Upravljanje programa je nagrajena in dobro plačana poklicna izbira. Toda to je lahko tudi izzivna vloga.
Tukaj je deset stvari, ki bi jih moral vsak nov upravitelj programa poznati pred začetkom vloge.
Upravljanje programa ni isto kot upravljanje projektov
Upravljanje projektov je splošno sprejeto, da gre za načrtovanje dela, organizacijo nalog in virov, nadzor nad procesom in doseganje posebnega cilja.
Ali to odpre novo pisarno, začenja novo aplikacijo ali gradi olimpijski stadion, imajo projekti določen začetek, sredino in konec ter jasen nabor ciljev.
Programi so nekoliko drugačni. Še vedno morate imeti ljudi, ki organizirajo naloge, upravljajo vire, delajo skozi procese in tako naprej, vendar se prijavijo v vas kot vodja programa. V projektnem načrtu je veliko nalog, ki so popolne, vendar veliko bolj strateško in delo v zvezi z gradnjo odnosov.
Vodenje programa je ohranjanje celotne transformativne spremembe na poti, da sčasoma prinese nekaj vredno organizaciji. Brez nekoga, ki deluje kot programski menedžer, je vse, kar imate, vrsta projektov, ki oddajajo naključno uro in brez združevanja teme. Vodja programa je oseba, ki jo prinaša skupaj.
Obstaja negotovost ... ravnajte z njo
Programi so sami po sebi negotovi. Medtem ko boste morda vedeli, kakšna je velika slika, je le izjava o viziji, ko začnete.
Natančna pot, kako priti in kakšni projekti bodo potrebovali v naslednjih petih letih ... No, to je nekaj, kar moraš delati, kot greš.
Začeli boste s podrobnim načrtovanjem tisto, kar veste in ustvarite sliko, kako se obrniti na ostalo, ko se približate. Postopoma podaljšajte svoja obdobja načrtovanja in dostave, dokler ne morete več iti.
V rednih intervalih blokirajte čas za načrtovanje naslednjih korakov. To priložnost lahko izkoristite tudi za zagotovitev, da ste še naprej na poti, da zagotovite poslovno vrednost.
Pazi na Burnout
Medtem ko se projekt lahko konča čez eno leto, se programi lahko raztezajo naprej in naprej. Delo na razgradnji jedrske elektrarne na mestu Sellafield v Združenem kraljestvu ima na primer mejnike za dostavo do leta 2025 in naprej.
Vodje programov morajo zaščititi svojo ekipo pred izgorelom. Tega časa ne morete delati z najvišjo hitrostjo, zato zagotovite, da vaši uslužbenci dobijo ustrezno odmore. To bi moralo biti obdobja tišjega časa na delovnem mestu z manj končnimi rezultati in dovolj časa od urada za počitnice.
Skrbno obvladajte bolniške dopuste, pazite na poročila o nadurnem delu in bodite pozorni na dejstvo, da je dobro počutje vaše ekipe najpomembnejše, če želite zmanjšati krčenje in ohraniti svoje nadarjene ljudi za življenje programa.
Morate upravljati tempo
Ko oddate program, ki ima oddaljeni datum zaključka, morate upravljati tempo dela. Težko je ohranjati zagon v večletnih letih, zato je vaša vloga vodje programa žolčanje prednostnih nalog in projektov, tako da so redno dostavljeni izmerljivi rezultati.
Zmešajte hitre zmage in enakomeren napredek v smeri večjih ciljev slike. To pomaga ekipi, da se premika naprej in zagotavlja, da obstajajo nekateri kratkoročni zgodbe o uspehu, s katerimi lahko delijo motivacijo . In končno, vlagateljem in izvršnemu vodstvu pomaga pri ugotavljanju napredka.
Vadite svojo ekipo za uspeh
Programi pogosto prinašajo nekaj novega, edinstvenega ali transformativnega za organizacijo. Eden od izzivov pri delu na takšnih pobudah je, da verjetno nimate lastnih znanj, da bi lahko dokončali vse potrebne naloge in projekte.
To je v redu in pričakovati. Vaša naloga novega upravitelja programa je zagotoviti, da lahko nadgrajujete, preoblikujete in razvijete ljudi, ki jih imate, da lahko skupaj rešite vse zahteve glede virov.
Obstajajo lahko nekatera področja, kjer potrebujete samo določen vir za omejeno obdobje. Na primer, ne boste usposabljali enega od vaših sodelavcev o tem, kako biti voznik viličarjev, če je to spretnost, ki jo potrebujete samo en teden, pri čemer raztovarjate dostavo nečesa. Ampak, če ste preoblikovali način upravljanja vašega podjetja na spletu, bi bilo verjetno dragoceno, da bi imeli razvite spletne veščine v hiši, skupaj s strokovnim znanjem o socialnih medijih ali optimizaciji iskalnikov. To so veščine, na katere se bo podjetje dolgoročno zanašalo.
Odločite se o tem, katere od teh morate vnesti v ekipo in ki jih je treba oddati zunanjim izvajalcem. Potem zagotovite, da vaš program lahko zagotovi naloge usposabljanja in zaposlovanja, ki morajo biti pripravljeni za upravljanje rezultatov, kot vsak projekt prinaša.
Upravljanje je bolj zapleteno
Če ste prišli iz ozadja vodenja projekta, potem upravljanje ne bo presenečenje za vas. Tako se organizirajo in nadzirajo strukture projektov in programov, da se zagotovi sprejemanje odločitev na pravi način in da so vpleteni pravi ljudje. Bistveno je, da se delo nadaljuje na način, ki ustreza splošnemu poslovnemu primeru in pomaga ljudem zagotoviti odgovornost.
Upravljanje je tudi način, kako lahko Urad za upravljanje projektov in višji vodstveni delavci zagotovijo, da je program na dobri poti, da bi zagotovil ugodnosti, in zagotavlja formalno pot do zaprtja projektov ali celotnega programa, če se lahko dokaže, da te koristi ne bodo več doseči.
Upravljanje je bolj zapleteno v programskem okolju kot v projektnem okolju. Projektni odbori in usmerjevalne skupine imajo običajno članstvo v višji ravni. To je treba pričakovati, saj je končni rezultat programa običajno preoblikovanje podjetij.
Programi vplivajo tudi na običajen proces poslovanja in vsakodnevne operacije organizacije, zato je naložba običajno pomembna z učinkom odprte ponudbe. To zahteva tudi potencialno višjo raven nadzora kot kapitalski projekt.
Poenostavite upravljanje programov za svoj program tako, da boste imeli prave ljudi v vlogah odločanja in imeli jasno odgovornost za ljudi v skupini.
Načrtovanje je veliko težje ...
Načrtovanje programa je težje kot načrtovanje projekta, ker je veliko bolj gibljivih delov, vendar bi lahko trdili, da je tudi bolj zabavno!
Značilno je, da bodo vodje projektov, ki so vključeni v program, združili svoje projektne načrte. Potem se programska vodstvena ekipa sestane in pod vašo vodjo kot programski vodja, načrti so integrirani.
To je enostavno reči, vendar ne tako enostavno. Zahteva identifikacijo odvisnosti med projekti in projektnimi nalogami. Prizadeva si, da si ogledate potrebe po virih za celoten program in prepustite aktivnosti okoli, da ustrezajo razpoložljivosti ključnih ljudi. Tudi to ni enkratna naloga.
Ko se sestavi program integriranega programa, ga lahko spremljate v grafikonu Gantt ali drugem programskem orodju. Ker vaši vodje projektov spremljajo svoje projekte v realnem času, boste morali prilagoditi programski načrt, tako da bodo vsi obveščeni o spremembah in natančno opredelili, kaj to pomeni za njihovo področje dela.
... vendar vam ni treba načrtovati vsake linije
Kot programski menedžer se zanašate na svoje vodje projektov, da opravite podrobno načrtovanje. Ni praktično ali zaželeno, če želite slediti načrtu s tisoči in tisočimi nalogami.
Potrebujete valjani, visoki pogled na projekte, z dovolj podrobnimi podatki, ki vam bodo pokazale, ali bo nekaj vplivalo na programsko raven.
Najlažji način je to storiti z namenskimi programskimi aplikacijami (teh 10 preverjenih projektnih in programskih programskih orodij sta dober začetek). Poskus, da upravljate svoj program z več milijoni dolarjev v preglednici, ne bo enostavno.
Morate izboljšati svojo delegacijo
Kljub temu, da ste v vlogi delegacije, da ste v vlogi upravljanja s programom, morate na njem še bolje.
Dobra novica je, da bi morali imeti ekipo vodij projektov in morda celo imeti poseben urad za upravljanje programa, ki podpira vaše transformativne spremembe.
Slaba novica je, da morda ne!
Veliko dela je treba storiti pri programu in ga določiti, da se vsi gibljivi deli gibajo skupaj ob pravem času, je velik napor. Ne morete storiti sami in ne bi smeli poskusiti. Določite, koliko časa potrebujete za začetek programa, nato pa zagotovite, da imate ekipo, ki vas podpira.
Če v Officeu za upravljanje programov nimate kogar koli, prosite, naj se nekdo dodeli v skupino za upravljanje programov. Obstaja veliko za njih: nekdo v vlogi koordinatorja projekta bi bil odlično postavljen, da bi zagotovil koordinacijo, ki je potrebna na programski ravni in se sprostila, da se vključite v strateške naloge.
Ne bojte se spora
Za programe je veliko strune. Iz projektov s težkimi interesnimi skupinami, da se zdijo neizogibni roki, vam bo vsak dan prinesel priložnosti za konflikte. Pazite na stvari, ki ovirajo uspešnost projekta in se pripravite, da stopite, kadar je to potrebno, da se odpravite konfliktne situacije, preden se začne .
Katero od teh 10 stvari je bilo presenečenje za vas? Delite svoje misli o upravljanju programa na priljubljenem kanalu socialnih medijev!