Heads Up: zvezni zakoni in državni zakoni se lahko razlikujejo
Tu so osnovne smernice za vodenje kadrovskih zapisov. Ne pozabite, da se lahko ti državni zakoni razlikujejo od teh smernic. Če sta državni zakoni in zvezni zakoni v sporu, vedno hranite evidence, ki temeljijo na kateri koli zahtevi, ki je daljša.
Bolje je, da nekaj hranite predolgo, kot ni dovolj dolgo.
Zapisi o najemu: 1 leto
Vse te obnovitve, zabeležke intervjujev, prijave in objave delovnih mest morate shraniti in celo zapis o svojih iskanjih skozi sistem za sledenje prosilcem eno leto po odločitvi o ponudbi za delo. Torej, če intervjuirate s prosilcem in celoten postopek potegne za tri mesece, se ne odloča o dokončnem najemu, da začne ura tiket.
Zakaj to moraš storiti? Če se kdo vpraša o vaši odločitvi o najemu, boste morali dokazati, da niste nezakonito diskriminirali na kakršenkoli način , obliko ali obliko. Zakoni, kot so Zakon o invalidih Američanov , naslov VII in mnogi drugi, zahtevajo, da pokažete, da ste v skladu. Vzdrževanje teh zapisov vam pomaga to storiti.
Zapisi o zdravilih: 1 leto ali 5 let za delo v prometu
Če potrebujete testiranje drog za predčasno zaposlitev , je del zapisa o zaposlitvi in obdržite kopijo rezultatov za eno leto.
Če opravite dodatno testiranje na droge, bodisi zaradi nezgode pri delu ali kot naključnega pregleda, morate te dokumente hraniti še eno leto. Če pa veljajo predpisi o prometnih predpisih, je najkrajši časovni okvir za evidenco testov drog pet let.
Payroll / Timecards, itd: 3 leti Najmanj, 5 let po prenehanju Priporočamo
Zakon zahteva, da te evidence hranite že tri leta, vendar nedavne tožbe pomenijo, da bi bilo pametneje, če jih boste zadrževali dlje.
Želite voditi evidenco o tem, koliko je bil vsak zaposleni plačan, in koliko ur so delali za celotno obdobje svojega podjetja. Naj bo vaša evidenca najmanj pet let po tem, ko zaposleni zapusti, ne glede na razlog.
Za oproščene zaposlene seveda vam ni treba voditi evidenc o času, saj je njihova plača enaka ne glede na število opravljenih ur. Če pa kdaj napačno razvrstite zaposlenega kot oproščenega, ko bi bila neupravičena, vam lahko ti zapiski, ki ste jih obdelali, vodijo do plačila nadur .
Poskrbite, da boste vključili, kako je družba izračunala plačo. Na primer, morate preveriti, ali gre za neposredno plačo, plačo plus provizijo, nadurno delo, akademsko delo ali ravno urno plačilo.
To morate storiti ne le pri plačilih in davčnih vprašanjih, temveč tudi številne druge odločitve, ki se nanašajo na število opravljenih ur. Na primer, upravičenost do FMLA je odvisna od števila opravljenih ur v enem letu. Če imate zaposlenega s skrajšanim delovnim časom, boste morda želeli razmisliti o potrebnem snemanju časa, da bi določili upravičenost FMLA. Prav tako morate biti sposobni dokazati, da ste plačali svoje delavce za vse ure, v katerem so delali.
Obrazec I-9: 3 leta po najemu, 1 leto po prenehanju, karkoli je kasneje.
Obdržite zaposleni I-9 obrazec, shranjen ločeno od vaših kadrovskih evidenc, tri leta po najemanju zaposlitve in eno leto po prenehanju zaposlitve, kar nastopi pozneje.
Informacije o zdravju / pokojninah: 6 let
Zapiske o svojih načrtih morate hraniti za vse vaše ugodnosti najmanj šest let. Sodišče je razsodilo, da če zaposleni toži, če rečete, da zasluži višjo pokojnino, je na primer odgovornost delodajalca, da dokaže, da ne dolguje več, in ne odgovornost delavca, da dokaže, da delajo. Obdržite vse opis opisov načrta.
Če imate nekdanje zaposlene, ki izpolnjujejo pogoje za COBRA in s tem razširjajo svoje zdravstvene koristi, jih morate hraniti še šest let, da jih varujete. Zakon ne določa zadržanja, ampak ker bi to lahko veljalo v skladu z Zakonom o zaščiti dohodka za upokojitev zaposlenih (ERISA), ta zakon zahteva šestletno hrambo. Če želite biti na varni strani, jih ne vrzite ven.
Zapisi FMLA: 3 leta
Ko zaposleni zahteva FMLA , jo morate obdržati, tudi če zavrnete dopust. Prepričajte se, da boste spremljali odhod vsakega zaposlenega - ko se je začel in koliko časa je porabljen. Če je zaposleni prekinil FMLA, poskrbite, da boste spremljali vsak dopust in dokumentirali število uporabljenih ur . Datumi in število ur je treba dokumentirati. Ne pozabite, da se lahko prekinitveni dopust uporablja nekaj ur na dan ali nekaj dni v tednu. Dokumentirajte vse in vodite te zapise.
Ne pozabite, da to ni izčrpen seznam in velja samo za zvezne statute. Morda veljajo dodatni zakoni o hrambi zapisov, če ste, na primer, zvezni izvajalec ali vaša država ima drugačne standarde. Če ste v dvomih, ga ne izpuščajte.
Dostopate lahko do dodatnih virov o vodenju evidence in obveznem poročanju v Društvu za upravljanje s človeškimi viri (SHRM).
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.