potrebni za uspeh", kot so "to naredite in vse bo delovalo." Ne pozabite, da je ustvarjanje velikih ekip mešanica znanosti o človeški psihologiji in nevroznanosti ter umetniškem vodenju. Uporabite ideje, ki so v dobrem zdravstvenem stanju, kot temelj za lastno razvojno ekipo!
1. Vključite projekt v epsko iskanje! Izvedite lekcijo o vodenju iz sveta video iger in se prepričajte, da se člani ekipe zavedajo narave svojega poslanstva in njegovega pomena za stranke (stranke), organizacije in njihovega razvoja kot strokovnjakov. Člani skupine si morajo ogledati vsak projekt kot priložnost za izboljšanje tako, da uporabijo svoje znanje in razvijajo in učejo nova znanja.
Z ustvarjalnostjo se lahko celo najmanjša pobuda postavi kot del večjega iskanja.
2. Prepoznajte in izkoristite model SCARF iz sveta nevroznanosti. Ta akronim pomeni: status, gotovost, avtonomijo, povezanost in poštenost. Vse o strukturi ekipe in vodenju mora krepiti te kritične osebne probleme za vsakega člana ekipe. Učinkovit vodja projekta pozorno spremlja te lastnosti in strukturira svoje vedenje, da krepi pozitivne rezultate za vsakega posameznika v projektni skupini.
3. Na podlagi pomembnih vodstvenih spoznanj vodite v nevarnih situacijah . Člani ekipe morajo zaupati, da vodja ekipe skrbi za vsakega člana ekipe in je kritično osredotočen na zagotavljanje njihove varnosti in uspeha. Kot vodja ekipe vprašajte in odgovorite: " Zakaj bodo moji člani moje ekipe zaupali, da jih vodijo v varnost in uspeh?" In nato opredelite vedenja, ki jih morate prikazati vsak dan, da bi okrepili svojo zavezo do njih.
4. Zagotovite, da je stranka prisotna od prvega dne dalje in na vsakem naslednjem sestanku . Projekta ne morete zagnati, če je pogled na stranko nejasen. Ne glede na to, ali je vaša pobuda osredotočena na zelo specifično ciljno skupino ali na splošno, obstajajo tehnike, ki jih lahko uporabite za ustvarjanje jasnosti. Za nove pobude za razvoj izdelkov, namenjene zajemanju novih strank, ustvarite podrobne stranke za vsako vrsto. Pri velikih gradbenih ali razvojnih prizadevanjih zagotovite, da je predstavnik za stranke del projektnega obsega in odobritve. V primerih, ko kupec ne more biti fizično prisoten, nekatere ekipe ustvarjajo proxy-izrez ali napolnjeno žival, ki zaseda sedež na vsakem sestanku. Skupina mora vprašati in poskušati odgovoriti na vsako odločitev: "Kaj bo stranka rekla tej temi."
5. Člani vaše ekipe določijo vlogo za ulov. Vsakdo v ekipi bi moral vprašati in odgovoriti: " Na koncu tega projekta, kaj bodo moji člani ekipe rekli, da sem storil?" Delite in razpravljajte in opredelite opis vloge, ki ustreza odgovorom.
6. Naučite svoji ekipi ta dva kritična znanja: kako se pogovoriti in kako se odločiti . Zgodaj v procesu oblikovanja ekipe postavite pričakovanja o medosebni komunikaciji in zagotovite, da boste okrepili odgovornost. Za skupinske nastavitve naučite ekipo, da razišče probleme s pomočjo pristopov za olajšanje, ki se osredotočajo na sivo vsebino skupine na eno temo hkrati. Naučite jih, da razčlenijo čustva, tveganja, ideje in informacije ter se spoprimejo z vsakim posebej, preden pridejo do sodbe. Za odločanje ekipe za pomoč razumejo vsako veliko izbiro iz več vidikov (okvirjev) in jih naučijo oceniti več možnosti za vsako odločitev. Te veščine se ne izvajajo v programih vodenja projektov in niso zahtevane kot del strokovnega certificiranja, vendar so bistvenega pomena za pomoč ekipi, da se učijo delati skupaj.
7. Vzvod za ekipno treniranje. Treniranje je močno orodje za podporo delovanju ekipe in je pogosto premalo izkoriščeno. Za to vlogo lahko uporabite zunanje ali notranje vire, čeprav mora biti trener objektivni zunanji sodelavec, ki lahko opazuje in ponuja odzive, vedenjske povratne informacije o uspešnosti ekipe in učinkovitosti. Trener je neprecenljiv vir za pomoč pri opazovanju in odkrivanju razčlenitev v procesih razprave in odločanja, opisanih v številki šest zgoraj. Izkoristite trenerja, da izzove predpostavke in se pogovarjate o različnih pristranskostih skupin, vključno s skupinskim razmišljanjem.
8. Težko se borite za čas in pozornost članov vaše ekipe. Odlični vodje projektov si prizadevajo za svoje člane ekipe, da se jim zagotovi možnost, da se osredotočijo in opravijo svoje najboljše delo. Kot vodja projekta to pomeni, da boste morali sodelovati v organizacijski politiki z drugimi projektnimi in funkcionalnimi voditelji ter se pogajati v imenu svojih članov. Vaše zagovorništvo in vaša sposobnost ponuditi vzajemno podporo drugim vodjem projektov za potrebe lastnih virov se bo izkazalo kot ključnega pomena za uspešnost ekipe v kratkem času in za vaš dolgoročni uspeh.
Bottom line for Now:
Če prepustite uspešnost projektne skupine naključju, je malo verjetno, da se bo pojavila visoka učinkovitost. Glede na pomembnost projektov na našem delovnem mestu, vsakdo od vodstvenih delavcev, ki odobri in sponzorira projekte vodjem ekip, vodjem projektov in člani skupine, sodeluje pri rezultatih. Trdo delajte na svojem položaju kot vodja projekta ali član skupine, da zagotovite navzočnost zgoraj opisanih orodij in idej in znatno izboljšate možnosti za oblikovanje visoko zmogljive ekipe.