Katera struktura vam najbolj ustreza?
Obstajajo tri skupne organizacijske strukture, projektni vodje pa delujejo v vseh: funkcionalni, projektni in matriksni. Oglejmo si prednosti in slabosti vsakega, tako da veste, s čim se borite, ko se pridružite novi strukturi.
Funkcionalna organizacijska struktura
V funkcionalni organizacijski strukturi vodja projekta in vsi viri delajo v istem oddelku podjetja, kot je oddelek za prodajo in trženje. Na splošno ima funkcionalni manager več avtoritete kot vodja projekta.
Prednosti
Funkcionalna struktura vam daje najmanj moč kot vodja projekta, vendar ponuja še veliko drugih prednosti:
- Deluje dobro za male ekipe in male projekte, ker ima funkcija popoln nadzor nad člani ekipe in drugimi potrebnimi sredstvi.
- Z lahkoto lahko dostopate do strokovnjakov, ki jih potrebujete, ker so v istem funkcionalnem območju.
- Hitro je, da skupaj rešite težave, povezane s projektom.
- Omejite lahko orodja za komunikacijo s projekti, ki jih morate uporabiti, ker je skupina relativno majhna in preprosta.
- Pogosto dobite navdušene člane ekipe, ki si želijo delati na projektu, saj jim ponujajo priložnosti za kariero. Projektno delo je lahko odličen način za motiviranje vaše ekipe.
- Če predajo projektu funkcionalni ekipi, bo to funkcionalna ekipa, v kateri delate, kar lahko olajša zaključek projekta.
Slabosti
Čeprav ima ta struktura veliko prednosti, upoštevajte tudi nekaj slabosti:
- Delo poteka v silosu, kar bi lahko pomenilo, da nimate dostopa do ljudi zunaj vašega funkcionalnega oddelka.
- Ljudje v projektni skupini so lahko bolj zvesti svojemu oddelku ali vodji ekipe kot pa pri njihovem delu na projektu, kar lahko povzroči konflikte.
- Veliki projekt se lahko zaključi s funkcionalnim vodjem projekta iz vsake funkcije. Lahko povzroči, da se delo razpade, če vsi vodje projektov ne delujejo usklajeno.
- Funkcionalno delo se lahko izolira, ker nimate možnosti, da bi se v podjetju močno povezali. Ohranjanje strateškega poudarka je lahko težje.
Organizacijska struktura projekta
Posamezne skupine so združene za delo na projektih v organizacijski strukturi projekta. Vodja projekta verjetno je odgovoren za upravljanje linije za člane projektne skupine. Primeri tega bi vključevali velike gradnje, pa tudi korporativne pobude, ki zahtevajo posebno ekipo. Vodja projekta ima končno pooblastilo, ki poroča sponzorju projekta in projektni komisiji . Posamezniki v ekipi delajo neposredno za vodjo projekta.
Prednosti
Očitna prednost projektne strukture je, da imate več nadzora nad ekipo, vendar so tudi druge prednosti.
- Ekipe imajo močan občutek identitete. To je najpreprostejša struktura, znotraj katere je treba ustvariti močno ekipno kulturo.
- Celotna ekipa je osredotočena na cilje ekipe, zato obstaja konflikt zvestobe z dnevno službo za ljudi, ki delajo na projektu. Njihov delovni dan je projekt.
- Viri so namenjeni projektu, zato je veliko lažje načrtovati delo. Boste vedeli, kdaj so člani tima na voljo in ni nevarnosti, da bodo v kratkem času povlečeni na običajno delo za drugega upravitelja.
- Projekti, ki se izvajajo v tej strukturi, so odlična okolja za izboljšanje sposobnosti vodenja projektov in več tehničnih vodstvenih sposobnosti.
Slabosti
Struktura projekta je najlažja za delo, vendar še vedno ima nekaj pomanjkljivosti.
- Imeti ekipo, ki je namenjena enemu projektu, je drago zavezanost. Ponavadi je možnost le na velikih projektih.
- Če odstranite ljudi iz njihovih funkcionalnih delovnih mest, se morda težko vrnejo nazaj, še posebej, če je projekt dolg. Projektno delo se razteza in vračanje na to, kar ste storili prej po obdobju, ki je delalo v multidisciplinarnem okolju na novem, zahtevnem projektu, ni privlačna možnost za mnoge ljudi. Upravljanje prehoda ekipe, ko zaključite projekt, postane še pomembnejše.
- Včasih zapiranje projekta lahko pomeni izgubo službe, če se podjetje premakne, druga vloga pa vam ni na voljo.
- Po svoji naravi namenske ekipe sesajo sredstva za delo na eni stvari. Lahko omejujejo število projektov, ki jih lahko podjetje naredi kadarkoli, zlasti če različni projekti zahtevajo enake sposobnosti.
- Projektni menedžerji v tej vrsti strukture opravljajo tudi vodenje linij za svoje ekipe, kar pomeni, da porabijo čas in napore na človeških nalogah, ki jih v drugih strukturah ne bi smeli storiti. Če uživate v tem elementu dela z ljudmi, je ta dejavnik lahko prednost.
Matrična organizacijska struktura
Tretja možnost je matrična struktura. Sredstva se delijo tako med delom kot običajnim delom in projektnim delom. To lahko pomeni, da imata vodje projekta in vodjo ekipe dve upravljavci ali pikčasto linijo. Struktura funkcionalnega upravljalnega sistema je običajno na prvem mestu, vodja projekta pa pikčasto črto.
Ta struktura razdeli moč in avtoriteto med funkcionalno ali vodjo oddelka in vodjo projekta. Svoje pogajalske sposobnosti boste morali uporabiti v celoti!
Prednosti
Matrične strukture so zelo pogoste, saj omogočajo menedžerjem, da sprejmejo prožne odločitve, kako ljudje preživijo svoj čas. Verjetno boste delali v matričnem okolju na neki točki v svoji karieri. Prednosti te strukture so naslednje:
- Viri se učinkovito uporabljajo in se lahko po potrebi premikajo med projekti.
- Lahko delate na številnih različnih stvareh, včasih vzporedno - čeprav se ta točka lahko obravnava kot pomanjkljivost.
- Ekipe in posamezniki so lahko zelo odzivni. Če pride do novega projekta, ki mora imeti prednost, je dovolj enostavno premikati se in nenadoma osredotočiti na nekaj drugega. To enostavno ne morete storiti v strukturi projekta, ki traja dlje, da se razpusti in se prerazporedi.
- Struktura zahteva, da vsakdo uporablja enak življenjski cikel in metodologijo projektnega vodenja , zato je premikanje med projekti enostavno. Ljudje se lahko pridružijo projektni skupini s sorazmerno malo vgradnjo, ki je potrebna, kadar so terminologija in procesi pogosti.
Slabosti
Tudi pri vseh postavitvah ima ta tudi svoje pasti. Kljub temu, da je to skupna struktura, ni veliko sodobnih delovnih mest, ki so razbremenile težave preobremenitve. Dajanje posameznikov preveč je preprosto, če nimate sistemov za upravljanje in spremljanje celotne delovne obremenitve. Druge pomanjkljivosti so naslednje:
- Konflikt med projekti je pogost, ker se morda borite za iste vire kot drugi projekt.
- Drugi projekt je morda prinesel najboljše vire - najprimernejši ljudje s pravimi veščinami - ali njihov vodja linije morda ne bo na voljo za projektno delo.
- Obstajajo lahko nekateri konflikti med običajnimi nalogami in projektnim delom za posameznike, zlasti če jim oba menedžerja dajejo drugačne prioritete.
- Viri se lahko spopadajo s kakšno razvojno potjo za svojo prihodnjo kariero. Čeprav morda veste, da želite ostati v upravljanju projektov, imate morda možnost napredovanja v višji funkcionalno vlogo ali bolj usmerjeno vlogo v projekt. Toda ob številnih poklicnih možnostih je dobra stvar, tudi če to naredi za težke odločitve.
Organizacijska struktura, ki odlično deluje za vsa poslovna dela kot običajno, ne dela vedno za projekte in morate upravljati v okolju, v katerem delate. Dobra izkušnja v vsaki od teh struktur je dobra ideja, tako da jih lahko izkusite iz prve roke. Pomagal vam bo pri odločanju, katero okolje najbolje ustreza vašim sposobnostim in prednostim. Potem se lahko odločite na podlagi informacij, če imate priložnost, da se odločite za svoje prihodnje delovno okolje.
Razumevanje prednosti in slabosti organizacijske strukture posameznih projektov vam daje priložnost, da izkusite, kje najbolje porabite svoj čas in vpliv, da boste čim bolje izkoristili svojo ekipo in uspešno zaključili projekt.