Kako projektne plošče in krmilne skupine podpirajo vaš projekt
Začnimo s tem, da je projektna komisija pomemben del organizacijske strukture katerega koli projekta. če ga nimate, bi se morali pogovoriti s svojim upraviteljem, da bi dobili eno nastavitev.
Projektnemu odboru predseduje sponzor projekta in navadno vključuje številne druge višje zainteresirane strani in vodja projekta .
Obstaja navadno tri do pet ljudi v odboru. Vsi so ključni projektni akterji in ljudje, ki so zmožni opraviti stvari za projekt.
Spodnja linija: to je skupina ljudi, ki se sestanejo, da pomagajo nadzirati projekt in ga ohranjati naprej v pravo smer.
Projektni odbori so postavljeni na začetku življenjskega cikla projekta in delujejo skozi celoten projekt, dokler se ne zaprejo. Oglejmo si štiri ključne vloge projektne komisije.
Projektna komisija zagotavlja upravljanje
Prvič, projektna komisija zagotavlja kritično vodenje. Zagotavljajo, da se politike držijo na ravni podjetij, portfelja ali programa. Nudijo nadzor nad tem, kaj izvaja projektna skupina. Skupaj s sponzorji projekta so odgovorni za uspešno izvedbo projekta in ta vloga upravljanja zagotavlja, da projektna skupina deluje na etične načine in v mejah, ki so sprejemljive za družbo.
To naredijo tako, da vprašajo vodjo projekta in nudijo pomoč in podporo.
Projektna tabla zagotavlja smer
Pri projektu je pogosto treba sprejeti odločitve, nekateri od njih pa ne spadajo v pristojnost vodje projekta. Ko vodja projekta ne more sprejeti odločitve in o katerem se je treba pogovoriti z več zainteresiranimi stranmi kot le sponzorjem, bo šel v projektno komisijo.
Njihova naloga je ohraniti projekt na poti, tako da zagotavlja ustrezno smer za ekipo. Prispevajo k določitvi vizije na začetku projekta in ves čas vodijo projekt na progi.
Projektni odbor sprejema odločitve
Projektni odbor je predvsem organ odločanja. Njihova vloga je, da odločitve, ki ohranjajo napredek projekta, odpravijo z deblokiranjem težav in pomagajo upravitelju projekta videti jasno pot do uspešnega zaključka.
Vodja projekta bo dal priporočila projektnemu odboru. To bi lahko vključevalo priporočila za obravnavo:
- Tveganja, kot so načrti za ublažitev za reševanje morebitnih izzivov
- Težave
- Težave s pomožnimi viri, npr. Nimajo pravilnih članov skupine
- Načrtuje zamude
- Prekoračitev proračuna.
Projektni svet ni nujno, da deluje na priporočilo vodje projekta. Kot skupina si lahko privoščijo druge predloge za pot naprej, in pogosto storijo. To je pogosto zato, ker imajo večjo sliko, pogled podjetja na okolje projekta kot upravitelj projekta, tako da lahko vidijo alternativne poti in izberejo najboljšega v tistem času.
Projektna komisija odobri porabo
Nazadnje, projektna komisija odobri skupni proračun.
Vsakemu naročilu ali proračunskemu elementu običajno upravlja upravitelj projekta: vam ni treba iti v projektno tablo, da bi vsak račun, ki ste ga podpisali, plačal.
Vendar pa na projektni ravni skupni projektni odbor ima vlogo pri prvi odobritvi načina porabe denarja (vaših proračunskih načrtov) in nato pri spremljanju tekoče porabe za zagotovitev, da je projekt na pravi poti.
Pri projektnem odboru boste morali uporabiti tudi takrat, ko boste morali porabiti sredstva za izredne razmere ali upravne rezerve. Lahko odobrijo presežke in projektnim skupinam pomagajo pri dostopanju do dodatnih sredstev, če je to mogoče upravičeno.
Na splošno projektna komisija zagotavlja bistveno upravljanje in krmiljenje za projektno skupino. Njihova usmeritev in nasveti pomagajo vodji projektov voditi projekt v pravi smeri in so popolnoma postavljeni, da stopijo in pomagajo, če se kaj začne zmotiti.