Povečajte svoje zaupanje v svoj projekt z upravljanjem tveganj
Ko delate v tveganih situacijah, potrebujete pravi komplet. Kot popotnik z nahrbtnikom vrvi in derezi potrebujete tudi orodja za reševanje projektnega tveganja.
S svojim načrtom za obvladovanje tveganj lahko povečate zaupanje upravljavca v svoj projekt.
Preprost postopek v petih korakih lahko precej spremeni, kako vaš šef vidi vaš projekt (in vi).
Kaj je obvladovanje tveganj pri upravljanju projektov?
Obvladovanje tveganj pri vodenju projektov je proces ugotavljanja, ocenjevanja in odzivanja na projektna tveganja.
Projektna tveganja so stvari, ki bi lahko vplivale na projekt (pozitivno ali negativno, vendar na splošno ljudje razlagajo tveganje kot dogodki, ki bi negativno vplivali na projekt).
Ali je vaš projekt velik ali majhen, bo imel tveganja, povezana z njim. To bi lahko bilo nekaj, kar je tveganje, da bi vaša šolska parada padla na tveganje, da bi se cena povečala na kritično komponento vašega novega vezja.
Projektno tveganje, če ga ne upravljate pravilno, lahko oteži uspešno izvedbo projekta. Neregistrirana tveganja lahko prištevajo čas v svoj urnik, delo za vaš čas in denar v proračunu. Voditelji se razširijo na takšno stvar. Vse to se je mogoče izogniti z načrtom za obvladovanje tveganja.
Načrtovanje upravljanja s tveganji
Načrt za obvladovanje tveganj je odličen način, da povečate svoje zaupanje v zmožnost vaše projektne ekipe, da vam zagotovi - in to se preliva v povečanje zaupanja vašega upravitelja preveč. Želite, da verjamejo, da to lahko storite in želite, da se zavedajo, kaj vas morda ne bi moglo uspešno izvesti.
Načrt za obvladovanje tveganj je odlično orodje za to.
In ugani kaj? Zelo enostavno je začeti.
Upravljanje s tveganji v projektu je preprost postopek v petih korakih. Ne naredimo tega bolj zapletenega, kot bi moral biti. To je nekaj, kar lahko začnete danes, se pripravite na razpravo o tem na naslednjem sestanku in dokončajte, ko nekdo vnese zapisnik.
Postopek upravljanja s tveganji v petih korakih
Kot pri mnogih delih vodenja projektov je upravljanje s tveganji proces. 5 korakov:
- Začnite
- Ugotovite
- Ocenite
- Načrtujte odgovore
- Izvajati
Če ti izrazi ne pomenijo veliko, se prosim držite - vse bom razložil.
1. korak: Začnite
Prvič, želite določiti kontekst za upravljanje s tveganji v vašem projektnem okolju.
Verjetno ni veliko dela za to, ker je nekdo v vašem podjetju že pripravil politiko tveganja podjetja in vse, kar morate storiti, je, da to ugotovite. To bo pojasnilo pristop podjetja k tveganju in morda celo pooblastilo za predloge, ki jih potrebujete. Predloge vam vedno prihranijo službo, zato bodite pozorni tudi na to!
Tudi če nimate politike tveganja podjetja, lahko nekdo, ki upravlja z vašimi projekti poleg vas, ima tudi načrt upravljanja s projektnimi tveganji, ki ga lahko kopirate.
Zakaj ste znova odkrili kolo? Ponovna uporaba dokumentov je obvezna, če želite prihraniti čas in narediti več.
Uporabite, kar ste ugotovili, da pripravite načrt za obvladovanje tveganj za vaš projekt. To je del vašega celotnega načrta upravljanja projektov in govori o tem, kako se boste lotili upravljanja s tveganjem v vašem projektu.
Če ne veste, kaj naj ga vstavite, preberite! Naslednji koraki vam bodo dali boljšo idejo o tem, o čem govoriti v vašem načrtu za obvladovanje tveganja.
To izboljša zaupanje: Pokažite svojemu upravitelju, da imate pristop k negotovosti v vašem projektu in da boste aktivno upravljali tveganju.
2. korak: ugotovite
Ko imate opisani pristop, lahko začnete delati z njo.
Zdaj prepoznate tveganja, ki bodo vplivala na vaš projekt. To je le kdaj popoln posnetek in vaš register tveganj je nekaj, kar se boste želeli vrniti znova in znova, da zagotovite, da je tam tudi nekaj novega.
Riziko lahko identificiramo s kontrolnim seznamom skupnih tveganj, z intervjuvanjem zainteresiranih strani o projektu (še posebej s težkimi zainteresiranimi stranmi, saj imajo na splošno veliko povedati o tem, kaj bi lahko šlo narobe), brainstorming sejami in uporabo vašega zdravega smisla.
Iščete stvari, ki bi lahko povzročile težave, če se bodo kdaj zgodile. (Ne pozabite: tveganje se še ni zgodilo. Problemi projekta so stvari, ki se že zgodijo.)
Vendar pa greste na to, morate definitivno vključiti druge ljudi. Sam, ne boste imeli celotne slike in boste končali manjkajoče stvari.
Tveganja lahko in jih mora identificirati vsakdo. Kot vodja projekta je vaša naloga, da svoje kolege spodbudite k dvigu tveganj z vami, tako da lahko kot ekipa storite nekaj o njih.
Vsa ugotovljena tveganja je treba zabeležiti v registru tveganj. Če imate koordinatorja projekta v skupini ali osebo, ki podpira projekt, potem to lahko storijo. V nasprotnem primeru je del administrativnih nalog za vas.
To izboljša zaupanje: dokazuje, da se zavedate ključnih tveganj, ki bi lahko vplivale na vaš projekt, in da boste imeli na voljo sredstva, da bi se lahko vedno zavedali novih tveganj.
Korak 3: Ocenite
Tveganja se nato ocenjujejo za verjetnost in vpliv. Ta podroben članek o tem, kako oceniti projektno tveganje, vas pokriva. Prosimo, da ga dobro preberete, če niste seznanjeni s tem procesom.
Kot nadaljnji ukrep lahko ocenite tudi bližino, kar pomeni, da je tveganje, ki bi se lahko zgodilo, blizu. Tveganje z veliko bližino bi se kmalu zgodilo. Tveganje z majhno bližino se lahko zgodi v določeni točki v daljni prihodnosti. To vam lahko doda še en dejavnik, ki daje prednost vašemu času in energiji, ko gre za obvladovanje tveganj.
To izboljša zaupanje: zagotovite, da vaš manager in vsi v ekipi jasno vedo, kaj bi se zgodilo, če bi se katerakoli od teh tveganj dejansko uresničila.
4. korak: načrtujte odgovore
Zdaj prihajamo do mesnatega dela vašega načrta za obvladovanje tveganja. V tem koraku raziskujete, kako obvladovati tveganje z določitvijo ustreznega odziva.
To počnemo, ker je do sedaj vse, kar imate, seznam, kaj se lahko zgodi, da bi v prihodnosti vrgli svoj projekt in kako velik bi bil dogovor. Kaj bo vaš naslednji upravitelj želel vedeti: kaj boste storili glede tega?
Na splošno imate 4 stvari, ki jih lahko storite za obravnavanje in upravljanje s projektnim tveganjem. So:
- Izogibajte se
- Prenos
- Zmanjšati (npr. Zmanjšati)
- Sprejmi.
Ti so podrobno opisani v tem globokem potopu v strategijo odzivanja na tveganja za negativno tveganje .
Nekaj vaših tveganj bi lahko imelo pozitiven rezultat. Na primer: Obstaja tveganje, da prodajate tako veliko svojega novega izdelka, s katerim ste zrušili telefonske linije. To bi bilo lepo vprašanje, vendar je še vedno tveganje, da bi morali načrtovati.
Obstaja več načinov, kako se lahko pripravite na pozitivno tveganje, ki vključuje:
- Izkoristite
- Deliti
- Izboljšajte
- Sprejmi.
V tem članku so podrobneje obravnavane strategije za odzivanje na tveganja za pozitivno tveganje .
Boste morali ugotoviti, katera odzivna strategija je najboljša za vsako tveganje v vašem registru. Na primer, se lahko odločite, da je tveganje, da bi tovarniška streha zrušila, nekaj, kar boste preprosto sprejeli, ker se verjetno ne bo zgodilo. Vendar pa tveganje, da zastrupitve s hrano vzamete polovico svoje delovne sile, je nekaj, kar boste aktivno omilili s preusposabljanjem vseh vaših gostinskih delavcev. Če se je zgodilo prej in je dejansko precej verjetno, če ne storite nekaj o tem, boste želeli ublažiti tveganje.
Ko je odgovor določen in dogovorjen, se lahko za izvajanje akcijskega načrta za obvladovanje tveganja imenujejo lastniki tveganj. Z drugimi besedami, potrebujete nekoga, ki bo odgovoren za pregledovanje nalog, s katerimi se strinjate.
S tem se izboljša zaupanje: Pokažite svojemu upravitelju, da ste razmislili, kaj storiti glede stvari, ki bi lahko povzročile težave pri vašem projektu, in da postavljate načrte za zmanjšanje negotovosti in tveganja pri projektu.
5. korak: Izvajati
Vaš načrt za obvladovanje tveganj mora zdaj vključevati, kdo bo odgovoren za izvajanje dejavnosti za zmanjševanje tveganja za vsako tveganje. Zdaj bi morali delati s temi nalogami, tako da boste aktivno upravljali odprta tveganja.
To izboljša zaupanje: dokazuje, da lahko vi in vaša projektna skupina spremljate, kaj ste rekli, da bi to storili. S poročanjem o tem, kaj ste dosegli in o tveganjih, ki ste jih ublažili, pokažite vaši vodstveni ekipi, da ste resni glede zagotavljanja in opravljanja, kar je potrebno za prihodnost, vaš projekt proti težavam.
Ko je tveganje minilo - ko to ni več pomembno, ker se je to zgodilo ali se ne more več zgoditi - ga lahko zaprete iz registra tveganj.
Postavitev tega načrta za obvladovanje tveganj v projektu vas lahko ločuje od drugih menedžerjev. Vaš šef bo imel dokaze, da lahko strateško in ustvarjalno razmišljate o tem, kaj lahko povzroči, da se vaš projekt ne odplakne in - kar je najpomembnejše - naredite nekaj o tem. Boste oseba, ki bo aktivno reševala težave, preden se bodo zgodile, premaknili varnostne pregrade in se pripravili na vse!
Videti je, da je dobra pri upravljanju projektnega tveganja, je varen način, da ga upravljavec lahko vidi kot varen par ali roke. Za uspešno upravljanje tveganja projektov ne potrebujete veliko izkušenj ali potrdil (čeprav obstajajo formalne kvalifikacije pri obvladovanju tveganj). Ta preprost postopek v petih korakih bo kmalu pomenil, da je upravljanje projektnega tveganja vključeno v vaše načrte projekta.