Veliko pisanj za podjetja je neuničljivo, slabo napisano, neorganizirano, napeto z žargonom in nepopolno.
Pogosto je predolga ali prekratka. Vsi ti atributi prispevajo k neučinkovitemu poslovnemu pisanju.
Ne glede na to, ali pišete predlog za prodajo, e-pošto vašemu šefu ali priročnik za programski paket, morate narediti nekaj korakov, ki jih morate upoštevati. Sledite tem korakom:
- Organizirajte svoj material
- Razmislite o občinstvu
- Zapišite si svoje misli
- Predalčite svoj material
- Uredite svoj material
Organizacija je ključna
Če ne organizirate materiala, ne bo dobro pretočen in ne bo smiselno. Pisanje je preprosto ali zapleteno. Pri pisanju e-pošte, ki napoveduje sestanek zaposlenih, je to preprosto kot zbiranje misli. Po drugi strani pa boste verjetno morali razviti kompleksen pregled pred dokončnim gradivom, če boste zapisali rezultate preizkušenega farmacevtskega preskušanja. Ne glede na nalogo, brez ustrezne ravni organizacije (tudi pri organiziranju svojih misli), ne smete vključiti vsega, kar potrebujete, ali ne izpostavljajte najpomembnejšim temam.
Opustitve ali nepravilni poudarek bo vaše poslovno pisanje manj jasno.
Pozna svojo publiko
Preden začnete pisati, razmislite o vaši ciljni publiki. Na primer, predstavitev o novem 401 (k) programu vašega podjetja ima lahko enako oris, če jo prejmete svojemu finančnemu direktorju in zaposlenim, vendar se raven podrobnosti, ki jo vključite, razlikuje.
Prav tako morate upoštevati ton. Hitra e-pošta vaši ekipi, ki jih opomni na letno podjetje picknick, ne bo imela enakega tona, kot je vaša napoved v zvezi z letnim poročilom vaše družbe.
Prav tako ne pozabite, da boste učinkoviteje komunicirali s svojim občinstvom, če se osredotočite na to, kar želite, da jih slišijo in ne na to, kar boste povedali .
Beseda o dobrem pisanju
Dobri pisatelji imajo različne sloge pisanja. Nekateri raje vse napišejo in se nato vrnejo in urejajo. Nekateri raje uredijo, ko gredo skupaj. Včasih se njihov najprimernejši slog razlikuje glede na to, kaj pišejo.
Ko pišete (ali ko uredite), se zavedajte dolžine. Uporabiti morate dovolj besed, da bi bil vaš jasen izraz, vendar ne uporabljajte nepotrebnih besed samo, da bi bilo cvetoče. Poslovno pisanje mora biti jasno in jedrnato, ne pereče in cvetno. Ne pozabite, da nihče v podjetju ne more prebrati več kot je potrebno.
Po drugi strani pa ne delajte preveč kratek. Morate napisati dovolj, da je vaš pomen jasen in da ne bo napačen. Predstavljajte si, če je bil kos opreme v skladišču označen kot "uporaben, a dober". Nejasno bi bilo, če bi to pomenilo, da je bil kos opreme veliko porabljen ali da kos opreme ni bil več nov, vendar še vedno funkcionalen.
Nekaj dodatnih besed bi pomenilo jasen pomen. Prav tako se izogibajte uporabi žargona ali okrajšav, ker lahko pomenijo različne stvari različnim bralcem. Ne glede na vaš stil pisanja morajo vsi pisci popraviti in urediti vse pisno gradivo, tudi e-pošto.
Predgovor in urejanje
Ne glede na vaš stil pisanja morajo vsi pisci popraviti in urediti vse pisno gradivo, tudi e-pošto. Ko končate s pisanjem, popravite svoje delo. Morda ga boste morali urediti. Lektoriranje ponovno preberi, kaj ste napisali, da se prepričate, ali so vse besede v vaši glavi pravilno na papir. Ker naši možgani delujejo hitreje od naših prstov, lahko izpustite besede, zapustite konec ali uporabite napačni homonim (npr. "Tam" namesto "njih"). Lektoriranje ustvari te napake. Očitno je, da je lektoriranje ene linije e-pošte enostavno in samo ga preglejte, ko vnašate lahko dovolj.
Če pa pišete navodila za uporabo, bo lektoriranje bolj zapleteno in traja dlje.
Ko popravite svoj material, je čas za urejanje. Včasih je lektoriranje in urejanje mogoče hkrati izvajati, vendar je bolj učinkovito, če se naredijo zaporedno.
Razlog, ki ga urejate, je popraviti ali spremeniti tisto, kar ste napisali, da bi izboljšali zvok materiala (in ga prebrali). Pri pisanju za podjetja to pomeni določitev napak in čim bolj jasno in jedrnato besedilo.
Ne pišete romana
Ko pišete za podjetja, ne pišete naslednjega "velikega ameriškega romana". Vaše pisanje bi moralo biti kot opisno, kot je potrebno, vendar vam ni treba slikati živih besednih slik z veliko veliko besedami in številkami govora. Če mislite na "steklene hiše", ne napišite "steklastih domicilov", pišite "steklene hiše".