Da bi spremljali napredek na poti in zagotovili, da se ključni dosežki dosežejo v skladu s časovnim okvirom, vodje projektov uporabljajo mejnike.
Definicija mejnika projekta je naloga s trajanjem nič, kar pomeni dosežek v projektu.
Uporabljajo se tako, da prikazujejo napredovanje in napredek ter ljudem prikazujejo, kaj se dogaja, tudi če nimajo podrobnega znanja o nalogah, ki jih potrebujejo, da bi prišli do njih. V zvezi s tem so zelo koristne za obveščanje zainteresiranih strani in določanje pričakovanj.
Kdaj uporabiti mejnike projekta
Mejniki projektnega vodenja se uporabljajo za označevanje:
- Začetek pomembnih faz dela
- Konec pomembnih faz dela
- Označite rok za nekaj
- Če želite pokazati, kdaj je pomembna odločitev sprejeta.
In druge fiksne točke v času, ki potrebujejo klicanje posebej, ker mejniki so odličen način za spremljanje vašega projekta.
Kako pogosto postavljajte mejnike v svoj načrt
Sem bil svetoval na tečaj usposabljanja, da mejniki v vašem načrtu približno enkrat na mesec. To je v redu in dobro pravilo, vendar morate uporabiti strokovno presojo. Nekaj mesecev bi lahko imeli veliko aktivnosti, pri čemer so pomembna srečanja označena kot mejniki, odločitve, ki jih je treba sprejeti, in zaprtje ene faze in začetek drugega.
V drugih mesecih se boste morda osredotočili na izvedbo in malo je, če je karkoli, da bi lahko obesili mejnik.
Ob dejstvu, da je za namene poročanja koristno, da ustvarite razlog, da boste imeli mejnik vsaj enkrat v vsakem ciklu poročanja, in več bomo govorili o mejnikih in komunikaciji.
Kako so mejniki predstavljeni na vašem Gantt Chartu
Mejniki so ena od sestavin Ganttovega grafikona in so prikazani na grafikonu kot diamant. Ni prikazana kot običajna naloga, ker imajo trajanje nič: z drugimi besedami, ne zasedajo nobenega časa. Za načrtovanje na grafikonu Gantt, se zgodi samo!
Če ne uporabljate Ganttovih grafikonov, lahko še vedno uporabljate mejnike. Tukaj je 5 alternativ Ganttovim grafikonom : še vedno lahko vključite mejnike v svoj načrt z uporabo teh.
Če želite ostati osebno organizirani in vaša programska oprema za upravljanje projektov ni popolnoma vgrajena v vaš koledar, lahko kopirate in prilepite ključne datume v svoj dnevnik. Glede na to, kako želite delati, je to lahko uporaben nasvet, ki vas opozori na to, kaj naj bi prišli!
Kako imenujemo mejnike
Mejniki morajo imeti jasen opis vašega razporeda projektov, ne pa tudi tistega, ki pomeni, da so naloga. Zato jih ne bi smeli imenovati »pridobiti sporazum, da se premaknete v 2. fazo«, »se začne faza 2«. Če želite odražati prizadevanja za pridobitev soglasja, da se premaknete v 2. fazo, potem dodajte nalogo tik pred tem, da to pove.
Mejniki bi morali opisati točko, ki jo predstavljajo tako:
- Faza testiranja je popolna
- PID odobren
- Podpisana pogodba
- Sestanek osebja mestne hiše
Mnogi projektni menedžerji se odločijo, da bodo označili tudi njihove mejnike, da bi se lahko sklicevali tudi na vprašanja. Če uporabljate razčlenitev strukture dela, lahko oštevilčenje uporabite. V nasprotnem primeru je dobro, da uporabite M1, M2 in tako naprej, da razjasnite, na kaj se nanašate. Jasna struktura poimenovanja postaja pomembnejša, če imate več mejnikov, zato razmislite, kako boste to storili, če bo vaš projekt trajal več mesecev.
Kako pridobiti odhodne mejnike
Mejniki so del vašega razporeda projektov, tako da je vaš časovni razpored osnovan, upoštevajte, da so vaši mejniki podpisani.
Če morate spremeniti datume vaših mejnikov, uporabite svoj standardni postopek za spremembo sprememb za prilagoditve vašega načrta. To je lahko tako enostavno kot klepet z vašim sponzorjem projekta in jim omogočite, da vedo, zakaj se morajo datumi spremeniti, ali pa so formalni kot priprava novega priporočenega urnika in ga sprejema v načrtovalni odbor, ki ga je ratificiral.
Najbolje je, da izveste, kakšen bo vaš proces mejnika, preden ga boste potrebovali, da bi ga uporabili, tako da ne boste izgubljali časa, ko boste morali spremeniti.
Uporaba mejnikov za komunikacijo
Mejniki so koristni za komunikacijo in poročanje, ker predstavljajo najmanjše točke nadzora v načrtu. Z drugimi besedami, če ste vzeli vse druge naloge, si lahko še vedno ogledate, kaj se dogaja, in nadaljujte z napredovanjem projekta z zgolj mejniki.
Morali bi biti sposobni izvleči mejnike in jih dati v nadzorno ploščo ali poročilo o projektu . Zgodbo o projektu bi morali povedati dovolj podrobno, da bi zadovoljili ljudi, ki jih poročate, običajno vašega sponzorja projekta ali druge izvršilne skupine, kot je usmerjevalna skupina (ali projektna tabla ). Vsak mesec ali pogostost poročanja, ki jo uporabljate, lahko pokažete, kateri mejniki so bili doseženi.
Poročanje proti mejnikom je zelo enostavno in se pogosto izvaja kot miza. Vnesete opis mejnika, datum, ki je bil dolžan, in nato novi napovedani datum. Ko je mejnik dosežen in ga lahko označite kot popolno, dodate tudi ta datum. Upamo, da bo enako kot napovedani datum, vendar projekti ne delujejo vedno tako.
Tako kot tabela je jasno, kaj je bilo dokončano in kaj je izjemno. Odgovorili boste lahko na vprašanje: "Zakaj nismo zadeli ta mejnik?", Preden greste in se sestanete s svojim sponzorjem ali pošljete poročilo!
Ko je vaš projektni načrt zelo dolg in imate veliko mejnikov, boste lažje opustili zaključene mejnike vsakega cikla poročanja. Sporočite zgolj mejnike, ki se prihajajo ali zaključijo v tem mesecu: v naslednjem mesecu odstranite vse, kar je bilo končano prejšnji mesec, da ne boste nenehno dodajali dolžine poročila, tako da bi ljudem povedali o delu, za katerega že vedo, da je končan.
Mejniki so zelo koristno orodje za upravljanje projektov za načrtovanje, načrtovanje in poročanje ter so enostavne za uporabo. Postavite nekaj v svoj naslednji načrt projekta, sledite jim in se boste naučili, kako pogostost deluje najbolje za vas.
Kot pri vsem, kar je v upravljanju projektov, jih uporabite prožno za doseganje želenega rezultata, pri čemer uporabite te nasvete in navodila za obveščanje o svojih odločitvah.