Končni proizvod računovodstva vzajemnih skladov je natančno določanje cen teh naložbenih vozil in pravilna dodelitev dohodka od naložb imetnikom teh sredstev. To so torej glavna skrb glavnih finančnih uslužbencev, kontrolorjev in vodij operacij družb vzajemnih skladov.
Vidiki računovodstva vzajemnih skladov
Zajema vrsto osnovnih nalog, ki jih lahko izvajajo notranje osebje ali zunanji izvajalci za druge ponudnike, kot so skrbniške banke:
- Izračun vrednosti naložbenega portfelja dnevno. Glej razpravo o čisti vrednosti sredstev (NAV) spodaj.
- Predvidevanje in beleženje vseh prihodkov, kot so dividende in obresti.
- Pravilno oblikovanje obresti na obveznice in druge podobne vrednostne papirje s stalnim donosom v naložbenem portfelju.
- Pravilno amortiziranje popusta ali premije pri nakupu obveznic. Glej podrobno razlago spodaj.
- Snemanje vseh transakcij z vrednostnimi papirji, kot so nakupi in prodaja portfeljskih naložb.
- Evidentiranje vseh realiziranih kapitalskih dobičkov, kratkoročnih in dolgoročnih, ki izhajajo iz transakcij vrednostnih papirjev v skladu.
- Evidentiranje vseh prilivov in odtokov sredstev zaradi nakupov in odkupov delnic s strani investitorjev.
- Vzdrževanje evidenc o deležih v lasti in transakcij, ki jih opravi vsak delničar v skladu.
- Sledenje razdelitvi dohodkov in kapitalskih dobičkov, ki jih delničarji v skladu.
V najboljših računovodskih oddelkih za vzajemne sklade bodo te dejavnosti zelo avtomatizirane. Vendar pa je morda potreben še nekaj ročnih vnosov, pregledov in prilagoditev.
Čista vrednost sredstev
Pogosto skrajšana NAV, je skupna vrednost investicijskega portfelja vzajemnega sklada, deljeno s številom njenih delnic. Standardna konvencija naj bi ob koncu vsakega trgovalnega dne izračunala NAV na podlagi končnih cen vseh vrednostnih papirjev, ki jih ima v njej. NAV upošteva tudi druge zgoraj navedene dejavnosti.
Naročila za nakup ali prodajo delnic vzajemnega sklada se izvršijo na zaključni NAV za dan, če so prejete pred zaključkom trga. Če ne, se izvršijo na zaključnem NAV za naslednji trgovalni dan.
Amortizacija obveznic
Kadar so obveznice kupljene z diskontom ali premijo po njihovi nominalni vrednosti (to je po ceni, ki je nižja ali višja od glavnice, ki jo bo vrnil vlagatelju, ki ga ima, ko zorijo zapadejo), je razlika med nabavno ceno in parom vrednost se sčasoma evidentira kot popravek dohodka od obresti, ki ga ustvari obveznica.
Prihodki od obresti, pripoznani v obveznici, kupljeni z diskontom, bodo višji od dejanskih prejetih obresti.
Na obveznice, kupljene na premiji, bo nižja. Neto učinek je, da se kakršen koli popust ali premija pri nakupu obveznice v posesti do zapadlosti ne bo priznan kot kapitalski dobiček ali izguba, temveč kot prilagoditev prihodkov od obresti. Amortizacijo obveznic dnevno izračunavajo vzajemni skladi.
Študija primera
To je tudi dober primer vrste dejavnosti, ki se pojavljajo na področju svetovanja o poslovanju. Vodilna skrbniška banka je ponudila računovodske storitve vzajemnih skladov družbam vzajemnih skladov, ki so jih že uporabljala za hrambo vrednostnih papirjev. V tem kontekstu je računovodstvo vzajemnih skladov v prvi vrsti sodelovalo pri dnevnem izračunu čiste vrednosti sredstev (NAV). Stranke banke in njenih vzajemnih skladov so bile nezadovoljne s pravočasnostjo in natančnostjo izračunov NAV.
Banka je sestavila skupino svetovalcev iz javnega računovodskega podjetja Big Four, ki je preučevala procese znotraj oddelka za računovodstvo vzajemnih skladov in predlagala spremembe, ki jih je mogoče izboljšati. Svetovalna skupina podjetja Big Four je nekaj dni spremljala, kako je delovala oddelek za računovodstvo vzajemnih skladov, tako da je svoje zaposlene zaslepil, ko so opravljali vsakodnevne naloge. Svetovalci so opravili tudi razgovore z zaposlenimi in njihovimi menedžerji, da bi bolje razumeli, kako si ogledujejo njihove odgovornosti, in oceniti, kako dobro poznajo računovodsko področje vzajemnih skladov.
Svetovalna skupina je razvila podrobne diagrame poteka postopkov na oddelku in o njih razpravljala z vodstvi, pri čemer je poudarila, kje bi lahko izboljšali delovne procese. Svetovalci so predlagali tudi izboljšano avtomatizacijo. Po odobritvi vodstva banke so svetovalci iskali prodajalce programske opreme, ki so imeli pakete, primerne za položaj banke. Nato so ugotovili tisti, ki je bil pripravljen prilagoditi svoj obstoječi sistem, da izpolni specifikacije, potrebne za edinstveno situacijo banke in njeno mešanico strank.
Nato so svetovalci podrobno izdelali te specifikacije in izvedli obsežno testiranje programske opreme, ko je bil vsak modul dokončan, da bi bili prepričani, da so bili izračuni opravljeni pravilno in sistem trajen in zanesljiv. Faza testiranja sprejemljivosti uporabnika je trajala več mesecev in zahtevala skrajno pozornost do podrobnosti.
Ko je sistem končno dokončal specifikacije, je svetovalna ekipa nadzorovala njegovo namestitev in izvajanje ter vodila usposabljanje zaposlenih, ostala na kraju samem, dokler ni bilo dobro, da so novi postopki dobro delali. V celoti je projekt trajal skoraj točno eno leto, z ekipo treh svetovalcev na kraju samem v banki vsak dan.