5 načinov razlikovanja pri projektnem delu in običajnem delu
Ko govorim z ljudmi v skupinah, mi pogosto rečejo, da niso prepričani, ali delajo na projektu ali "opravljajo" običajno funkcijo. Obe vlogi sta potrebna v organizaciji in enako veljavna, vendar lahko pomagata razumeti, na kaj delate, tako da boste lahko bolje videli, kje se ujema s celotno organizacijo.
Razjasnite razliko, tako da ste prepričani v projekt in kaj je del poslovanja kot ponavadi. Obstaja pet glavnih razlik med projektnim delom in običajnim poslovanjem. Pogosto boste videli "običajno poslovanje" okrajšano kot BAU.
Projekti spremenijo poslovanje; BAU identificira spremembo
Prvič, razlika je v tem, kako se obravnava sprememba.
Poslovanje kot običajno vodi poslovanje. Ohranjajo luči. Služijo strankam in dosegajo cilje. Timi BAU so tudi prvi, ki vedo, kdaj obstoječi poslovni procesi ne delujejo in niso več primerni za namen. Ko se to zgodi, so ekipe BAU tiste, ki identificirajo potrebo po spremembah.
Upravitelj lahko kot del strateškega pregleda predlaga, kakšne spremembe je treba narediti za to delitev ali poslovno enoto, da dosežejo svoje cilje. Ali pa lahko svetla iskra v oddelku predlaga predlog za spremembo s shemo predlogov zaposlenih.
Na drugem koncu spektra boste morda imeli celoten poslovni primer, ki ga pripravi višji vodja, da bi zagotovil spremembe, ki so potrebne, da bi njihova delitev dosegla svoje cilje za leto.
Ne gre le za racionalizacijo poslovnih procesov. Tisti, ki delajo v vlogah BAU, se lahko zavedajo tudi, da so spremembe bistvene zaradi sprememb v regulativnem okviru ali kot del konkurenčnega položaja organizacije.
Zaposleni Frontline delajo za uresničitev strategije in vedo, za kaj želijo biti drugačni, da bi prišli do njega.
Projekti so mehanizem za izvajanje te spremembe. Projekti prinašajo spremembe v in preko funkcij BAU z upravljanjem projektov. Pojasnili bomo, kaj je vodenje projektov nadalje. Organizacija projekta dela na uresničevanju spremembe, ki so jo določile ekipe BAU. To se zgodi, ko gre skozi proces odobritve projekta, ki je običajno poslovni primer in višja vodstvena odobritev.
To ne pomeni, da ljudje v projektni vlogi ne morejo nikoli predlagati izboljšav v poslovni praksi, vendar bodo to počeli pod svojo vlogo zaposlenega in ne kot dela svoje projektne vloge.
Ta delitev, ki jo boste slišali tudi kot "spremembo podjetja, vodenje podjetja", je opazen tudi na koncu projektov. Sprememba, ki jo izvaja projekt, je zagotoviti izhod. To je lahko nova programska oprema, stavba, nova storitev ali kaj drugega. Ekipa BAU je odgovorna za to in jo dobro izkoristiti za zagotavljanje poslovnih koristi. Z drugimi besedami, projekt prinaša zmožnost pridobivanja koristi, operacije BAU pa te zmožnosti izkoristijo.
Projekti za upravljanje tveganj; BAU zmanjšuje tveganje
Za običajne funkcije, ki so učinkovite, boste ugotovili, da si ekipe BAU prizadevajo ublažiti vse tveganje za operacije. Pridobivanje negotovosti iz poslovanja za boljšo organizacijsko stabilnost in ponovljive procese je dobra stvar.
Po svoji naravi, da so edinstveni in negotovi, projekti zahtevajo element tveganja. Družba nekoliko naredi preskok v neznano s projektom, saj uvaja spremembe in prinaša nekaj, kar ni bilo prej.
Zato projektne ekipe tvegajo drugačno stran organizacije BAU. Vodje projektov si prizadevajo za obvladovanje tveganj, tako pozitivnih kot negativnih , da bi dobili najboljše rezultate. To lahko vključuje ublažitev tveganja, da bi skušali omejiti verjetnost, da se bo zgodilo, vendar vključuje tudi druge strategije obvladovanja tveganja.
Malo je verjetno, da boste kadar koli ugasnili tveganje za projekt, vendar boste morda lahko to naredili iz dobrih operativnih razlogov za delo BAU.
Projekti so časovno omejeni; BAU je v teku
Projekti imajo začetek, sredino in konec. To je življenjski cikel projekta . Dejansko je najbolj definitivna značilnost projekta, da se konča. Projektni vodja in projektna skupina v tem času delata na projektu. Nato se ekipa razpusti med predajo in zaprto fazo na koncu.
BAU se ne ustavi. Seveda lahko zaprete funkcijo ali zaustavite postopek, če za podjetje ni več potrebno, čeprav bi to bilo mogoče upravljati kot projekt !. Funkcija BAU proizvaja tekoče delo brez predvidenega končnega datuma.
Projekti se lahko kapitalizirajo; BAU pogosto ne more biti
Projekti se lahko kapitalizirajo in pogosto BAU ne more biti - zanašate se na poslovne stroške za vaše tekoče poslovanje kot običajno delo. Z drugimi besedami, računovodska obravnava projektov in "drugih" nalog je drugačna.
Financiranje projekta se pogosto nanaša na začetek uporabe sredstva, kar pomeni, da se stroški lahko kapitalizirajo. V nekaterih primerih, odvisno od tega, kje ste na svetu in lokalnih računovodskih predpisov, lahko stroške projekta celo pod linijo.
Stroški BAU se običajno štejejo za opeks (operativni izdatki) in se spremljajo v izkazu poslovnega izida družbe.
Financiranje projektov in financiranje podjetij na splošno je zelo specializirano področje, zato je vedno najbolje, da nasvet vaših finančnih strokovnjakov preden sprejmete kakršne koli sodbe o tem, kaj naj se v vaši organizaciji in katere se ne bi smelo kapitalizirati. Računovodska pravila se razlikujejo od države do države in celo od organizacije do organizacije, kjer imajo posamezna podjetja določene procese in načine dela.
Če ste v dvomu, vedno preverite!
Projekti vključujejo medfunkcionalne skupine; BAU vključuje funkcionalne skupine
Končno, obstaja velika razlika v sestavi projektnih skupin. Projekti vključujejo multidisciplinarne skupine strokovnjakov, ki se združijo, da zagotovijo določen rezultat. Pomembno je vedeti, kako motivirati projektno skupino, ker se včasih projekti začnejo, ne da bi bili vsi ljudje obveščeni o cilju. Če ljudje nimajo jasnega razumevanja o tem, na čem delu delajo, potem običajno ne delajo najbolje.
Projektne skupine sestavljajo ljudje, ki zapolnjujejo določene vloge. To niso naslovi delovnih mest, temveč pozicije znotraj projekta z različnimi odgovornostmi. Glavne vloge projektne skupine so:
- Sponzor projekta
- Vodja projekta
- Višji dobavitelj (organizacija, odgovorna za opravljanje dela, ki bi lahko bila notranja ekipa, kot je IT, ali zunanji izvajalec ali prodajalec)
- Stranka (to bi lahko bila notranja stranka, kot je drug direktor oddelka ali v organizaciji za stranke, stranka, ki ji dostavljate projekt)
- Strokovnjaki s področja teme (ljudje so v ekskurzijo sodelovali v času trajanja projekta ali dela projekta, ki uporabljajo svoje strokovno znanje in prispevajo k uspehu projekta).
Več o vlogah v projektni skupini .
Delovanje BAU, na drugi strani, upravljajo funkcionalne ekipe. Strokovnjaki so samostojni strokovnjaki, vendar so združeni kot delitev in navadno z manjšim navzkrižnim funkcionalnim prekrivanjem z drugimi oddelki kot projektnimi skupinami.
Običajno je zelo jasno, na kaj naj bi delali, in cilje ekipe. Imeli bodo jasne cilje in vizijo za vlogo, ki jo ima oddelek v podjetju. Primer bi bila skupina za pomoč uporabnikom, ki dela v okviru večjega oddelka za stranke, ki skrbi za klice in e-poštna sporočila strank o vašem izdelku.
To je zapleteno: obstaja prekrivanje. Na primer, vodja skupine v tem klicnem centru za stranke je specialist na svojem področju. Lahko jih dodeli projektni skupini za upravljanje delovnega paketa in sredstev, povezanih z zagotavljanjem dela projekta, ki se nanaša na stik s strankami. Toda pri svojem projektnem delu prevzamejo vlogo strokovnjaka s področja teme, ne pa vodje ekipe za stranke. Kot član projektne skupine bodo odgovorni za svoj del proračuna projekta in imajo visoko stopnjo diskrecije o tem, kako se delo opravlja za doseganje končnih ciljev. Morda nimajo tega v vlogi BAU.
Konflikt med BAU in projekti
Projektno delo in delo BAU lahko lepo sedita, vendar pogosteje kot ne, obstaja napetost. To se zgodi, ker projekti poskušajo spremeniti status quo. Status quo deluje precej dobro, ljudje pa večinoma ne spreminjajo, zato tam vedno obstaja malo napetosti.
Drugič, ko prositi ljudi, da se pridružijo vaši projektni skupini, lahko trpijo zaradi konflikta zvestobe. Ali je njihova prva odgovornost za njihovo dnevno delo ali projekt? Jasni cilji in močna zavezanost projekta upravljanju lahko pomagajo tukaj, pa tudi vzdrževanje komunikacijskih linij, da bi vedeli, kakšne so prednostne naloge podjetja in skupine.
Tretjič, ohranjanje poslovanja je vedno prednostna naloga. Ima posledice za projektne skupine, ki lahko vidijo njihovo zmanjšanje financiranja, ključni viri so potegnili nazaj na vloge BAU in časovni zakasnitev, ker delo, ki se opravlja pri ohranjanju tekočih operacij organizacije, potegne pozornost.
Projektni menedžerji so lahko razočarani s tem, vendar bodo vedno taki in bi morali biti. Ni smisla pri izvedbi fantastičnega projekta, če se je družba v tem času odpravila in nihče ni prepuščen uporabi tistega, kar ste zgradili!
S temi smernicami bi moralo biti enostavno videti, ali delate na projektih ali BAU ali oboje.