Management spretnosti za začetnike
Osnovne veščine vodenja
Obstajajo štiri osnovne veščine vodenja, ki jih mora vsakdo obvladati, da ima kakršen koli uspeh pri upravljanju .
Te štiri osnovne spretnosti so načrtovanje, organiziranje, usmerjanje in nadzor ter podrobno obravnavani v nadaljevanju.
Načrt
Načrtovanje je prvi in najpomembnejši korak v kateri koli upravljavski nalogi. Prav tako je najpogosteje spregledan ali namerno preskočen korak. Medtem ko se bo obseg načrtovanja in zahtevanih podrobnosti razlikovala od naloge do naloge, preskočite to nalogo je povabiti gotovo nesrečo, razen s slepo sreče. To je tisto, kar nam daje izjavo o načrtovanju 6 P (ali 7 P, odvisno od tega, kako štejemo).
Čeprav večina ljudi povezuje izraz načrtovanje s splošnim poslovnim načrtovanjem, obstajajo tudi različne ravni načrtovanja:
- Strateško načrtovanje
- Taktično načrtovanje
- Operativno načrtovanje
In obstajajo različne vrste načrtovanja:
- Načrtovanje nesreč
- Načrtovanje nasledstva
- Krizno načrtovanje
- Načrtovanje nadomestil
Organizirajte
Vodja mora biti sposoben organizirati ekipe, naloge in projekte, da bi delo ekipe opravili na najučinkovitejši in uspešnejši način.
Kot začetni manager lahko organizirate majhno delovno skupino ali projektno skupino. Te iste spretnosti bo potrebno kasneje v vaši karieri, ko boste morali organizirati oddelek ali novo delitev podjetja.
Jasno je, da se med načrtovanjem dela in organiziranjem veliko prekrivanja. Če se načrtovanje osredotoča na to, kaj je treba storiti, je organizacija bolj operativna in je bolj osredotočena na to, kako najbolje opraviti delo.
Ko organizirate delo, morate:
- določiti potrebne vloge,
- dodelite nalogam vlogam,
- določiti najboljše vire (ljudi ali opremo) za vlogo,
- pridobiti sredstva in jim dodeliti vloge , in
- dodeliti sredstva vlogam in prenesti pooblastila in odgovornost do njih.
Ne glede na to, ali vam je bila dodeljena majhna ekipa ali projekt, ki ga želite upravljati, morajo biti začetniki tudi sposobni organizirati pisarne in podatkovne sisteme.
Morda ne boste mogli fizično premikati ljudi, da bi združili svojo skupino, vendar bi morali razmisliti. Po drugi strani boste morda morali premakniti več ljudi v majhen prostor in organizirati boste morali stvari, da bo ekipa učinkovito delovala v tem prostoru. Kasneje v svoji karieri boste morda morali organizirati pisarno, kjer boste lahko sodelovali s skupinami iz različnih oddelkov in njihovih posebnih potreb.
Prav tako boste morali organizirati vse sisteme, ki bodo obravnavali podatke, ki jih mora vaša skupina zbirati ali distribuirati. Te dni so verjetno računalniški sistemi. Odločiti se morate, ali morate na primer nastaviti skupne spletne strani v intranetu podjetja ali samo v skupni mapi v datotečnem strežniku. Kako boste organizirali sisteme, da bo imel vsakdo, ki potrebuje informacije, dostop do njega (in da ni na voljo tistim, ki ga ne bi smeli gledati, kot so vaši konkurenti)?
Če vaša ekipa potrebuje ali ustvari nekaj drugega kot informacije, morate organizirati tako, da vaša ekipa dobi tisto, kar potrebuje, ko jo potrebuje, in lahko dobi druge, kaj vaša ekipa proizvaja ob pravem času.
Ne pozabite organizirati sebe. V to višjo raven bomo stopili na 3. stopnjo Pyramid Management Skills , a tudi kot začetni manager morate biti sposobni organizirati sebe , svoj čas in prostor, da boste lahko najučinkovitejši.
Nazadnje, upoštevajte, da je redko dovolj, da enkrat organizirate stvari. S stalnimi spremembami v virih, ciljih in zunanjih dejavnikih boste ponavadi morali reorganizirati, da bi jih prilagodili.
Neposredna
Usmerjanje je korak ukrepanja. Načrtovali in organizirali ste delo. Zdaj morate svojo ekipo usmeriti, da opravite delo. Začnite tako, da se prepričate, da je vsakemu posamezniku cilj jasno.
Ali vsi vedo, kaj je cilj? Ali vsi vedo, kakšna je njihova vloga pri doseganju cilja? Ali imajo vse, kar potrebujejo (viri, oblast, čas, itd.), Da opravijo svoj del?
Povlecite, Ne pritiskajte
Boste učinkoviteje usmerjali ekipo proti svojemu cilju, če bi ga povlekli (vodili) in ne push (sedeli in naročili ). Želite motivirati ljudi v svoji ekipi in jim pomagati ter jih navdusiti do ciljev ekipe.
Nadzor
Nekateri pisci skušajo "ublažiti" to spretnost tako, da jo imenujemo "koordinate" ali podobne izraze. Raje imam močnejši izraz, nadzor, ker je bistveno, da lahko vodja nadzoruje dejavnosti ekipe.
V zgornjih korakih ste načrtovali delo, organizirali vire, da bi se to najbolj učinkovito izvedlo, in usmerili ekipo k začetku dela. V nadzornem koraku spremljate opravljeno delo. Primerjate dejansko napredovanje z načrtom. Preverite, ali organizacija deluje, ko ste jo zasnovali.
Če se vse dobro nadaljuje, vam ni treba storiti nič drugega kot spremljati. Vendar se to redko zgodi. Nekdo se razboli, vrsta podatkovne zbirke traja dlje, kot je predvideno, ključni konkurent spusti svoje cene, ogenj uniči stavbo soseda in se morate evakuirati več dni, ali pa kakšen drug dejavnik vpliva na vaš načrt. Nadzorni korak zdaj narekuje, da morate ukrepati, da čim bolj zmanjšate vpliv in čim prej vrnete stvari na želeni cilj.
Pogosto to pomeni, da se vrnete v fazo načrtovanja in prilagodite načrte. Včasih lahko zahteva spremembo v organizaciji. in boste morali vsakogar ponovno usmeriti k novim ciljem in jih navdihniti. Nato seveda nadzorujete nov načrt in ga po potrebi prilagodite. Ta cikel se nadaljuje, dokler ne opravite naloge.
Orodja za nadzor vodstva
V nadzornem koraku določite standarde za učinkovitost in kakovost ter nato spremljate, da se prepričate, ali so izpolnjeni. Obstaja toliko orodij, ki so vam na voljo, saj obstajajo stvari, ki jih morate spremljati.
- Orodja razporejanja - številna programska orodja vam omogočajo, da vnesete svoj urnik in nato redno posodabljate napredek. Program bo poudaril spremembe v urniku, tako da boste lahko določili korektivne ukrepe.
- Finančni nadzor - kot upravitelj, običajno imate proračun. Poročila finančnega oddelka vam bodo sporočila, kako se poraba (za ljudi in druge vire) ujema z načrtom.
- Ljudje nadzorujejo - poskrbeti morate, da vsi ljudje v vaši ekipi delujejo po načrtih. Če niso, morate poiskati in odpraviti vzrok. Ali ne razumejo cilja? Ali nimajo kakšnih virov ali spretnosti, ki jih potrebujejo? Ali je naloga prevelika za njih in jo je treba spremeniti ali dodeliti drugemu viru? Vaša naloga kot upravitelj pomeni, da svojim članom ekipe pošljete povratne informacije o tem, kako njihova uspešnost ustreza načrtu. Če tega ne storite, morate sprejeti korektivne ukrepe.