Upravljanje projekta: definicija
Upravljanje v pogojih upravljanja projektov se nanaša na politike, procese, standarde, postopke in smernice, ki določajo, kako se vodijo, izvajajo in nadzirajo projekti v vaši organizaciji.
Upravljanje je lahko obsežno in "težko" z veliko birokracijo, ali pa skicno in "lahkotno" (v tem primeru je verjetno neučinkovito).
Vodje morajo imeti za cilj ustrezno raven upravljanja za svoje okolje in kulturo. Zagotavljanje, da so vaše politike upravljanja primerne za namene, je ključni dejavnik pri zagotavljanju učinkovitosti.
Vodenje se začne na vrhu. Upravni odbor bi se moral zavzemati za idejo o dobrem upravljanju in dejstvu, da je treba projekte ustrezno upravljati v okviru določenih smernic. Ta odnos in standardi, ki se pričakujejo, se bodo filtrirali v projektne odbore in vodje projektov (in programskih skupin, kjer obstajajo).
Zakaj je upravljanje projektov pomembno
Vaš sponzor projekta in druge ključne zainteresirane strani želijo vedeti, da proračun proračuna porabite na pravi način. Hočejo videti, kako uspešno sledite napredku vašega projekta in stopite v upravljanje projektnega tveganja, kot je potrebno.
Toda razlog za dobro upravljanje projektov gre še dlje od tega.
Upravljanje zahtevajo naročniki, zlasti tisti v javnem sektorju.
Vlade in regulatorji zahtevajo (v nekaterih primerih tudi uveljavljajo) določene standarde za določene projekte. Upravljanje ni samo notranje vprašanje: mnoga podjetja, ki delujejo na reguliranih trgih, bodo morala slediti smernicam zunanje zakonodaje, kot je Sarbanes-Oxley. Projektno upravljanje predstavlja majhen del, ki lahko dokaže, da vaše podjetje deluje učinkovito in v skladu s predpisi in predpisi za vašo industrijo.
Vodenje projekta vam prav tako pomaga:
- Izboljšajte donosnost naložbe in učinkovito sledite tem naložbam
- Pridobite nakup za projekte
- Izogibajte se skupnim razlogom, zakaj projekti ne uspejo
- Učinkovitejše komuniciranje
- Uvesti standardizacijo med različnimi projekti, kar olajša primerjavo uspešnosti
- Zmanjšajte tveganje
- Razviti in motivirati osebje v strukturiranem okolju
Kakšno je upravljanje projektov
Torej zdaj vemo, kaj je projektno vodenje, kako izgleda na projektu? Tu so vrste aktivnosti, ki kažejo upravljanje v projektnem okolju:
- Obstaja discipliniran življenjski cikel projektnega vodenja, ki vključuje opredeljene točke za odobritev. Gre za točke, o katerih se razpravlja o izvedljivosti projekta in o odločitvi, ali naj nadaljujemo z delom ali ne.
- Projekti imajo jasen poslovni primer, poslovni primeri pa imajo dovolj informacij, da lahko vodstvene ekipe sprejmejo pravilne odločitve.
- Te odločitve so ustrezno dokumentirane in sporočene.
- Ljudje, ki delajo na projektih, imajo določene vloge in odgovornosti.
- Obstaja kultura stalnega učenja, ki projektnim timom omogoča nenehno izboljševanje in razpravljanje o izkušnjah v okolju brez krivde.
- Obstajajo postopki in postopki, ki projektnim skupinam omogočajo, da pregledajo svoj projekt in po potrebi zahtevajo neodvisno podporo.
- Zainteresirane strani se ukvarjajo in zaupajo procesu.
- Projektne skupine sestavljajo posamezniki, ki so izkušeni in usposobljeni za ustrezne vloge.
Vodenje projektov je povezano s strukturami upravljanja v celotni organizaciji. Če menite, da je glavni cilj vodenja projektov zagotoviti, da se projekti izvajajo na pravi način, lahko vidite, kako se povezuje s finančnim upravljanjem na ravni podjetja, upravljanjem tveganj za podjetja in še več.
Vodenje projekta bi moralo biti neoporečno vključeno v vaše trenutne organizacijske procese. Z drugimi besedami, ne ustvarite čisto novega postopka finančnega upravljanja, če že imate enega, ki deluje na drugih področjih! Uporabite obstoječe in prilagodite korporacijske procese, da bodo primerni za uporabo v projektnem okolju.
5 Področja poudarka za upravljanje projektov
Ko začnete razmišljati o njej, boste spoznali, da je vodenje projektov razširjeno skozi vse elemente vodenja projektov.
Vendar pa obstajajo nekatera osrednja področja, na katerih je upravljanje še posebej pomembno.
- Metodologije in procesi: ti pomagajo zagotavljati zanesljivo in trajnostno delo.
- Upravljanje znanja: to je ključnega pomena za pridobljena nova spoznanja in zagotavljanje, da se organizacija učijo iz projektnih izkušenj. Upravljanje znanja je ključnega pomena, če želite večkrat zaporedoma narediti enake napake.
- Zrelost projektnega managementa: Ker se zrelost vašega organizacijskega projektnega vodenja povečuje, bo tudi vaša sposobnost uspešnega prenosa.
- Nakup na višji ravni: zavezanost vodenju projektov se začne na vrhu. Če imate podporo za upravljanje, se bo to zmanjšalo na vseh ravneh podjetja in pristop k upravljanju bo bolj trajnosten.
- Podporna kultura: Kultura podpore, ne krivda, bo zagotovila, da bodo vodje projektov imeli pravo okolje, v katerem bi uspevali. Podporna kultura, ki jo vodi projektni vodja ali direktor projekta, bo vodjem projektov pomagala pri doseganju ciljev in ciljev projekta.
Kaj storiti, če ni korporativnega standarda
Mnogi projektni menedžerji v manjših organizacijah se znajo zagnati projekte v okolju, ki podpira, in kjer obstajajo nakupi za koncept vodenja projektov, vendar brez formalnih organizacijskih struktur, na katerih se lahko napajajo.
V tej situaciji - in to ni izključno za majhne organizacije - načrtujete model upravljanja projektov iz nič. Če ni pristopa za upravljanje projektov, s katerim lahko vzamete polico in prilagodite svoj projekt, boste morali zgraditi svojo lastno.
To ni tako težko, kot se morda zdi!
Začnite z nastavljanjem osnov:
- Ustvarite dokument o vlogi in odgovornosti
- Poskrbite, da imate sponzor projekta
- Poskrbite, da imate projektno skupino ali usmerjevalno skupino in organizirajte redne sestanke, za katere vzamete in razdelite minute
- Vzpostavite postopek upravljanja s tveganji
- Nastavite postopek upravljanja sprememb
- Zgradite točke v svoj urnik projekta, kjer preverite sposobnost preživetja projekta v primerjavi s prvotnimi cilji poslovnega primera (konec vsake faze faze je naravna točka, ki naj bi ta preverjanja opravila).
Navsezadnje je odgovornost sponzorja projekta, da zagotovi ustrezno upravljanje, vendar pa lahko vodje projektov igrajo tudi aktivno vlogo.
Upravljanje je lahko eden od bolj suhih predmetov pri vodenju projektov, vendar je eden najpomembnejših. Tako višje vodstvene ekipe vedo, da delate dobro delo in jih prepričate, da se projekt odvija tako, kot bi moral. Prav tako zagotavlja preglede in ravnotežja, ki so potrebni za menedžerje, da vedo, da se denar porablja na naćin, ki je primeren in usklajen s poslovnim primerom.