Naredite register tveganj za projekte, ki jih lahko preprosto uporabijo vsi
Kako pogosto si videl register tveganja, ki je v sistemu prijavljanja? Ustvarjeni so na začetku projekta, potem so pozabljeni, hitro postanejo zastareli.
Vsi vemo, da dobro obvladovanje tveganj zahteva redno ugotavljanje novih tveganj, pa tudi pregled obstoječih tveganj in dejavnosti načrtovanja ublažitve. Kako naj to naredimo bolj verjetno?
01 Oblikovanje registra dobrega tveganja
Eden od načinov za spodbujanje udeležbe pri obvladovanju tveganj je dobro oblikovanje registra tveganj. Dobro oblikovan register bo hitro sporočil splošno raven tveganja v projektu, ki vam in drugim članom projektne skupine.
Uporabnikom mora omogočiti enostaven dostop do več podrobnosti o posameznih tveganjih, če je to potrebno. To pa bi moralo spodbuditi vsakogar, da razmisli v smislu tveganj, pri čemer se bodo pojavili novi, ko se pojavijo, ter spremljanje in ukrepanje za ublažitev obstoječih tveganj.
02 Vključi desna polja
Vaš register tveganja bi moral vključevati vsaj:
- Edinstveni identifikator za vsako tveganje
- Opis tveganja, vključno z vzrokom, dogodkom tveganja in učinkom, kot je "Zaradi močnega dežja, obstaja grožnja poplav, ki bi pokvarili poljščine".
- Ukrepi za odzivanje na tveganja
- Lastnik tveganja
03 Dodatni ukrepi
Morda boste želeli vključiti kvantitativne ukrepe verjetnosti, vpliva in splošnega tveganja ter preostale vrednosti po blaženju za bolj tvegane projekte.
Numerična in polja, ki se izračunajo samodejno, so lahko koristna, če uporabljate tehniko ocenjevanja tveganja, kot je metoda Monte Carlo ali pričakovana denarna vrednost. Druga koristna področja vključujejo ključne datume, kategorijo tveganja, kategorijo tveganja, bližino, stroške ublažitve in stanje.
Število polj, ki jih lahko vključite, ni omejeno, v seznamu vseh tveganj pa je treba prikazati le ključna polja. V nasprotnem primeru se pogled seznama preveč podrobno preplavi. V idealnem primeru se gledalci pregledajo s podrobnim pogledom, ki prikazuje vsa polja za to posebno tveganje, ko kliknejo vnos tveganja v pogledu seznama.
04 Druga možnost
Morda boste za vsak projekt ustvarili bazo podatkov o registru tveganj, tako da niste omejeni na standarden niz polj. Čeprav lahko preglednica pomaga pri spremljanju vaših projektov, še posebej manjših projektov, je dejanska baza podatkov lahko boljša, kot so tista, ki jih lahko ustvarite v Kahootz ali Podio. Po potrebi olajšajo dodajanje dokumentov in velikih količin besedila.
05 Prometne luči
Težko je premagati sistem semaforjev za vizualni učinek. Uporabniki intuitivno vedo, da rdeča pomeni veliko tveganje, da jantar pomeni srednje tveganje, in da je zeleno nizko tveganje. To omogoča bralcem čim hitre vizualne znake, ki pomagajo razumeti.
06 Varnostne lastnosti
Morda boste želeli spodbuditi udeležbo, tako da vsem članom projektne skupine in morda nekaterim zainteresiranim stranem omogočite ogled registra tveganj. Vendar bi morali nastaviti pravice dostopa do uporabnika za vaš register, zato ga lahko urejajo le določene vloge projekta, kot so vodja projekta , projektna podpora ali lastniki tveganj. Lahko ustvarite revizijsko sled kdo je spremenil kaj in kdaj.
07 Povzetek profila tveganja
Višji člani projektne skupine in zainteresirane strani, kot so projektni odbor in upravljanje s podjetji / programom, morda ne bodo imeli dovolj časa za prebran pregled seznama vsakega tveganja. Povzetek tveganega profila za njih predstavlja sliko skupnega tveganja, ki ga projekt predstavlja hitro. Ponazarja število tveganj pri vsaki ravni verjetnosti in učinka.
08 To je vse o sporočilu
Ne pozabite, da pri pripravi registra tveganj pri projektu ne gre le za navedbo tveganj in omilitvenih ukrepov. Cilj je komuniciranje in sodelovanje vaših sodelavcev pri obvladovanju tveganj. Vaša zasnova mora odražati ta cilj z različnimi pogledi za različne ciljne skupine. Dobro zasnovani register tveganj lahko izboljša obvladovanje tveganj v vašem projektu na ta način.