- Pozitivne povratne informacije se osredotočajo na prepoznavanje in krepitev vedenja, ki spodbujajo visoko zmogljivost.
- Konstruktivne povratne informacije, ki jih pogosto označujemo kot negativne povratne informacije, so osredotočene na prepoznavanje in spodbujanje sprememb v vedenju, ki zmanjšujejo uspešnost.
Učinkovite povratne informacije so specifične za vedenje (bodisi negativne bodisi pozitivne) in dostavljene čim bližje pojavu.
Medtem ko motivirani strokovnjaki cenijo tako pozitivne kot konstruktivne povratne informacije, so menedžerji pogosto neudobni pri zagotavljanju tega, zlasti kar se šteje za negativne. V raziskavah in raziskovalnih študijah so menedžerji, ki se borijo za konstruktivno povratno informacijo, zaskrbljeni, da jih ne bodo všeč ali se bojijo ustvarjanja incidenta s kritiko.
Z upoštevanjem in prakticiranjem predlogov, opisanih v tem članku, lahko upravitelj vzame strah pred pošiljanjem negativnih povratnih informacij in pretvarjanje pogovora v konstruktiven dogodek.
10 nasvetov za pomoč pri pošiljanju negativnih povratnih informacij:
Spravi svoja čustva pod kontrolo. Niti želite kritizirati nekoga drugega dejanja, ko ste jezni ali razburjeni. Če je temperatura vroča, vzemite čas, da se ohladijo. Medtem ko se učinkovite konstruktivne povratne informacije dajejo čim bližje opazovanemu incidentu, če se situacija ogreje, je dobro, da se sestanek sestavi naslednji dan.
Nikoli ne dostavite negativnih povratnih informacij pred člani ekipe . Poiščite zasebno mesto. Organizirajte sestanek v svoji pisarni ali načrtujte konferenčni prostor za razpravo o povratnih informacijah.
- Osredotočite se na opazovano vedenje, ne na osebo. Ne pozabite, da je namen konstruktivnih povratnih informacij odpraviti vedenje, ki zmanjšuje zmogljivost. Če posameznik meni, da je osebno napaden, se bodo hitro obrnili v obrambo in priložnost za smiselno razpravo bo izgubljena.
- Bodite specifični . Učinkovite povratne informacije so specifične. Predlagal je: "John, zagotovo ste se strinjali," je morda res, vendar Johnu ne pove, kaj je storil narobe. Enako velja za pripovedovanje Mary, da prepozna, da dela prepogosto. Namesto tega opišite zelo specifično vedenje in opredelite poslovne posledice vedenja. Na primer: "Mary, ko zamujate za svoj premik, zahteva, da nekoga premaknemo iz prejšnjega premika. To zahteva, da plačamo nadure, to neprijetnosti vašega kolega in lahko zmanjša kakovost, če ne razumejo vaših posebnih delo. Ali razumeš? "
- Bodite pravočasni . Če ste kdaj prejeli dolge sezname negativnih komentarjev o povratnih informacijah o letnem pregledu uspešnosti, razumete, kako brezvredno je ta vhod že dolgo po dejstvu. Povratne informacije vseh vrst je treba dati čim prej po dogodku.
- Ostani miren . Ne glede na to, kako si vznemirjen, nikoli ne plača, da izgubiš nadzor nad svojimi čustvi. Kot je navedeno zgoraj, če potrebujete čas, da zbereš svoja čustva, zamudite razpravo nekaj ur ali največ dneva. Spomnite se, da je namen povratnih informacij spodbuditi izboljšave in pristop k razpravi s tem pozitivnim odnosom.
- Ponovno potrdite svojo vero v osebo . To krepi tretji korak, toda tukaj jim rečeš, da imaš še vedno vere kot osebe in njihove sposobnosti; to je samo njihova izvedba, ki jo želite spremeniti. Recite nekaj podobnega »vi ste dober servis za stranke, zato sem prepričan, da potrebujete potrebo po večji potrpežljivosti s strankami«.
- Nehajte govoriti in povabiti drugo stranko, da se vključi . Ko ste osebi povedali, katere specifične nedavne dejavnosti so bile neprimerne, in zakaj nehajte govoriti. Dajte drugi osebi možnost, da se odzove na vaše izjave in da pojasni vprašanja.
- Opredeliti in se dogovoriti o vzajemno sprejemljivem akcijskem načrtu. Dogovorite se, kakšna prihodnost je primerna za zaposlenca. Če ima posameznik nekaj stvari, ki jih mora začeti ali mora prenehati delati, se prepričajte, da so jasno opredeljeni. Če je nekaj, kar morate narediti, morda dodatno usposabljanje zaposlenega, se strinjate tudi s tem.
- Vzpostavite čas za spremljanje. Določitev jasnega datuma in časa za pregledovanje dejanj in izboljšav je pomemben del postopka povratne informacije. Določa odgovornost in izboljšuje verjetnost izboljšanja učinkovitosti.
In ne pozabite, ko ste izvedli konstruktivne povratne informacije in se dogovorili o načrtu za reševanje in spremljanje, nadaljujte z delom. Ne prikrajšajte se proti zaposlenemu, ker so naredili napako. Ne premaknite se nad njimi iz strahu, da bi lahko naredili še eno napako. Spremljajte njihovo uspešnost, kot ste storili vsi zaposleni, vendar ne obsedite.