Kako je uradna revizija projekta?
Revizija projekta je običajno uradna naloga.
Neformalni ekvivalent se običajno imenuje medsebojni pregled. To je tisto, kje kolega pregleda vaš projekt in pripadajočo dokumentacijo ter vam daje povratne informacije o tem, kje bi morali porabiti malo več časa.
Revizije projektov so formalne, saj imajo ponavadi določeno definicijo vprašanj in jih izvaja nekdo, ki redno to počne.
Kdo izvaja revizije projektov
Oseba, ki opravlja revizijo projekta, je lahko drug vodja projekta (verjetno je nekdo z veliko izkušnjami pri vodenju projektov), vendar je bolj verjetno, da bo nekdo iz projektnega urada, ki pogosto opravlja revizije.
To bo nekdo, ki se lahko zdi nepristranski, zato ne bo vaš vodja linije ali sponzor projekta. Lahko bi bila tudi skupina ljudi, odvisno od velikosti projekta.
Kako pripraviti revizijo projekta
Prva in glavna stvar, ki se organizira, je, da pregledajo svoje kopije vaše projektne dokumentacije za revizorja.
Če imate koordinatorja projekta , prosite, naj zberejo dokumente (po možnosti elektronsko). Vse vaše informacije bi morale biti lahko dostopne, čeprav ta korak še vedno traja nekaj časa. Poskrbite, da je za revizorja na voljo vsaj projektni načrt , dnevnik tveganja, dnevnik izdaje, proračun in urnik.
Kdo mora biti vključen
To je odvisno od vrste stvari, ki jih želi revizor gledati. Kot vodja projekta boste morali z njimi preživeti nekaj časa. Pričakujte, da bodo tudi vaši člani klicani v klepet z revizorjem.
Upoštevajte, da čim dlje delajo na nalogah, povezanih z revizijo, manj časa za projektno delo, zato boste morda morali med revizijskim obdobjem umakniti nekatere dejavnosti in počasneje delati.
Kako dolgo traja revizija projekta
Za revizijo projekta ni fiksnega obdobja. Pri velikih projektih boste ugotovili, da traja veliko več. Pri majhnih projektih bi lahko revizor opravil v nekaj urah. Takoj, ko veste, da bo vaš projekt revidiran, vprašajte svojo revizijsko ekipo, kako dolgo pričakujejo njihovo delo.
Kaj se zdi revizija
Če je bila revizija pozvana zaradi posebne skrbi, na primer neuspeha pri doseganju ciljev kakovosti, pričakujte, da bo to globoko raziskala. Rutinska revizija bo na širokem razgledu na različnih področjih vodenja projektov in rezultatov, na katere projekt deluje. Zajemal bo čas, ceno in kakovost vašega projekta ter vključevanje interesnih skupin.
Cilj revizije je ugotoviti, ali bo projekt dosegel svoje cilje ali ne.
Če revizor meni, da projekt na podlagi sedanje uspešnosti ne bo dosegel teh ciljev, bo predlagal priporočila za ukrepanje.
Priporočila so odvisna od ugotovljenega
Priporočila v revizorjevem poročilu bodo odvisna od tega, kar so našli. Pričakujte, da bodo pozitivni in oblikovani na način, ki vam bo omogočil, da jih preprosto sprejmete. Morali bi biti praktični.
V eni skrajnosti lahko revizor priporoči, da je vaš projekt zaprt, čeprav bi se to zgodilo samo, če bi menili, da ni nobene možnosti, da bi kakršno koli projektno delo iz te točke prineslo kakršno koli vrednost za organizacijo.
Preverite svojo revizijo projekta kot pozitivno izkušnjo. Morala bi vam dati zgodnje opozorilo o kakršnih koli znakih, da je vaš projekt v težavah, in to je priložnost, da sodelujete z izkušenim profesionalnim strokovnjakom.
Izvajanje njihovih priporočil bi vas, vašo ekipo in vaš projekt naredilo uspešnejše in to je lahko samo dobra stvar.