Čeprav se lahko ta definicija zdi zapletena, so vodje projektnega vodenja dejansko zakoreninjeni v razumnem in praktičnem smislu.
Ne glede na to, ali želite projektnemu upravljanju zagotoviti vaše stranke ali vaš cilj, da postanete vodja projekta, postopoma preučite osnove vodenja projektov. Preden začnete, ugotovite, ali je storitev, ki jo želite ponuditi (ali naloga, ki jo izvajate) resnično projekt.
Splošno upravljanje Versus Project Management
Kako se odločite, če je nekaj ali ne projekt? Če želite to razčleniti, ločite obe različni področji upravljanja v funkcionalno (ali splošno) upravljanje in vodenje projektov.
Funkcionalno ali splošno upravljanje je neprekinjeno delovanje naloge. Eden od primerov bi bil, če imate lastno tehnološko podjetje in imate odjemalca, za katerega zagotavljate varnostno podporo, in nenehno upravljate svoj letni račun tako, da varnostno kopirate strežnike in jim zagotovite tedensko poročilo o dejavnosti. Če to počnete že pet let in imate sklenjeno pogodbo s strankami, je vaše delo stalno in zato splošno ali funkcionalno.
Če pa vaša stranka želi implementirati nov sistem za upravljanje vsebine in imeti eno leto za razvoj novega sistema in vas prositi, da vodiš svoj razvoj, se je vaša stranka vključila v projekt.
Podobno, če delate s človeškimi viri in vaša naloga je upravljanje s proračunom oddelka in nadzor nad mladimi sodelavci, potem imate funkcionalno službo, ker gre za neprekinjeno delo, ki nima določenega cilja.
Po drugi strani pa, če imate enako delo s HR in direktor vašega oddelka vas prosi, da uvedete nov program za zaposlovanje (in vam določi rok in proračun) in ste vodja projekta, potem je to projekt, ker ima začetni in končni datum in naloga se zgodi samo enkrat.
Vizualizacija vašega projekta v tri dele
Zdaj, ko razumete bistvo tega, kar predstavlja projekt, si lahko podrobneje ogledate vodenje projektov. Kot program za zaposlovanje kot primer, zdaj ko veste, da je potreben projekt, v naslednjem koraku predstavljamo obseg, čas in potreben proračun.
Vodenje projektov je načrtovanje, organiziranje in nadzor področja uporabe, proračuna in časa projekta zaposlovanja. Za pomoč pri vizualizaciji projekta pripravite preprosto piramido. Vsaka vrstica piramide predstavlja enega od treh glavnih delov projekta (tj. Obseg, čas in proračun). Prazen prostor na sredini piramide je kakovost dostavljenega izdelka. Piramida je pomembno orodje, ki ga je treba upoštevati, ko načrtujete svoj projekt, ker se vaši trije glavni deli rastejo ali skrčijo, vpliva na kakovost izdelka.
Področje uporabe projekta
Določitev obsega je pogosto najtežji in najzahtevnejši del vodenja projektov.
Podrobnosti o projektu na začetku sploh niso znane, zato je potrebno oceniti, katere dejavnosti in naloge so potrebne za izvedbo projekta. Obseg je sestavljen iz vseh različnih dejavnosti in nalog, ki se bodo izvajale za izdelavo končnega izdelka, ki ga boste dostavili. Določitev obsega projekta vam bo pomagal določiti čas in proračun, ki ga boste potrebovali za dokončanje projekta. Dober način za začetek je preprosto zapisati, kaj mislite, da je potrebno za dokončanje naloge. Nato se posvetujte z drugimi, da pridobite izčrpen pogled na vse vpletene dejavnosti.
Čas projekta
Ko določite začetni obseg, lahko začnete dodeliti čas vsaki dejavnosti in nalogi, poleg tega pa si ogledate večjo sliko projektov. Vprašajte se, katere dejavnosti se bodo zgodile hkrati in ki se bodo zgodile zaporedno.
Prav tako bodite pozorni na to, koliko ljudi bo pregledalo projektne dejavnosti, ker bo to vplivalo na čas, ki ga bo potreboval, da zaključite korak. Presenetljivo je, kako dolgo lahko opravi preprosta naloga, ko jo trije pregledujejo. Po izračunu časa, ki ga potrebuje za dokončanje kumulativnih dejavnosti in nalog, ste pripravljeni ustvariti časovni razpored projekta za projektno skupino.
Proračun projekta
Na tej točki ste ugotovili, kaj (obseg) in dolžino (čas) projekta, Zdaj je čas, da določite proračun. Podobno kot izračunavanje časa za projekt, boste pogosto morali posvetovati z drugimi, vključno s službami oddelka, da določite natančen proračun. Proračun je sestavljen iz več razlogov, vključno z uporabo ljudi in materialov, ki so vključeni v dejavnosti, ki se izvajajo, in kako dolgo bodo (tj. Ljudje) potrebni in uporabljeni materiali.
Komunikacija je ključna
Pogosto, če stranka (ali šef) želi, da se projekt zaključi v vnaprej določenem času in proračunu, ne da bi upošteval obseg projekta. Težava s tem je, da skoraj vedno ni mogoče dokončno zaključiti obsega projekta glede na časovne in proračunske omejitve. Zato se del vodenja projektov pogaja o obsegu projekta s stranko ali šefom. Med pogajalskim procesom in celotno dolžino projekta je dobra jasna komunikacija edina najpomembnejša veščina, ki jo potrebujete. Bolj jasno sporočate izzive na poti, srečnejši bo vaš odjemalec ali šef.