Vladne organizacije izvajajo projekte, ko se mora spremeniti določen vidik izvajanja dela ljudi. Projektni inštitut meni , da je projekt "začasna skupina dejavnosti, namenjena ustvarjanju edinstvenega izdelka, storitve ali rezultata." Ko projekt spremeni, kako organizacija posluje, so končni izdelki projekta vključeni v vsakodnevno delo in zato izboljšajo delo organizacije v trajnosti.
Lahko zveni preprosto, vendar ni. Sprememba je težka in projekti se lahko zlahka zaženejo s tirnicami. Vsak dan prinaša izzive, ki ogrožajo napredek projekta in morebiten uspeh. Za boj proti tej nevarnosti projekti potrebujejo nekatere ključne elemente. Z naslednjimi postavkami ima projekt odlične možnosti za uspeh.
01 Posvečeni projektni sponzor
Sponzor projekta ima štiri primarne odgovornosti, povezane s projektom. Prvič, sponzor zagovarja projekt. Javno ali zasebno raziskuje projektno skupino. Drugič, sponzor podpira vodjo projekta . Ko projektni manager potrebuje odstranjene ovire, pozove sponzorja za pomoč, ker ima sponzor organizacijsko moč, da se stvari zgodijo. Tretjič, sponzor usklajuje vire tako, da jih neposredno ali sodeluje z drugimi ljudmi na visoki ravni, da pridobi sredstva. Ko je sponzor močan zagovornik projekta, je verjetno, da bodo sponzorski sodelavci prispevali pomembne vire. Četrtič, sponzor olajša odločanje. Ko projektna skupina preseže, lahko sponzor posreduje odločitev ali izplača odločitev.
Sponzor ostane obveščen s stalno komunikacijo z vodjo projekta. Oba sodelujeta, da določita, kdaj mora sponzor stopiti in močneje izvajati odgovornosti sponzorja v podporo vodji projekta. Na primer, vodja projekta bi lahko imel težave pri pridobivanju informacij s finančnega oddelka organizacije. Sponzor projekta se lahko obrne na glavnega finančnega uradnika o položaju in zahteva, da je naloga pridobivanja informacij prednostna naloga nad konkurenčnimi nalogami.
02 Jasni cilji in področje uporabe
Preden se projekt dela ali celo načrtuje, mora sponzor projekta vsebovati cilje in obseg projekta. Cilji so velike stvari, ki naj bi projekt dosegel. Na primer, vzemite program za izboljšavo programske opreme. Oddelek za človeške vire uporablja dobro znano prilagodljivo poslovno programsko opremo za upravljanje plačilne liste. Organizacija želi dodati modul za upravljanje učenja. Cilji projekta so prilagoditi programsko opremo za upravljanje učenja poslovnim potrebam organizacije in jo vključiti v obstoječi sistem plač.
Obseg določa parametre projekta. Nadaljevanje s primerom programske opreme projekta; obseg tega projekta je omejen na vključitev sistema upravljanja učenja in vključitev v sistem plačilnega prometa. Mnogokrat je koristno, da prepoznate stvari, ki so izven dosega, da bi razumeli, kaj je v obsegu. Za ta projekt je dodajanje drugih modulov izven dosega. Računovodski oddelek ne more priti do vodje projekta in prosi za zaračunavanje, terjatve ali plačilne modulje.
Dodajanje modula, ko je projekt določen, omogoča lezenje . Dobri projektni sponzorji in vodje projektov varujejo pred obsegom lezenja in zelo neradi dodajo obseg srednjega projekta. Povečanje obsega projekta povečuje potrebo po projektih, kot so čas in denar. Poleg tega delo na dodatnem področju ogroža kakovost delovnih izdelkov.
03 Dober vodja projekta
Vodje projektov imajo ponavadi naslednje lastnosti, ki jim pomagajo pri premikanju projekta. Vodje projektov so načrtovalci. Razmišljajo o zaporedju dela in vedo, kaj se mora zgoditi, ko ekipa dokonča nalogo. Ustvarjajo dobre načrte, vendar vedo, kdaj so fleksibilni in preusmerjeni iz načrta. Vodje projektov so zaupanja vredni. S svojim uspehom, odvisno od dela drugih, vodje projektov potrebujejo ljudi, da zaupajo svojemu dobremu namenu in kompetencam. Zaupanje je še posebej pomembno v odnosu med vodjem projekta in sponzorji projekta. Projektni menedžerji so ponavadi ekstrovertirani, saj velika večina njihovega dela vključuje komuniciranje.
Ljudje imajo odgovornost za svoje zaveze. Tukaj je primer. Nadzornik člana projektne skupine je vodji projekta povedal, da bi član skupine lahko v projekt namenil štiri ure na teden. Ta član skupine je zamudil dva tedenska srečanja zapored in ni opravil nobenega napredka pri dodeljenih nalogah v strukturi razčlenitve dela. Po prvem zamujenem sestanku se je vodja projekta sestal s članom ekipe, da bi razpravljal o odsotnosti in zamujenih rokih. Član skupine je dejal, da ima več prednostnih nalog. Vodja projekta je menil, da to ni bilo res, zato se je po drugem zamujenem sestanku vodja projekta srečal z mentorjem člana skupine. Nadzornik je povedal vodji projekta, da bo poskrbela, da se bo obnašanje članov ekipe spremenilo.
04 Sodelujoče zainteresirane strani
Zainteresirane strani projekta so ljudje, ki imajo velik interes za uspeh projekta, vendar niso člani projektne skupine. Ne razmišljajo o projektu vsak dan, kot je vodja projekta ali članov projektne skupine, vendar želijo biti v zanki glede ključnih odločitev in splošnega napredka v smeri ciljev projekta.
Zainteresirane strani imajo svoje lastne motive za nadaljevanje aktivnosti projektov, vendar je vodja projekta odgovoren, da jih spravi v krat tako, da vnaprej delajo v smeri ciljev projekta. V mnogih primerih to vključuje občutljivo ravnovesje med pridobivanjem preveč vložka in premajhnim vnosom. Zainteresirane strani ne morejo pretehtati vsake odločitve. To bi zmanjšalo projekt in vsaka odločitev bojevala. Nasprotno, interesnih skupin ni mogoče izklopiti, ker je velik vidik skoraj vsakega projekta zadovoljevanje interesnih skupin.
05 Namenski člani projektne skupine
Člani projektne skupine opravljajo delo projekta. Člani projektne skupine so večkrat dodeljeni projektu poleg svojih rednih dolžnosti, kar pomeni, da ni nobenega zmanjšanja v drugih delih za nadomestilo dodatnega dela, ki ga prinaša projekt. Vodje projektov lahko članom ekipe pomagajo pri pogovorih s svojimi nadzorniki glede tega vprašanja, vendar vodja projekta nima nadzora nad odgovornostmi članov projektne skupine zunaj projekta.
Predanost članov projektu je zelo dragocena. Brez predanosti, roki drsijo in delovni izdelki niso kakovostni. Namenjeni člani ekipe so motivirani za doseganje ciljev projekta na čas, v okviru proračuna in do pričakovanj kakovosti.